Kadry i Płace 
28 kwietnia 2023
Lista obecności pracowników
SPIS TREŚCI
- Czy lista obecności jest obowiązkowa?
- Jak prowadzić listę obecności pracownika?
- Listy obecności w zakładzie pracy- jak długo przechowywać?
- Lista obecności pracownika a ewidencja czasu pracy
- Praca zdalna a lista obecności pracownika
Czy lista obecności jest obowiązkowa?
Lista obecności w zakładzie pracy to wewnętrzny dokument przedsiębiorstwa, określający godziny pracy osób, zatrudnionych na umowie o pracę. Zawiera ona godzinę rozpoczęcia pracy oraz jej zakończenia. Warto zaznaczyć, że kodeks pracy nie reguluje przepisu dotyczącego listy pracowników. Lista obecności w firmie jest uprawnieniem. Jeżeli pracodawca chce ją stosować w firmie, to musi pamiętać, że ta informacja powinna być zawarta w ogólnym regulaminie przedsiębiorstwa. Treść regulaminu jest wiążąca zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawcy.
Zgodnie z obowiązującym kodeksem pracy utworzenie i prowadzenie listy obecności w pracy jest decyzją pracodawcy. Należy ją ustalić w przepisach wewnątrz zakładu. Ma to na celu potwierdzenie przybycia pracownika do pracy i jego obecność. Art. 149 nakłada na przedsiębiorcę tylko i wyłącznie prowadzenie ewidencji czasu pracy, a nie samej listy. Kontrola obecności w pracy może odbywać się na różne sposoby. Na podstawie postanowień kodeksowych, jeśli pracodawca zobowiązuje się posiadać regulamin pracy (czyli zatrudnia co najmniej 50 pracowników) ma obowiązek stworzyć również regulamin jego firmy, który będzie potwierdzał przybycie do pracy i obecności pracownika w zakładzie pracy.
Jeśli jedynym sposobem będzie podpis na liście obecności, to pracownik będzie zobowiązany do przestrzegania tych postanowień. Lista obecności, choć nie jest obowiązkowa, ze względów dowodowych może być potrzebna.
Zapisz się do newslettera!
Jak prowadzić listę obecności pracownika?
Lista obecności w pracy nie ma ściśle określonej formy. Może ona występować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Bywa też tak (szczególnie w przypadku bardzo małych firm), że jest prowadzona w formie “ustnej”. Jeżeli pracodawca zdecyduje się skorzystać z listy może użyć wzór listy obecności, który jest szeroko dostępny w internecie. Takie rozwiązanie zajmuje dużo mniej czasu. Bywa też tak, że duże zakłady pracy mają swoje wzory dokumentów pracowniczych. Wśród nich jest właśnie lista z obecnością pracowników. Nie wyklucza to w żaden sposób samodzielnego utworzenia formularza w postaci tabeli, czy arkuszu Excel. W takiej sytuacji niezbędny jest własnoręczny podpis pracownika.
Lista ta powinna być umieszczona w miejscu, do którego dostęp ma każda zatrudniona osoba. Na rynku pracy można spotkać pracodawców, którzy decydują się wprowadzać coraz to nowsze rozwiązanie jak np. systemy informatyczne. Ich celem jest zastąpienie tradycyjnych podpisów najczęściej przez wprowadzoną mobilną aplikację do skanowania kodów QR, czy programy liczące czas pracy. Dzięki takiemu rozwiązaniu listę mogą wypełniać także osoby pracujące zdalnie. Ponadto dodatkowym atutem jest wgląd pracodawcy do takiego dokumentu w dowolnym miejscu i o dowolnym czasie.
Jak zostało wspomniane na początku artykułu, lista obecności jest nieobowiązkowym dokumentem w firmie. Narzędzie to spotyka się zazwyczaj w większym zakładzie pracy. Ma służyć jako potwierdzenie, że pracownik stawił się w miejscu pracy oraz ewentualnie obliczyć jego dni wolne, czy nadgodziny. Zazwyczaj lista jest prowadzona w dziale kadr lub u kierowników poszczególnych działów, czy zespołów.
Listy obecności w zakładzie pracy- jak długo przechowywać?
Na liście obecności nie zawiera się bardzo szczegółowych danych. Można znaleźć tam głównie podstawowe informacje o zatrudnionych takie jak:
- imię i nazwisko,
- stanowisko,
- data,
- podpis pracownika,
- godzinę rozpoczęcia pracy
- godzinę zakończenia pracy.
Na liście obecności zaznaczane są również nieobecność pracownika w danym dniu. Jednak na wszelki wypadek warto trzymać takie listy przez minimum 3 lata – ponieważ to właśnie po tym czasie zgodnie z Kodeksem pracy przedawniają się wszelkie roszczenia ze stosunku pracy. Należy pamiętać, że listy nie można archiwizować w aktach osobowych, czy w dokumentacji pracowniczej. Dlatego należy archiwizować ją osobno.
Lista obecności pracownika a ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy jest jedną z najważniejszych dokumentacji odnośnie każdego pracownika. Tworzy się ją w celu ustalenia wynagrodzenia dla osoby zatrudnionej. Zawarte są tam wszelkie informacje związane z ilością godzin przepracowanych przez pracownika w okresie rozliczeniowym. To właśnie na niej ujęte są z jednej strony nieobecności zatrudnionego oraz jego nadgodziny.
Bardzo często ewidencję pracy myli się z listą obecności. Lista to dokument, który tylko i wyłącznie ma charakter pomocniczy. Na bazie samej listy nie można dokonać wypłaty dla pracownika, bowiem nie ma tam wszelkich informacji do tego potrzebnych.
Ewidencja czasu pracy ujęta została w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej:
Ewidencja czasu pracy, zawiera informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Lista obecności w pracy w porównaniu z ewidencją czasu pracy nie jest obowiązkowa. Są to dwa różne dokumenty często ze sobą mylone. Mimo wszystko każdy z nich odpowiada za różne rzeczy. Ewidencja czasu pracy jest jednym z najważniejszych obowiązków należących do pracodawcy. Na podstawie Kodeksu Pracy właściciel firmy jest zobowiązany prowadzić ewidencję, by właściwie naliczyć wynagrodzenie pracownika oraz wszelkie inne świadczenia związane z pracą. Dokument ten w porównaniu z listą jest bardziej rozbudowany. Można znaleźć tam informacje związane ze zwolnieniami lekarskimi, nadgodzinami, urlopami, czy wszelkimi wnioskami pracownika. Jej prowadzenie jest prawnie wymaganie. Jeśli pracodawca nie będzie przestrzegał tego obowiązku, będzie podlegał karze grzywny w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.
Praca zdalna a lista obecności pracownika
Praca zdalna (tzw. home office) przez ostatni czas stałą się bardzo popularna. Najbardziej jednak jej popularność wzrosła podczas pandemii COVID-19. Ze względu na epidemię większość pracowników zaczęła wykonywać swoje obowiązki pracownicze z domu. Jednak pojawił się wtedy problem z rejestrowaniem godzin czasu pracy osoby zatrudnionej. Teoretycznie byłaby możliwość wydrukowania listy obecności, podpisania jej i podesłania.
Należy pamiętać, że to w interesie pracodawcy leży, by jego pracownicy zobowiązali się zaznaczyć rozpoczęcie i zakończenie pracy. Jeśli tego nie wymaga, powinien być świadomy, że w przypadku roszczeń to on ponosi ciężar, by udowodnić obecność lub nieobecność osoby zatrudnionej. Nie ma znaczenia w tym przypadku, czy pracuje ona zdalnie, czy stacjonarnie w firmie.
W celu sprawowania kontroli nad obecnością pracowników w firmie można spotkać wiele współczesnych systemów, które umożliwiają monitorowanie pracy pracowników. Jednym z takich sposobów jest potwierdzenie godzin pracę przez zalogowanie się do systemu komputerowego. Dzięki temu pracodawca może zobaczyć, o której godzinie pracownik zaczął pracę, a o której ją zakończył. Do tego celu można wykorzystać ogólnodostępne komunikatory, czy chociażby skorzystać z maila.
Podsumowując, niezależnie od tego jaki system pracodawca wybierze, powinien on umożliwić prostą i bezproblemową weryfikację danych. W innym przypadku podczas jakiejkolwiek kontroli trudno będzie dokładnie zweryfikować czas pracy pracownika. Pozostanie w tym celu przejrzenie całej korespondencji z nim.
