Kadry i Płace 
16 czerwca 2023
Zaległy urlop wypoczynkowy
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego w danym roku pracy, co jest uregulowane przez Kodeks Pracy. Większość przedsiębiorstw już z początkiem roku kalendarzowego przygotowuje plan urlopów. Na jego podstawie pracodawca udziela zatrudnionym osobom dni wolne. Niekiedy jednak zdarza się, że urlop nie zostanie wykorzystany przez pracownika. Czy niewykorzystany urlop wypoczynkowy przepadnie? Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy? Czy pracodawca musi udzielić urlopu we wskazanym przez pracownika terminie? Na wszystkie pytania znajdziesz odpowiedź w naszym artykule.
SPIS TREŚCI
- Urlopy wypoczynkowe – ile dni w roku?
- Konsekwencje za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego
- Do kiedy wykorzystać zaległy urlop?
- Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop wypoczynkowy?
- Przedawnienie zaległego urlopu wypoczynkowego
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
- Czy zaległy urlop wypoczynkowy przechodzi do nowego pracodawcy?
- Zaległy urlop a kodeks pracy – podsumowanie
Urlopy wypoczynkowe – ile dni w roku?
Na podstawie przepisów kodeksu pracy pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę, ma prawo do urlopu. W żadnym wypadku nie może z niego zrezygnować lub przekazać go innej osobie. Liczba dni wolnych znacząco się różni. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy. W przypadku zatrudnienia na pełny etat, pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze:
- 20 dni roboczych – dla osób ze stażem pracy poniżej 10 lat,
- 26 dni roboczych – dla osób ze stażem pracy powyżej 10 lat.
Pracownik nabywa prawo do pełnego wymiaru urlopowego (proporcjonalnego do wymiaru etatu) z początkiem roku. Obowiązkiem pracodawcy jest udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, zgodnie z ustalonym wcześniej planem urlopów.
Konsekwencje za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego
W związku z nieudzieleniem zatrudnionemu urlopu w określonym terminie, pracodawca poniesie z tego tytułu konsekwencje. Na podstawie art. 228 § 1 pkt 2 kodeksu pracy: „Kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”. Niewykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego pracowników do września następnego roku kalendarzowego, nie przepada. Zatrudniony ma prawo go wykorzystać do momentu okresu przedawnienia.
Do kiedy wykorzystać zaległy urlop?
Jak wspominaliśmy w poprzednim rozdziale, osoba pracująca w oparciu o umowę o pracę może wykorzystać 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Jednak co w przypadku urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego? Zaległy urlop wylicza się w oparciu o dni wolne, których pracownik nie wykorzystał w danym roku. Pracodawca jest zobowiązany i ma obowiązek udzielenie urlopu do 30 września roku następnego.
Warto pamiętać, że urlopu na żądanie (który wlicza się do urlopu) nie traktuje się jako urlopu zaległego. Jeśli w danym roku pracownik wykorzystał 3 dni urlopu na żądanie, nie znaczy to, że w następnym dni urlopu na żądanie się sumuje. Wymiar urlopu odnawia się co roku 1 stycznia, a pula urlopu na żądanie wraca wówczas do 4 dni.
Jeżeli pracownik nie otrzyma możliwości skorzystania z zaległego urlopu do końca września kolejnego roku następnego z powodu decyzji pracodawcy, Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo nałożyć na pracodawcę karę. Naruszenie praw pracowniczych stanowi wykroczenie, co skutkować może nałożeniem kary finansowej. W celu uniknięcia takiej sytuacji, pracownik może zostać zmuszony wziąć przymusowy urlop.
Świat przepisów podatkowych to ciągłe zmiany, za którymi czasami ciężko nadążyć. Bądź z Nami na bieżąco! Zapisz się do naszego newslettera, a będziesz otrzymywał wszystkie najważniejsze informacje z zakresu księgowości i prawa pracy!
Zapisz się do newslettera!
Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop wypoczynkowy?
Urlopy są udzielane na wniosek pracownika. Przywilejem osoby zatrudnionej jest wybór co do momentu i zakresu, kiedy chce wykorzystać dni wolne, jakie mu przysługują. Pracodawca może to zaakceptować lub wniosek o urlop odrzucić. Są jednak takie sytuacje, kiedy wbrew woli pracownikowi udziela się mu urlopu.
Jedną z sytuacji, która może się zdarzyć, jest taka, że pracownik nie zużył wszystkich dostępnych dni wolnych w wyznaczonym czasie i chciałby skorzystać z nich w kolejnym roku kalendarzowym. W takim przypadku pracodawca może zdecydować o wysłaniu pracownika na przymusowy urlop w celu skompensowania zaległości. Podobnie dzieje się, gdy pracownik złoży wypowiedzenie umowy o pracę. W okresie wypowiedzenia pracodawca ma prawo wysłać osobę zatrudnioną na urlop, nawet jeśli pracownik nie wyraził takiej chęci.
Pracujesz na umowie o pracę? Zobacz jakie rodzaje urlopu Ci się należą: Urlop wypoczynkowy
Zdarzają się sytuacje, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. Przepisy kodeksu pracy określają 2 takie sytuacje.
Przymusowy urlop może mieć miejsce, gdy:
- pracownik ma niewykorzystany płatny urlop, a przechodzi na okres wypowiedzenia – wówczas musi wykorzystać go do momentu ustania stosunku pracy (do końca wypowiedzenia),
- pracownik ma zaległy urlop z zeszłego roku – wtedy ma obowiązek wykorzystać go do 30 września.
Przedawnienie zaległego urlopu wypoczynkowego
Prawo do roszczeń związanych ze stosunkiem pracy, w tym również roszczenie dotyczące zaległego urlopu, traci ważność po upływie 3 lat od momentu, w którym staje się wymagalne (zgodnie z artykułem 291 § 1). Okres 3 lat, jak wynika z orzecznictwa, rozpoczyna się w dniu, w którym roszczenie staje się wymagalne. W przypadku urlopu wypoczynkowego, ostatnim dniem końca roku kalendarzowego, na który przypada prawo do urlopu lub ostatnim dniem września (maksymalny termin, w którym pracownik może wykorzystać zaległy urlop), będzie dzień, od którego zaczyna biec okres 3-letni. Przedawnienie urlopu następuje, zatem, po 3 latach od wymienionych terminów.
Roszczenie pracownika o udzielenie zaległego urlopu przedawnia się dopiero z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne.
Przedawnienie a urlop wychowawczy
Nieco inaczej sprawa zaległego urlopu wypoczynkowego wygląda w przypadku urlopu wychowawczego. Jak wynika z art. 293 kodeksu pracy „bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego”.
W przypadku urlopu wypoczynkowego bieg przedawnienia zostaje zawieszony na okres korzystania z urlopu wychowawczego. Zatrudniona nie utraci prawa do urlopu wypoczynkowego, z którego nie skorzystała przed urlopem wychowawczym i 3-letni okres w tym przypadku jej nie obowiązuje. Bieg przedawnienia rozpoczyna się jednak dopiero po zakończonym urlopie wychowawczym.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Wypłata za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie zawsze jest możliwa. Ekwiwalent jest wypłacany tylko i wyłączny po rozwiązaniu stosunku pracy lub po wygaśnięciu umowy. Zgodnie z artykułem 171 § 1 kodeksu pracy ” w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.
Aby ekwiwalent mógł zostać wypłacony należy spełnić poniższe warunki:
- pracownik musi posiadać niewykorzystany urlop
- umowa musi być rozwiązana.
Należy pamiętać, że jeśli pracownik pozostaje w stosunku pracy ze swoim pracodawcą, nie można mu wypłacić żadnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Wypłata środków pieniężnych jest możliwa tylko i wyłącznie przez wygaśnięcie umowy o pracy. Nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu w zamian za to, że pracownik nie pójdzie na urlop. Takie praktyki są niezgodne z prawem pracy i znacznie godzą w prawa pracownicze.
Przeczytaj i dowiedz się: Jak wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Czy zaległy urlop wypoczynkowy przechodzi do nowego pracodawcy?
Niestety nie. W momencie rozwiązania umowy o pracę, pracodawca jest zobowiązany rozliczyć się z pracownikiem również w kwestii urlopu wypoczynkowego. Jeśli nie został on przez niego w pełni wykorzystany (nawet ten zaległy urlop) pracodawcy w momencie rozwiązania stosunku pracy wypłaca zatrudnionemu ekwiwalent pieniężny.
Zaległy urlop a kodeks pracy – podsumowanie
Przepisy dotyczącego udzielenia urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w danym roku opisuje art. 168 k.p. zgodnie z którym „urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku”. Na podstawie powyższego przepisu, pracodawca ma prawo w pewnym stopniu zmusić zatrudnionego do wykorzystania urlopu zaległego.
Urlopy powinny być przyznawane zgodnie z planem urlopów, który jest ustalany na podstawie wniosków pracowników i potrzeb firmy. W przypadku braku takiego planu w organizacji, pracodawca może samodzielnie go ustalić we współpracy z pracownikiem. Często taka sytuacja ma miejsce, gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na nieprowadzenie planu urlopów lub gdy w firmie nie istnieje taka jednostka. Sposób informowania pracowników o utworzeniu planu urlopów zależy od wewnętrznych procedur organizacyjnych.
W niektórych sytuacjach opisanych w art. 171 Kodeksu pracy, pracownik może otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Jest to forma rekompensaty za niepełne wykorzystanie praw do urlopu. Wysokość ekwiwalentu zależy od różnych czynników, przy czym stała część jest obliczana na podstawie zasadniczego miesięcznego wynagrodzenia, a zmienna część uwzględnia różne premie i dodatki.
