Księgowość 
16 czerwca 2023
UPO – czym jest urzędowe poświadczenie odbioru i jak je pobrać?
Zgodnie z przepisami prawa, każda osoba pracująca ma obowiązek corocznego złożenia deklaracji podatkowej. Jak wiadomo – w tym celu można skorzystać z pomocy biura rachunkowego, zrobić to samemu w formie elektronicznej lub bezpośrednio w urzędzie skarbowym. Jeśli ktoś z Nas zdecyduje się złożyć roczne zeznanie podatkowe online, musi pamiętać o pobraniu specjalnego urzędowego poświadczenia odbioru deklaracji. Czym jest urzędowe poświadczenie odbioru? Jak długo czeka się na potwierdzenie? Co zrobić by otrzymać poświadczenie odbioru? Gdzie sprawdzić status?
UPO – co to jest?
Urzędowe Poświadczenie Odbioru jest dokumentem, którego celem jest potwierdzenie złożenia deklaracji rocznej w drodze elektronicznej. Gdy dokumenty zostaną wysłane w formie elektronicznej, otrzymamy wiadomość zwrotną z unikalnym numerem referencyjnym, który potwierdza przesłanie deklaracji do odpowiedniego organu. Ta informacja jest przydatna w przypadku kontaktu ze skarbówką. Jednocześnie służy do sprawdzenia statusu zeznania. Dzięki temu mamy pewność, że dokument został dostarczony i zweryfikowany przez urzędników. Po otrzymaniu i zweryfikowaniu dokumentów przez właściwy organ państwowy, automatycznie generowane jest Urzędowe Potwierdzenie Odbioru. Podatnik może pobrać to potwierdzenie dopiero po dokonaniu weryfikacji rocznej deklaracji podatkowej. Deklaracja jest sprawdzana pod względem tożsamości, formalności i rachunków, aby upewnić się, że jest kompletna i poprawna.
Może Cię także zainteresować: RODO – Ochrona Danych Osobowych
Podsumowując, UPO deklaracji elektronicznej to dokument, który potwierdza prawidłowe złożenie dokumentu urzędowego. Jednocześnie uznaje się go za potwierdzenie, że został on odebrany i następnie zweryfikowany przez odpowiedni podmiot administracyjny. Takimi dokumentami mogą być różne wnioski, wypłata świadczenia 500+, wszelkie deklaracje VAT, roczne zeznanie podatkowe lub też składki na ubezpieczenie. Każdy z tych przypadków musi mieć potwierdzenie złożenia.
Czytaj też: NIP
Oprócz terminu UPO podatnicy mogą także spotkać się z innymi, nieco podobnymi określeniami tj. UPP lub UPD.
UPP to urzędowe poświadczenie przedłożenia. Dokument ten występuje podczas wysyłania druków za pośrednictwem ePUAP. Wystawia się go automatycznie, zaraz gdy wpłynie na skrzynkę podmiotu publicznego.
Kolejnym ważnym skrótem jest UPD, czyli urzędowe poświadczenie doręczenia. Ten dokument natomiast nie może być wygenerowany automatycznie. W tym przypadku wymagane jest działanie odbiorcy. Użytkownik jest zobowiązany podać nie tylko datę, ale złożyć podpis elektroniczny.
Zapisz się do newslettera!
Należy pamiętać, że UPO, czyli potwierdzenie odbioru dokumentu jest automatycznie generowanym numerem, który ma potwierdzić złożenie deklaracji. Aby go otrzymać, należy spełnić 2 ściśle określone warunki. Otrzymasz go wtedy gdy:
- wyślesz deklarację PIT elektronicznie – UPO nie dotyczy tradycyjnych deklaracji podatkowych, tylko wysłanej elektronicznie
- nie popełnisz żadnych błędów formalnych – UPO zostanie przypisane do Twojej deklaracji jedynie, gdy wszystkie pola w formularzu wypełnisz prawidłowo (deklaracja została złożona prawidłowo).
Jakie informacje zawiera UPO?
Urzędowe Poświadczenie Odbioru zawiera takie informacje jak:
- nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokumentację
- godzinę i datę wprowadzenia dokumentu elektronicznego do systemu urzędowego
- datę i godzinę wygenerowania UPO.
Data uzyskania UPO ma dokładniej określić moment, w którym składany jest formularz. Ponadto stanowi potwierdzenie, że druk został przesłany do urzędu. Poświadczenie jest ważnym dokumentem. Z reguły jest dość istotny przy kontroli skarbowej lub innej sytuacji, która zmusi nas do przedstawienia dowodu prawidłowego złożenia deklaracji podatkowej. UPO powinno być przechowywane przez 5 lat.
Jak pobrać UPO?
Urzędowe poświadczenie odbioru otrzymujemy do kilku minut. Zazwyczaj, jeśli podatnik składa dokumenty na ostatnią chwilę, musi liczyć się z tym, że będzie zmuszony dłużej poczekać. W sytuacji, gdy system urzędowy przyjmuje dużą liczbę formularzy w jednym momencie, czas oczekiwania na dokument UPO może się wydłużyć do kilku, a nawet kilkunastu godzin. Potwierdzenie UPO otrzyma tylko i wyłącznie podatnik, którego deklaracja otrzyma status 200 (wysłana deklaracja). Niewiele osób wie, co oznacza taki status w praktyce. Mówiąc w skrócie – jest to pozytywna weryfikacja deklaracji przez urząd skarbowy. Po jej uzyskaniu następuje możliwość wygenerowania UPO za pośrednictwem platformy ePUAP. Pobranie UPO to potwierdzenie, że zeznanie podatkowe lub inne deklaracje podatkowe zostały złożone poprawnie.
Czy wiesz, aby skorzystać z platformy ePUAP potrzebujesz Profilu Zaufanego? Jeśli nie wiesz, jak go założyć i do czego jeszcze będzie Ci potrzebny przeczytaj artykuł – Profil Zaufany
Obowiązek złożenia deklaracji PIT
Każda osoba pracująca w Polsce, jednocześnie uzyskująca dochody jest zobowiązana złożyć roczną deklarację do Urzędu Skarbowego, co jasno wynika z art. 45 ustawy o PIT. Podatnicy składają deklaracje podatkowe w różnej formie. Zgodnie z ustawą, głównym obowiązkiem podatników jest coroczne składanie zeznań według ustalonego wzoru deklaracji podających wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym. Najczęściej zeznania podatkowe składa się do 30 kwietnia następnego roku. Przepisy te dotyczą tych osób, które są opodatkowane wg zasad ogólnych w formie podatku liniowego. Podatnicy, którzy rozliczają się na przykład w formie ryczałtu, czy karty podatkowej mają dużo mniej czasu na wysłanie deklaracji podatkowej. Mają czas do 31 stycznia kolejnego roku.
Statusy deklaracji podatkowej w systemie.
Przy pobieraniu UPO pojawiają się różne komunikaty niekoniecznie przez nas rozumiane. Zazwyczaj informują nas o aktualnym statusie przetwarzania dokumentu elektronicznego. W powyższej części artykule wspomnieliśmy o „statusie 200”. Warto wiedzieć, że nie jest to jedyny komunikat, z którym przyjdzie nam się spotkać. Dlatego też dobrze jest zapoznać się z tymi, które pojawiają się najczęściej.
- status 200 – deklaracja została prawidłowo przetworzona i przesłana do urzędu skarbowego (pobranie upo)
- status 300 – brak dokumentu
- status 401 – weryfikacja deklaracji negatywna. Plik niezgodny ze schematem xsd. Problem może być spowodowany np. niewypełnieniem pola w deklaracji.
- status 411 – Informacja o zduplikowanym dokumencie
- status 414 – Błąd w danych autoryzacyjnych w dokumencie (np. NIP , PESEL, data urodzenia, nazwisko, kwota przychodu)
- status 415 – Załącznik niezgodny z deklarowaną listą plików.
UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu przez organ administracji skarbowej to oficjalny dokument, który zawiera swój numer referencyjny. W przypadku dostarczenia deklaracji drogą elektroniczną do Urzędu Skarbowego, UPO stanowi bardzo ważny dowód. Staje się on dla podatnika gwarantem, że podczas składania zeznania podatkowego zachował on prawidłową terminowość jego dostarczenia. Otrzymanie dokumentu UPO wraz z jego numerem referencyjnym zapewnia podatnikowi „wygraną”, w razie gdyby organ podatkowy uznał, że jednak nie otrzymał jego deklaracji podatkowej we właściwym czasie i z tego tytułu chciał nałożyć sankcje na podatnika. Otrzymanie numeru UPO to nie tylko potwierdzenie daty złożenia, ale również faktu, że deklaracja dotarła do organu podatkowego, zatem, że faktycznie została złożona.
