Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Podstawowe wydatki w wysokości 250 zł przysługują każdemu pracującemu w danym miesiącu, niezależnie od tego, czy osiąga on dochód z pracy etatowej, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub pracy na rzecz spółdzielni. Wyższe koszty uzyskania przychodu, wynoszące 300 zł, są natomiast przypisane pracownikowi, który mieszka poza miejscem swojej pracy i ponosi dodatkowe wydatki związane z dojazdem do miejsca zatrudnienia. Jak podwyższone koszty miałyby mieć zastosowanie?

SPIS TREŚCI

• Czym są koszty uzyskania przychodu pracownika (KUP)?
• Co dają koszty uzyskania przychodu pracownikowi?
• Podstawowe koszty uzyskania przychodów dla pracowników
• Podwyższone koszty uzyskania przychodu a podstawowe koszty uzyskania przychodu
• Jak wprowadzić podwyższone koszty uzyskania przychodu?
  • Ile wynoszą podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika?
• Kiedy przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów?
• Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu
  • Co zrobić, jeśli pracownik wydał na dojazdy do pracy więcej, niż wynoszą roczne koszty uzyskania przychodu?
  • Czy podwyższone KUP stosuje się w pracy zdalnej?
  • Czym się różnią autorskie koszty uzyskania przychodów od podwyższonych?

Czym są koszty uzyskania przychodu pracownika (KUP)?

Co oznacza pojęcie kosztów uzyskania przychodu? Każde wynagrodzenie zasadnicze z tytułu umowy o pracę, jakie dostaje zatrudniony to tak zwany przychód pracownika. Ponadto ponosi on również koszty uzyskania przychodu, np. wtedy kiedy wydaje pieniądze w celu zdobycia danego przychodu (jak kupno miesięcznego biletu, aby dojeżdżać do pracy najczęściej z innej miejscowości).

Co dają koszty uzyskania przychodu pracownikowi?

Poniesione koszty uzyskania przychodu mają wpływ na podstawę opodatkowania. To właśnie od podstawy nalicza się zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. W praktyce wygląda to nieco inaczej. Od przychodu pracownika odejmowane się:

• koszty uzyskania przychodu (250 zł lub 300 zł miesięcznie, przy czym warto zaznaczyć że obowiązuje również limit roczny)
• składki na ubezpieczenia społeczne (w części finansowane przez pracownika).

Na podstawie tej kwoty oblicza się zaliczkę, od której można odjąć kwotę zmniejszającą podatek, czyli 100 zł, 150 zł lub 300 zł zgodnie z oświadczeniem pracownika na formularzu PIT-2.

Podstawowe koszty uzyskania przychodów dla pracowników

Jaka jest wartość kosztów uzyskania przychodów? Na podstawie art.22 ustawy o pdof podstawowe koszty uzyskania przychodów wynoszą 250 zł miesięcznie i nie więcej niż 3000 zł za rok podatkowy dla pracownika, który uzyskuje przychody z jednego:

• stosunku służbowego,
• stosunku pracy (czyli np. umowy o pracę),
• spółdzielczego stosunku pracy,
• pracy nakładczej.

Jeśli przepis nie wskazuje tego wprost, o tyle ten pracownik powinien mieszkać na stałe lub czasowo w lokalizacji zakładu pracy. Takiego pracownika nazywa się kolokwialnie „miejscowym”, w odróżnieniu od pracownika „zamiejscowego”, któremu należą się nie podstawowe, tylko podwyższone koszty uzyskania przychodów.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu a podstawowe koszty uzyskania przychodu

Każda zatrudniona osoba w oparciu o umowę o pracę osiąga przychody, które są opodatkowane. Obowiązkiem płatnika składek jest obliczenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych uwzględniając koszty uzyskania przychodu, które stanowią pewnego rodzaju rekompensatę chociażby za dojazd do pracy.

Sprawdź, czy Twój niewykorzystany urlop przepada!

Wyróżniamy miesięczne koszty uzyskania przychodu:

• podstawowe w wysokości 250 zł
• koszty podwyższone w wysokości 300 zł miesięcznie.

To, które koszty zostaną uwzględnione zależą od miejsca zamieszkania pracownika. Jest to najważniejsza kwestia, zatem prawa do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu nie opieramy o miejsce zameldowania.

KUP to wydatki, które pracownik ponosi, aby móc zarabiać. W tym przypadku głównie chodzi o dojazd do pracy. Pomniejszenie dochodu o koszty uzyskania przychodu umożliwia zapłatę mniejszej wysokości podatku dochodowego. Od przychodu odejmuje się koszty uzyskania przychodu i w ten sposób otrzymujemy dochód. Kwestia kosztów uzyskania przychodu dotyczy także przedsiębiorców i innych grup, lecz tym, co wyróżnia koszty pracownicze, jest niezależność wysokości kosztów od poniesionych wydatków.

Jak wprowadzić podwyższone koszty uzyskania przychodu?

Aby zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu w kwocie 139,06 zł, zatrudniony pracownik jest zobowiązany złożyć odpowiednie oświadczenie o spełnieniu określonych warunków w przepisach. Głównym warunkiem jest zamieszkanie poza miejscem swojego zakładu pracy. W przypadku nie złożenia owego oświadczenia, wyliczając zaliczkę na podatek dochodowy nie da się zastosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Należy pamiętać, że złożenie takiego oświadczenia jest ważne aż do momentu jego odwołania, czyli do momentu, gdy miejsce zamieszkania pracownika ulegnie zmianie. Jeśli miejsce zamieszkania pracownika pozostanie takie samo jak siedziba pracodawcy, wówczas potrącenie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu należy zakończyć. Warunkiem stosowania podwyższonych kosztów przychodu w wysokości 139,06 zł jest to, że pracownik nie dostaje zwrotu kosztów poniesionych na przejazd z miejsca zamieszkania do miejsca pracy.

Ile wynoszą podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika?

Przychód, jaki osiąga pracownik w oparciu o zatrudnienie na umowie o pracę jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wartość takiego podatku nalicza się od dochodu pomniejszonego o pracownicze koszty uzyskania przychodu. Na chwilę obecną wysokość kosztów uzyskania przychodów wynosi:

• 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 3 000 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej
• nie może przekroczyć łącznie 4 500 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej
• 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 600 zł, w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę
• nie może przekroczyć łącznie 5 400 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Czytaj też: Nieobecność w pracy – jak ją usprawiedliwić?

Kiedy przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów?

W oparciu o art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof podwyższone koszty uzyskania przychodów wynoszą 300 zł miesięcznie i nie więcej niż 3600 zł za rok podatkowy dla pracownika, który:

• mieszka na stałe lub czasowo poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
• nie dostaje z tego tytułu dodatku za rozłąkę.

Jeśli pracownik spełniający te 2 warunki, uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego:

• stosunku służbowego,
• stosunku pracy,
• spółdzielczego stosunku pracy,
• pracy nakładczej,

należą mu się podwyższone koszty uzyskania przychodów, aż do 5400 zł za rok podatkowy. Ten limit obowiązuje także pracowników, którzy podpisali co najmniej dwie umowy o pracę w danym roku, ale jedną na krótszy okres, np. 3 miesiące.

Teoretycznie, podwyższone koszty uzyskania przychodu na celu zrekompensowanie pracownikowi z dojazdem z innej lokalizacji za dodatkowe wydatki poniesione w związku z podróżą. Niemniej jednak w praktyce może się okazać, że pracownik mieszkający na wsi w pobliżu dużego miasta może dotrzeć do firmy położonej na obrzeżach szybciej niż pracownik zamieszkujący w centrum. Pierwszemu może przysługiwać 300 zł na pokrycie kosztów, podczas gdy drugiemu tylko 250 zł, pomimo że spędza on więcej czasu w podróży, co może wiązać się z wyższymi cenami biletów czy większym zużyciem paliwa.

Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu mają na celu obniżyć podstawę opodatkowania. Dzięki temu pracownicy mogą zapłacić niższą zaliczkę na podatek dochodowy. Natomiast podwyższone koszty uzyskania przychodu stosuje się dopiero po złożeniu oświadczenia. W taki oświadczeniu zawiera się informację o tym, że miejsce zamieszkania pracownika jest poza siedzibą zakładu pracy, a pracownik nie dostaje z tego tytułu dodatku za rozłąkę.

W przypadku KUP należy pamiętać, że pracownik nie może otrzymać zwrot kosztów dojazdu do swojego miejsca pracy. Natomiast jeśli te zwroty będą opodatkowane jako przychód pracownika, wtedy można zastosować koszty podwyższone.

Co zrobić, jeśli pracownik wydał na dojazdy do pracy więcej, niż wynoszą roczne koszty uzyskania przychodu?

Jeśli pracownik zapłacił za dojazd do zakładu pracy większą kwotę, niż wynoszą roczne koszty uzyskania przychodów, może ująć tego typ wydatki w rocznym rozliczeniu. Jest to jak najbardziej możliwe, pod warunkiem, że:

• pracownik może udokumentować te wydatki imiennymi biletami okresowymi,
• pracownik podróżował środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej.

Warto zaznaczyć, że zgodnie z ustawą nie ujmuje się w kosztach rachunków za paliwo, czy przejazd taksówką.

Czy podwyższone KUP stosuje się w pracy zdalnej?

Tak, bez względu na to, czy pracownik pracuje częściowo czy całkowicie zdalnie z miejsca poza miejscowością, gdzie znajduje się zakład pracy, nadal przysługuje mu prawo do zwiększonych kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które wymieniają jako warunek „miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika poza miejscowością, gdzie znajduje się zakład pracy”. To sformułowanie nie jest identyczne z „miejscem wykonywania pracy”.

Czym się różnią autorskie koszty uzyskania przychodów od podwyższonych?

Podstawowe oraz podwyższone koszty uzyskania przychodu związane są tylko i wyłącznie z miejscem zamieszkania pracownika. Natomiast standardowe i autorskie koszty uzyskania przychodu z wykonywaniem działalności twórczej i przeniesieniem praw autorskich do dzieł na pracodawcę. Wysokość 20% lub 50% kosztów najczęściej stosuje się przy obliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od umowy o dzieło. Autorskie koszty uzyskania przychodu przeznaczone są nie tylko dla artystów, ale również dla programistów.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Dyrektor Finansowa

Zadaj pytanie