Podatki 
1 kwietnia 2025
Wezwanie do zapłaty
Wezwanie do zapłaty to formalne pismo kierowane do dłużnika, które przypomina o konieczności uregulowania zaległości finansowych. Chociaż dokument ten nie zapewnia natychmiastowej spłaty długu, może zmotywować dłużnika do uregulowania zobowiązań bez konieczności wchodzenia na drogę sądową. Sprawdź, jak napisać skuteczne wezwanie oraz pobierz gotowy wzór wezwania do zapłaty.
SPIS TREŚCI
- Czym jest wezwanie do zapłaty?
- Jak napisać wezwanie do zapłaty?
- Wezwanie do zapłaty wzór
- Kiedy wysyła się wezwanie do zapłaty?
- Wezwanie do zapłaty – ile jest dni na spłatę długu?
- Kto może wystawić wezwanie do zapłaty?
- Kiedy upomnienie, a kiedy wezwanie do zapłaty?
Czym jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty – sporządzenie wyzwania
Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo wysyłane przez wierzyciela do dłużnika, przypominające o konieczności uregulowania zaległości finansowych. Jest to jedna z metod tzw. miękkiej windykacji, czyli działań podejmowanych przed skierowaniem sprawy na drogę sądową. Dokument wyznacza termin spłaty i informuje o konsekwencjach prawnych w przypadku dalszego unikania zapłaty.
Skontaktuj się z ekspertem!
Zadbaj o sprawne zarządzanie kadrami oraz płacami w swojej firmie – powierz to ekspertom, którzy odciążą Cię od formalności, zapewniając pełne wsparcie i zgodność z przepisami. Skontaktuj się z nami już dziś i postaw na profesjonalizm, który usprawni Twoje działania biznesowe!
Zapraszamy do kontaktu!
Wezwanie może przybierać różne formy, takie jak przedsądowe wezwanie, ostateczne wezwanie czy też pismo wystosowane już w ramach postępowania sądowego. Taka procedura jest często stosowana w biznesie, np. gdy kontrahent nie opłacił faktury, ale również w sytuacjach prywatnych, jak brak uregulowania czynszu za wynajem mieszkania czy zaległości w wypłacie wynagrodzenia.
Warto pamiętać, że dłużnik nie zawsze celowo uchyla się od zapłaty – czasem może po prostu zapomnieć o zobowiązaniu. W takich przypadkach wezwanie pełni rolę przypomnienia. Jeśli jednak brak spłaty wynika ze świadomego unikania odpowiedzialności, dokument ten jasno wskazuje dalsze konsekwencje prawne.
Rodzaje wezwania do zapłaty
- przypomnienie – ma zazwyczaj charakter informacyjny, zwykle wysłane jest zaraz po przekroczeniu terminu płatności,
- pierwsze wezwanie do zapłaty – wskazuje termin uregulowania zadłużenia, może zawierać konkretne konsekwencje wobec dłużnika, jeśli tego nie zrobi.
- przedsądowe wezwanie do zapłaty – kończy etap polubownego ustalania spłaty długu z wierzycielem. Brak reakcji na ten rodzaj pisma postrzega się jako brak dobrej woli, a sprawa kierowana jest do sądu.
- przedegzekucyjne wezwanie dłużnika do zapłaty – jest przesyłane po uzyskaniu nakazu zapłaty i daje szansę dłużnikowi na uniknięcie postępowania egzekucyjnego oraz związanych z nim kosztów.
Jak napisać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie powinno być sporządzone na piśmie i wysłane do dłużnika, wzywając go do uregulowania zaległych płatności w określonym terminie oraz w sposób wskazany w wezwaniu, pod groźbą konsekwencji prawnych. Zgodnie z art. 187 Kodeksu postępowania cywilnego, skierowanie wezwania musi zawierać informację, czy strony próbowały rozwiązać sprawę polubownie, np. przez mediację, lub wskazanie powodów, dla których taka próba nie miała miejsca. Co zawiera wezwanie dłużnika?
W treści wezwania do zapłaty należy uwzględnić:
- datę i miejsce wystawienia pisma,
- dane wierzyciela,
- dane dłużnika,
- kwotę zaległości wraz z odsetkami, a także numer faktury lub innego dokumentu potwierdzającego dług,
- termin zapłaty, czyli termin do którego dłużnik powinien uiścić należność (czas ten ustalasz samodzielnie),
- formę płatności, np. przelew bankowy na wskazany rachunek, płatność gotówką,
- konsekwencje niewywiązania się z zapłaty, np. wpis do rejestru dłużników lub rozpoczęcie postępowania sądowego,
- wskazanie podstawy prawnej długu, np. faktura, umowa pożyczki,
- podpis wierzyciela.
Język wezwania powinien być formalny i stanowczy.
Wezwanie do zapłaty wzór
Jaki jest wzór wezwania? Jak wysłać wezwanie do zapłaty? Wezwanie powinno być dostarczone dłużnikowi listem poleconym z pisemnym potwierdzeniem odbioru, co zapewnia dowód dostarczenia.
Istnieje również możliwość wysłania wezwania online, np. w formie pliku PDF załączonego do e-maila. Podobnie jak w przypadku wysyłki listownej, wezwanie online powinno być przesyłane za potwierdzeniem odbioru. Data odbioru, zarówno e-maila, jak i listu, stanowi początek okresu, w którym dłużnik ma uregulować swoje zobowiązanie, i może być kluczowym dowodem w sprawach sądowych związanych z dochodzeniem roszczeń. Dodatkowo, wezwanie może być wysyłane za pośrednictwem innych środków, takich jak wiadomości SMS czy faks. Wszelkie działania mające na celu przypomnienie o długu, które można udokumentować, stanowią silny dowód w przypadku konieczności skierowania sprawy do sądu.
Szukasz pracowników do swojej firmy? Sprawdź, jakie są najlepsze agencje pracy tymczasowej!
Kiedy wysyła się wezwanie do zapłaty?
Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty? Wezwanie wysyła się w sytuacji, gdy dłużnik nie reaguje na wcześniejsze próby kontaktu, takie jak telefony, e-maile czy inne przypomnienia o konieczności uregulowania zadłużenia. Prawo nie precyzuje, ile razy i kiedy należy wysłać wezwanie, jednak w praktyce przyjmuje się zasadę, że można je wysłać do 3 razy. Jeśli po 3 próbach dłużnik nadal nie reguluje należności, wierzyciel ma prawo podjąć bardziej stanowcze kroki.
Kolejnym krokiem jest przygotowanie przedsądowego wezwania. Jeśli ta metoda również nie przyniesie oczekiwanego rezultatu, wysyła się ostateczne wezwanie do zapłaty. Jeżeli mimo tych działań dług nie zostanie uregulowany, sprawa trafia na drogę sądową.
Wezwanie do zapłaty – ile jest dni na spłatę długu?
Jak określić termin w wezwaniu do zapłaty?
W przedsądowym wezwaniu do zapłaty ważne jest, aby wskazać termin, w którym dłużnik ma uregulować swoje zobowiązanie. To wierzyciel decyduje, jaki termin wyznaczyć. Celem wezwania jest umożliwienie polubownego rozwiązania sporu, dlatego zbyt krótki termin może być uznany za nadużycie w danej sytuacji.
Zwykle w takich wezwaniach stosuje się okres 7–14 dni na zapłatę, licząc od momentu doręczenia pisma. Dlatego najlepiej wysłać wezwanie listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, a następnie zachować je jako dowód na potrzeby ewentualnego postępowania sądowego. Jeśli sprawa trafi do sądu, należy udowodnić, że próbowało się rozwiązać sprawę polubownie, dołączając do pozwu potwierdzenie nadania listu oraz wydruk z systemu śledzenia przesyłek.
Chcesz być na bieżąco z kadrami, płacami i prawem pracy? Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najważniejsze informacje prosto na swoją skrzynkę!
Kto może wystawić wezwanie do zapłaty?
Wezwanie dłużnika do zapłaty może zostać wysłane nie tylko przez każdą osobą fizyczną, ale również przez firmę, która ma problem z odzyskaniem spłaty długu.
Krótko mówiąc wezwanie może wysłać:
- każda osoba fizyczna,
- każda firma,
- bank,
- firma windykacyjna,
- spółdzielnia mieszkaniowa,
- gazownia,
- dostawca energii elektrycznej,
- operator telekomunikacyjny.
Ważne! Podatnik może liczyć na tzw. ulgę za złe długi. Pozwala to wierzycielowi odprowadzającemu VAT na odzyskanie kwoty z podatku od pechowej transakcji. Skorzystanie z tego przywileju jest możliwe po upłynięciu 90 dni od ostatecznego terminu zapłaty.
Kiedy upomnienie, a kiedy wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty – co warto wiedzieć?
W praktyce terminologia związana z przypomnieniami o należnościach bywa nieco myląca, ponieważ pismo upominawcze wzywające do zapłaty oraz wezwanie często oznaczają to samo. Takie pisma są wysyłane bezpośrednio przez wierzyciela lub przekazywane przez firmę windykacyjną, która przejęła sprawę długu. Głównym celem tych dokumentów jest przypomnienie dłużnikowi o obowiązku uregulowania należności, wskazanie terminu spłaty oraz poinformowanie o możliwych konsekwencjach w przypadku braku zapłaty, w tym o ewentualnym skierowaniu sprawy na drogę sądową.
