Kadry i Płace 
15 maja 2023
Czym są usługi payroll i kto może z nich skorzystać?
Payroll czyli outsourcing kadrowo płacowy
W ostatnim czasie ciągła zmiana przepisów prawa w obszarze kadrowo – płacowym spowodowała nie tylko zamęt wśród specjalistów. Pojawiło się również szereg różnych wątpliwości, czy firmy podołają wszystkim zmianom i czy zdążą je wprowadzić na czas do swoich firm. Nieustanne zmiany powodują, że to na dziale kadr i płac spoczywa nie tylko ogromna odpowiedzialność, ale również stałe monitorowanie zmian przepisów. Specjaliści muszą dokładać wszelkich starań, by nadążyć za nimi i działać zgodnie z prawem.
Prawo pracy na pracodawcę nakłada szereg różnych obowiązków. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą własną firmę i zatrudniają pracowników są zobowiązani do zarządzania dokumentacją personalną, prowadzenia dokumentacji, prowadzenia listy płac swojej firmy, zarządzania rozliczaniem listy płac, obliczaniem składek i rozliczaniem czasu pracy oraz mają wiele innych obowiązków związanych z obsługą kadrowo płacową przedsiębiorstwa. Na czym dokładnie polega payroll outsourcing? Dlaczego warto korzystać z outsourcingu kadrowo-płacowego? Dlaczego jeszcze warto skorzystać z usług Payroll oferowanych przez inną firmę? Na te pytania znajdziesz odpowiedzi w naszym artykule.
SPIS TREŚCI
- Payroll czyli outsourcing kadrowo płacowy
- Czym są usługi payroll i kto może z nich skorzystać?
- Na czym polegają usługi payroll?
- Jakie zadania obejmuje payroll outsourcing?
- Kiedy warto zdecydować się na zewnętrzną obsługę kadrowo płacową?
- Korzyści outsourcingu usług płacowych i kadrowych
- Co daje firmie outsourcing usług kadrowo-płacowych?
Czym są usługi payroll i kto może z nich skorzystać?
Słowo „payroll” pochodzi z języka angielskiego i oznacza listę płac lub wypłat (czyli po prostu usługi płacowe). Jak sama nazwa wskazuje, termin odnosi się do wynagrodzenia, jakie pracodawca wypłaca pracownikom. W praktyce słowo to jest rozumiane nieco szerzej.
W Polsce słowo „payroll” to kompleksowa obsługa kadrowo płacowa, czyli tak zwany outsourcing kadrowo płacowy przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie jest coraz częściej wybierane przez inne firmy. Jest to dla nich nie tylko wygodne, ale i opłacalne. Termin ten to wyodrębnienie zadań i przekazanie ich zewnętrznej firmie, czyli tzw. podmiotowi outsourcingowemu. Inaczej mówiąc to proces, w ramach którego pracodawcy przetwarzają i wypłacają wynagrodzenia swoim pracownikom. Realizacja tego procesu wymaga dokładnego przestrzegania przepisów prawa pracy. W dzisiejszych czasach wiele firm decyduje się na outsourcing płac zewnętrznym specjalistom.
Na czym polegają usługi payroll?
To usługi, z których mogą skorzystać nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale również małe i średnie firmy. Małe działalności korzystając z zewnętrznej obsługi w celu odciążenia swoich specjalistów kadrowo płacowych. Wydawałoby się, że małe firmy nie potrzebują usługi payroll ze względu istnienie własnego działu kadr. Jednakże, jeśli taka firma dysponuje małym lokalem i ma w planach zwiększenie liczby specjalistów – likwidacja działu kadr i płac swojej firmy może być dobrym rozwiązaniem. Dlatego korzystanie z usług innej firmy może być dla niej dobrym pomysłem. Outsourcing kadrowo płacowy to usługa dla wszystkich, którzy pragną zredukować koszty utrzymania pracowników działu księgowo-kadrowego i przekazać odpowiedzialność rzetelnym specjalistom zewnętrznym.
Czytaj też: Lista obecności pracowników
Jakie zadania obejmuje payroll outsourcing?
Obsługa kadrowo -płacowa jest najważniejszym elementem oferty outsourcingu. Inaczej mówiąc, to przekazywanie funkcji i zadań firmom zewnętrznym. W jaki sposób przedsiębiorstwa realizują payroll i dlaczego opłaca się zlecać to zadanie specjalistom z zewnątrz? Co zapewnia usługa payroll?
Coraz więcej firm decyduje się na payroll rozumiany jako profesjonalny, kompleksowy outsourcing procesów kadrowo-płacowy. Krótko mówiąc, są to nie tylko usługi kadrowe, ale także usługi płacowe.
Zakres payroll outsourcingu to najczęściej:
- comiesięczne rozliczanie pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami
- zadania z zakresu obsługi kadr
- obliczanie zobowiązań wobec US i ZUS
- przeniesienie danych z firmowego systemu kadrowo płacowego na TETA
- kontrolowanie umów pracowników działów kadrowo płacowych przedsiębiorstwa
- obsługę zaświadczeń i innych druków dla pracowników.
Outsourcing procesów kadrowo płacowych obejmuje także wiele zagadnień z obszaru kadr i płac. Są to usługi, które z reguły dotyczą:
- zarządzania i administrowania wynagrodzeniami (naliczanie pensji, prowadzenia listy płac, obliczanie składek odprowadzanych na ubezpieczenia społeczne, wykonywania przelewów na konta pracowników, rozliczenia z urzędami i innymi organami itp.)
- zarządzania dokumentacją personalną
- tworzenia deklaracji podatkowych i dokumentacji niezbędnej dla takich organów jak ZUS, GUS czy PFRON
- innych zadań związanych z bieżącym obsługiwaniem pracowników (zarówno stałych, jak i tymczasowych).
Jak łatwo zauważyć, usługi payroll są złożone i obejmują wiele ważnych kwestii z perspektywy poprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ich konkretny zakres zależy oczywiście od oferty konkretnej firmy oferującej usługi outsourcingu.
Podobał Ci się nasz artykuł? Jeśli zainteresowała Cię nasza baza wiedzy i chciałbyś dostawać powiadomienia o nowych artykułach. Zapisz się do naszego newslettera, a nie ominą Cię żadne nowe przepisy! Jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi zmianami, wypełnij formularz!
Zapisz się do newslettera!
Kiedy warto zdecydować się na zewnętrzną obsługę kadrowo płacową?
Decyzja o obsłudze kadrowo-płacowej przez firmę z zewnątrz jest poważnym krokiem, który powinien być dokładnie przemyślany. Warto zastanowić się nad kilkoma czynnikami, które mogą wpłynąć na korzyści płynące z takiego rozwiązania.
Zanim przedsiębiorca podejmie decyzję o skorzystaniu z obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa powinien dokładnie przyjrzeć się i przeanalizować prowadzenie obsługi kadrowo płacowej wewnątrz własnego działu kadr. Jeśli okaże się, że zarządzanie dokumentacją personalną jest nieprawidłowe, powinien być świadomy kar finansowych, jakie z tego powodu przysługują. Ponadto firma może także stracić wizerunek, czy swoją dotychczasową reputację.
Decydując się na współpracę z przedsiębiorstwem realizującym payroll, należy wziąć pod uwagę wiele aspektów. Ważne jest wieloletnie doświadczenie podmiotu zewnętrznego. Przed nawiązaniem współpracy warto zwrócić uwagę na gwarancję prawidłowego i terminowego prowadzenia procesów personalnych za pomocą nowoczesnych narzędzi, które jednocześnie dadzą Nam gwarancję bezpieczeństwa danych.
Outsourcing Payroll pozwala skupić się na podstawowych aspektach prowadzenia działalności. Podmioty zewnętrzne, które oferują obsługę kadrowo przedsiębiorstwa współpracują z wysoko wykwalifikowanymi specjalistami o dużym doświadczeniu. Jest to bardzo ważne, chociażby ze względu na często zmieniające się prawo. Niezwykle ważne jest, by działy kadrowo płacowe były na bieżąco ze zmianami w prawie pracy.
Dzięki współpracy z firmą oferującą outsourcing Payroll możemy skupić się na podstawowych aspektach prowadzenia działalności. Przekazanie takich zadań jak rozliczanie listy płac, prowadzenie dokumentacji, akt osobowych, naliczanie płac, czy usługi kadrowe pozwoli przedsiębiorcy skupić się na własnej firmie.
Korzyści outsourcingu usług płacowych i kadrowych
Jakie są korzyści outsourcingu payroll? Otóż obsługa kadrowo płacowa prowadzona przez zewnętrzną firmę pozwala właścicielowi firmy skupić się na tym co jest dla niego najważniejsze – czyli rozwój firmy. Jak łatwo się domyśleć, nie jest to jedyna zaleta.
Usługi payroll gwarantują Ci:
- bezpieczeństwo przed konsekwencjami błędów pracowników (działu księgowego i kadrowego, a zwłaszcza osób niedoświadczonych,
- kontrolować budżet twojej firmy
- jeszcze lepiej chronić dane pracowników przed kradzieżą i wykorzystaniem ich w nielegalny sposób.
Krótko mówiąc, podstawowe korzyści dla firmy to przede wszystkim:
- Gwarancja prawidłowości rozliczeń i prowadzenia akt pracowniczych (usługi kadrowe)
- Gwarancja poufności udostępnianych danych niezbędnych do prawidłowego naliczania wynagrodzeń, czy dużej listy płac
- Reprezentacja firmy w przypadku kontroli z urzędów.
- Wsparcie doświadczonych specjalistów ds. kadr i płac.
- Zarządzanie dokumentacją personalną.
To może Cię zainteresować: Rutyna w pracy, jak ją pokonać?
Co daje firmie outsourcing usług kadrowo-płacowych?
Zalety, jakie wynikają z usług payroll można wymieniać i wymieniać. Profesjonalne usługi Payroll stają się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem wśród firm różnej wielkości i branż. Jest to wynikiem korzyści, jakie niesie ze sobą taka forma współpracy. Usługa taka jak payroll outsourcing obejmować może szeroką gamę czynności związanych z prowadzeniem kadr i płac w przedsiębiorstwie.
Oto kilka najważniejszych korzyści outsourcingu usług płacowych i kadrowych:
- Oszczędność finansowa i czasu pracy
Outsourcing pozwala na zaoszczędzenie cennego czasu i zasobów firmy. Wszelkie formalności związane z zarządzaniem kadrami i wypłatami wynagrodzeń są przekazywane na zewnątrz, co umożliwia skupienie się na działalności głównej firmy.
- Zwiększenie efektywności i jakości pracy
Firma zajmująca się obsługą kadrowo-płacową zatrudnia specjalistów, którzy posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w tym obszarze. Dzięki temu procesy związane z zarządzaniem kadrami i wypłatami wynagrodzeń są realizowane sprawnie i zgodnie z aktualnymi przepisami.
- Redukcja kosztów
Zatrudnienie pracownika zajmującego się obsługą kadrowo-płacową wiąże się z kosztami, takimi jak wynagrodzenie, ubezpieczenia, koszty szkoleń i kwalifikacji. Outsourcing pozwala na ograniczenie tych kosztów, ponieważ firma zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za cały proces.
- Uniknięcie błędów i ryzyka
Outsourcing pozwala na uniknięcie błędów i ryzyka związanego z niewłaściwym przetwarzaniem dokumentów czy wypłatami wynagrodzeń. Firma ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie usługi i w przypadku popełnienia błędów, ponosi konsekwencje.
- Dostęp do nowoczesnych rozwiązań
Firma zewnętrzna zajmująca się obsługą kadrowo-płacową posiada dostęp do nowoczesnych rozwiązań technologicznych, które pozwalają na automatyzację i usprawnienie procesów. Korzystanie z tych rozwiązań może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy.
- Elastyczność i skalowalność
W ramach usługi firma pozwala na elastyczność i skalowalność, ponieważ firma zewnętrzna dostosowuje swoje usługi do potrzeb i wymagań klienta. Dzięki temu rozwiązanie to może być stosowane przez firmy o różnej wielkości i zróżnicowanym zakresie działalności.
- Eliminacja ryzyka rotacji pracowników
Mianowicie chodzi tu o pracowników działów kadrowo płacowych przedsiębiorstwa.
- Gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych
Firma, która decyduje się na świadczenie usług payroll musi bowiem zadbać o ochronę danych osobowych oraz tych związanych z wynagrodzeniami zatrudnionych osób. Należy podkreślić, że cała odpowiedzialność płynnego, rzetelnego i terminowego sporządzania dokumentów do ZUS, PFRON, GUS, US, ich przesyłania, tworzenia listy płac. Pozwala to skupić się klientom na strategicznych dla nich działaniach i minimalizuje ryzyko błędu czy kar finansowych związanych z nieterminowym lub nieprawidłowym spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych.
Chcesz skorzystać z payroll outsourcingu? Skontaktuj się z nami ! Odpowiemy na wszystkie interesujące Cię pytania oraz dopasujemy ofertę do Twojej działalności oraz potrzeb. Sprawdź nas!
