Księgowość 
28 kwietnia 2023
Nota korygująca – wszystko co warto wiedzieć!
Nota korygująca
Nota korygująca to dokument, który jest wykorzystywany w rachunkowości do poprawienia wcześniej sporządzonego dokumentu księgowego. Może to być faktura, paragon, rachunek, czy inny dokument finansowy. Nota korygująca jest ważna, ponieważ pozwala na wyeliminowanie błędów lub niedociągnięć, które pojawiły się w oryginalnym dokumencie. Jest to ważne, ponieważ błędy te mogą prowadzić do nieprawidłowych danych księgowych, co w konsekwencji może skutkować błędami w raportach finansowych. Czym jest nota korygująca? Jak przygotować notę korygującą ? Jak należy wystawić notę korygującą? Kto musi zaakceptować notę? Odpowiedzi znajdziesz w naszym artykule.
SPIS TREŚCI
- Co to jest nota korygująca?
- Jak wystawić notę korygującą?
- Co powinna zawierać nota korygująca?
- Kiedy nie można wystawić noty korygującej faktury?
- Akceptacja noty korygującej
Co to jest nota korygująca?
Zgodnie z artykułem 106 ustęp 1 ustawy o podatku od towarów i usług nota korygująca to specjalny rodzaj faktury, która może być wystawiona przez nabywcę usług i towarów w przypadku gdy sprzedawca wystawił fakturę VAT zawierającą błędy. Pełni rolę korekty wcześniej wystawionej faktury. Nota korygująca powinna zostać wystawiona, jeśli błąd dotyczy elementów opisowych faktury. Uznaje się ją za jedną z metod, która ma naprawić nieprawidłowości jakie powstały przez błędnie wystawioną fakturę kosztową lub korygującą.
Nota pozwala nabywcy towaru lub nabywcy usługi (a w szczególności podatnikowi VAT) poprawić błędy na fakturze. Należy pamiętać, że notą nie można poprawić błędów co do kwoty i liczb na fakturach.
Za pomocą noty korygującej naprawiamy błędy, jakie zostały popełnione na fakturze pierwotnej. Jak wspomnieliśmy wyżej, noty się nie księguje. Jej celem jest tylko i wyłącznie skorygowanie drobnych nieścisłości.
Nota korygująca często mylnie bywa utożsamiana z fakturą korygującą. Tymczasem, to są dwa oddzielne dokumenty. Nie można stosować ich zamiennie. Dlatego też każdy przedsiębiorca powinien odróżniać te dwa dokumenty, by wiedzieć kiedy może stosować notę, a kiedy fakturę korygującą.
Zapisz się do newslettera!
Jak wystawić notę korygującą?
Nota korygująca służy do tego, by skorygować widoczne błędy na fakturze. Nie w każdej sytuacji jest to dozwolone. Notę należy wystawić wtedy, gdy chcemy sprostować:
- adres sprzedawcy lub adres nabywcy
- numer NIP sprzedawcy lub numer NIP nabywcy
- oznaczenie towaru bądź usługi
- datę wykonania usługi lub dostarczenia towarów
- sposób płatności.
Krótko mówiąc, noty korygują zawsze drobne pomyłki dotyczące informacje o odbiorcy, nadawcy lub zrealizowanej usłudze czy dostarczonym towarze.
Czytaj też: Faktura
Kto może wystawić notę korygującą?
Prawo do wystawienia noty korygującej przysługuje wyłącznie podatnikowi VAT, który nabył towar lub usługę i otrzymał fakturę VAT zawierającą wskazane w ustawie o VAT błędy.
Co powinna zawierać nota korygująca?
Prawidłowo wystawiona nota korygująca powinna zawierać informacje takie jak:
- oznaczenie „nota korygująca”,
- numer kolejny
- data wystawienia noty
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- numery NIP podatnika i nabywcy towarów lub usług,
- dane zawarte w poprawionej fakturze (zaznaczenie daty wystawienia faktury, numeru wystawionej faktury, strony transakcji, nazwy towarów lub usług)
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.
Notę korygującą wystawia się w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Przedsiębiorca korzysta w tym celu z programów do wystawienia faktur. Jest to o wiele łatwiejsze rozwiązanie, bowiem tego typu narzędzia mają wbudowany szablon not korygujących. Dzięki temu możemy zaoszczędzić na czasie i uniknąć błędów.
Faktura korygująca zamiast noty korygująca
W dzisiejszych czasach, gdy wiele transakcji jest dokonywanych w sposób elektroniczny, wystawianie faktur jest codziennością dla wielu przedsiębiorstw. Jednakże, czasem zdarza się sytuacja, gdy trzeba dokonać korekty wystawionej faktury. Wówczas pojawia się pytanie – czy lepiej zastosować notę korygującą czy fakturę korygującą? Jaka jest różnica między notą korygującą a fakturą korygującą?
Nota może zostać wystawiona tylko i wyłącznie przez nabywcę, który generuje dokument poprawiający błędy. Błędy te jednak nie dotyczą najważniejszych elementów faktury takich jak wartość transakcji czy podatku. Na nocie korygującej pojawiają się poprawione dane na temat daty transakcji, daty płatności czy informacji o kupującym.
Jeśli natomiast na fakturze pojawiła się błędna kwota transakcji lub błędna kwota podatku, nabywca powinien wystawić fakturę korygującą.
Wystawiając fakturę można również naprostować błędy, które są możliwe do zaktualizowania przy pomocy noty korygującej. Tak więc faktura korygująca służy zaktualizowaniu wszelkich danych widocznych na fakturze.
Drobne błędy na fakturze mogą zostać zmienione zarówno za pomocą faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę, jak i noty korygującej wystawionej przez nabywcę. Jednak w przypadku noty przedsiębiorcy powinni pamiętać, że nie można nią zmienić podmiotu na całkowicie inny. Takie prawo daje wyłącznie faktura korygująca.
W przypadku błędu w danych nabywcy, gdy całkowicie ma on zostać zmieniony, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Wówczas sprzedawca co do zasady powinien wystawić fakturę korygującą do zera do faktury z nieprawidłowymi danymi, a następnie ponownie fakturę sprzedaży już z prawidłowymi danymi.
Podsumowując, faktura korygująca jest dokumentem, który zastępuje notę korygującą w wielu przypadkach. Dzięki swoim zaletom, takim jak możliwość wystawienia przez nabywcę, zawarcie pełnych danych dotyczących korekty, czy odliczenie VAT, faktura korygująca staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców.
Może Cię także zainteresować: Bilans księgowy
Kiedy nie można wystawić noty korygującej faktury?
Otrzymanie noty korygującej nie jest możliwe w przypadku faktur, które określają:
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
- stawkę podatku
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
- kwotę podatku od sumy sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące określonych stawek podatku
- kwotę należności ogółem.
W przypadku pomyłek w powyższych danych, istnieje obowiązek wystawienia faktury korygującej.
Akceptacja noty korygującej
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów, ważne jest, aby nota korygująca została zaakceptowana przez odbiorcę. Nie został wskazany jednak sposób, w jaki sposób to zrobić. Dlatego też ustawodawca zostawił w tej sprawie dowolność. Wystawca pierwotnej faktury może zaakceptować notę korygującą inną drogą niż tradycyjna poczta, na przykład przez drogę elektroniczną e-mail.
Kto musi zaakceptować notę korygującą i w jaki sposób? Wszystko zależy od formy wystawienia noty. Jeśli nota była przesłana do wystawcy faktury drogą pocztową, należy sporządzić 2 egzemplarze tego dokumentu. Ważne jest, by adresat zaakceptował zmiany wystawionego dokumentu.
W tym przypadku ważna jest treść noty korygującej. Aktualnie umieszczanie na nocie korygującej oznaczenia ORYGINAŁ/KOPIA nie jest obowiązkowym elementem, który powinien znaleźć się na nocie. Jednakże jeśli na nocie korygującej, znajdują się takie oznaczenia wówczas wystawca noty korygującej pozostawia u siebie jego kopię, a nabywca powinien otrzymać oryginał.
Pamiętaj!
Ważne jest, by odbiorca noty korygującej przyjął ją do wiadomości i dokonał równocześnie jej akceptacji.
