Jak sprawdzić legalność zatrudnienia i legalność pobytu przyszłego pracownika?

Jak sprawdzić legalność zatrudnienia i pobytu cudzoziemca? Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców to kluczowy element odpowiedzialnego prowadzenia biznesu. Pracodawcy w Polsce mają obowiązek upewnienia się, że zatrudniany pracownik przebywa w kraju legalnie i posiada odpowiednie uprawnienia do wykonywania pracy.

SPIS TREŚCI

• Weryfikacja dokumentów pobytowych
• Kontrola legalności zatrudnienia – kluczowe regulacje prawne
  • Nielegalne zatrudnienie
• Kto jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli?
• Legalne zatrudnienie cudzoziemca — jakie dokumenty pobytowe należy sprawdzić?
• Jak sprawdzić autentyczność dokumentów?
• Sprawdzenie zezwolenia na pracę
  • Oficjalne rejestry do weryfikacji
    • Zezwolenie typu A
    • Zezwolenie typu B
    • Zezwolenie typu C
    • Zezwolenie typu D
    • Zezwolenie typu E
• Kiedy zezwolenie nie jest wymagane?
• Legalne zatrudnienie cudzoziemca — jakie dokumenty pobytowe należy sprawdzić?
  • Oficjalne rejestry do weryfikacji
• Jak wykryć fałszywe dokumenty?
• Kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca
• Podsumowanie

Weryfikacja dokumentów pobytowych

Pobyt cudzoziemca i jego zatrudnianie na polskim rynku pracy nadal cieszy się dużym zainteresowaniem. Coraz więcej pracodawców decyduje się na ten krok, aby uzupełnić braki kadrowe i zapewnić ciągłość działalności. Pracownicy z zagranicy wybierają Polskę nie tylko ze względu na atrakcyjne warunki zatrudnienia, ale także na możliwość legalnego pobytu i pracy, co pozwala im na stabilizację zawodową oraz swobodne poruszanie się po Unii Europejskiej.

Dynamiczny wzrost liczby obcokrajowców na rynku pracy wiąże się z częstszymi kontrolami legalności zatrudnienia. Pracodawcy muszą zadbać o prawidłowe formalności, aby uniknąć konsekwencji prawnych. W dzisiejszym artykule omówimy, na czym polega kontrola legalności pobytu i pracy cudzoziemców, jakie instytucje mogą ją przeprowadzać oraz jakie dokumenty należy przygotować, aby potwierdzić zgodność zatrudnienia z obowiązującymi przepisami.

Kontrola legalności zatrudnienia – kluczowe regulacje prawne

W odniesieniu do postępowania związanego z kontrolą legalności zatrudnienia właściwymi są przepisy zawarte w:

• Ustawie z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy, zwanej dalej „ustawą z 13.04.2007 roku”.

Zgodnie z art. 1 ustawy z 13.04.2007 roku organem uprawnionym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w tej ustawie jest Państwowa Inspekcja Pracy (PIP).

• Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, dalej określana jako „ustawa o promocji zatrudnienia”.

W niej z kolei uregulowano między innymi kwestie zatrudniania bezrobotnych lub cudzoziemców, czyli sprawy objęte kontrolą legalności zatrudnienia. W ustawie o promocji zatrudnienia zdefiniowano, czym – w świetle norm prawnych – jest nielegalne zatrudnienie lub nielegalna praca zarobkowa.

Skontaktuj się z ekspertem!

Zadbaj o sprawne zarządzanie kadrami oraz płacami w swojej firmie – powierz to ekspertom, którzy odciążą Cię od formalności, zapewniając pełne wsparcie i zgodność z przepisami. Skontaktuj się z nami już dziś i postaw na profesjonalizm, który usprawni Twoje działania biznesowe!

Zapraszamy do kontaktu!

Zadaj pytanie

Nielegalne zatrudnienie

Pod tymi pojęciem należy rozumieć:

• zatrudnienie przez pracodawcę osoby bez potwierdzenia na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy i jej warunków;
• niezgłoszenie osoby zatrudnionej lub wykonującej inną pracę zarobkową do ubezpieczenia społecznego;
• podjęcie przez bezrobotnego zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub działalności bez powiadomienia o tym właściwego powiatowego urzędu pracy.

Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca „to wykonywanie pracy przez osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego, która nie jest do tego uprawniona w rozumieniu art. 87 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia (wskazano tam kilkanaście przypadków, gdy cudzoziemiec może wykonywać pracę bez konieczności uzyskania zezwolenia) lub nie posiada odpowiedniego zezwolenia na pracę, nie będąc zwolnioną na podstawie przepisów szczególnych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, lub której podstawa pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy”.

Kto jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli?

Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców w Polsce jest obowiązkiem dwóch instytucji:

• Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)
• Straży Granicznej (SG).

Dowiedz się, dlaczego legalna praca przez agencję się opłaca!

Obie jednostki ściśle współpracują, jednak ich zakres działań różni się.

• Państwowa Inspekcja Pracy koncentruje się na sprawdzaniu legalności zatrudnienia, uwzględniając m.in. zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, opłacanie składek na Fundusz Pracy oraz przestrzeganie polskiego prawa pracy w przypadku delegowania pracowników zagranicznych do Polski.
• Straż Graniczna kontroluje zarówno legalność wykonywania pracy, jak i prowadzenia działalności gospodarczej przez cudzoziemców. Sprawdza firmy, gospodarstwa domowe, osoby fizyczne oraz przedsiębiorców prowadzących działalność na terenie Polski. Dodatkowo Straż Graniczna ma uprawnienia do weryfikacji legalności pobytu obcokrajowców.

Regularne kontrole legalności zatrudnienia są istotnym elementem nadzoru nad rynkiem pracy, dlatego pracodawcy zatrudniający cudzoziemców powinni zadbać o pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.

Legalne zatrudnienie cudzoziemca — jakie dokumenty pobytowe należy sprawdzić?

W trakcie kontroli funkcjonariusze mogą poprosić o przedstawienie dokumentacji potwierdzającej legalność zatrudnienia cudzoziemców. Wśród nich w szczególności:

• zezwolenia na pracę,
• paszport biometryczny (dla obywateli Ukrainy – możliwość pracy bez wizy przez 90 dni w ramach ruchu bezwizowego).
• wiza (np. wiza Schengen, wiza krajowa),
• oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
• karta stałego pobytu cudzoziemca lub karta pobytu czasowego,
• umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej zawartej z cudzoziemcami,
• dokumenty potwierdzające uzyskanie przez cudzoziemca wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej,
• list obecność i harmonogramu pracy,
• dokumentacji kadrowej dotyczącej między innymi wynagrodzenia.

Ustalenia kontroli spisywane są w formie protokołu.

Jak sprawdzić autentyczność dokumentów?

Ważne jest również, aby sprawdzić, czy okres legalnego pobytu nie został przekroczony oraz czy dokument pobytowy uprawnia do podjęcia pracy. Można to zweryfikować, kontaktując się z Urzędem do spraw Cudzoziemców lub Strażą Graniczną.

Sprawdzenie zezwolenia na pracę

Rodzaje zezwoleń na pracę

Wielu cudzoziemców potrzebuje zezwolenia na pracę. Można wyróżnić kilka typów zezwoleń:

Zezwolenie typu A

Zezwolenie typu A jest wydawane dla cudzoziemca wykonującego pracę na terytorium Polski, na podstawie umowy z podmiotem (pracodawcą), którego siedziba, miejsce zamieszkania lub oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Polski.

Zezwolenie typu B

Zezwolenie typu B dotyczy cudzoziemca, który:

• pełni funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców
• pełni funkcję w zarządzie osoby prawnej będącej spółką kapitałową w organizacji
• prowadzi sprawy spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz albo prokurent – jeśli w ciągu kolejnych 12 miesięcy pełnił tę funkcję przez ponad 6 miesięcy.

Zezwolenie typu C

Dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę u pracodawcy zagranicznego, delegowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego albo podmiotu powiązanego z tym pracodawcą zagranicznym, na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym.

Zezwolenie typu D

Dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę u pracodawcy zagranicznego, nie posiadającego oddziału, zakładu lub innej formy zorganizowanej działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, delegowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym (usługa eksportowa). W przypadku usług eksportowych wnioskodawca musi dostarczyć szczegółowe informacje na temat umowy.

Zezwolenie typu E

Dotyczy cudzoziemca wykonującego pracę u pracodawcy zagranicznego, delegowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 3 miesiące w ciągu kolejnych 6 miesięcy w innym celu, niż wskazany przy zezwoleniach typu B, C i D.

Pracownicy delegowani muszą mieć zapewnione warunki zatrudnienia nie gorsze niż określone w polskim ustawodawstwie pracy w sferach, takich jak czas pracy, nadgodziny, płaca minimalna, BHP, prawa rodzicielskie, itp. Ponadto, obywatele państw trzecich delegowani do Polski powinni otrzymywać wynagrodzenie na poziomie nie niższym niż 70 % średniej płacy w regionie, w którym mają wykonywać pracę.

Pracodawca zagraniczny zobligowany jest do wyznaczenia przedstawiciela w Polsce, który gromadzi podstawowe dokumenty związane z zatrudnieniem, umożliwiające sprawdzenie, czy ww. warunki zostały spełnione (ewidencja czasu pracy, umowy, dowody płatności itp.).

Kiedy zezwolenie nie jest wymagane?

Niektóre grupy cudzoziemców są zwolnione z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, np. osoby posiadające status uchodźcy, obywateli Unii Europejskiej czy studentów uczących się w Polsce.

Sprawdzenie legalności zatrudnienia w rejestrach

Oficjalne rejestry do weryfikacji

Aby zweryfikować, czy przyszły pracownik ma prawo do pracy, warto skorzystać z oficjalnych rejestrów, takich jak:

• System POBYT – umożliwia sprawdzenie legalności pobytu,
• ZUS – pozwala zweryfikować zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych,
• Urząd Wojewódzki – weryfikacja zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.

Jak wykryć fałszywe dokumenty?

Warto również upewnić się, że dokumenty pracownika nie są podrobione – w razie wątpliwości można zgłosić się do Straży Granicznej lub Urzędu ds. Cudzoziemców. Pracodawca powinien również porównywać informacje podane przez pracownika z danymi w dokumentach oraz rejestrach publicznych.

Kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca

Jeśli kontrola wykaże nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca lub naruszenie przepisów prawa pracy, inspektor może zastosować odpowiednie środku prawne, aby ukarać pracodawcę oraz nielegalnie zatrudnionego pracownika. Wśród nich znajdują się takie kary jak:

• kara grzywny dla pracodawcy od 3000 zł do 30 000 zł,
• kara grzywny dla nielegalnie zatrudnionego obcokrajowca od 1000 zł do 30 000 zł,
• decyzja o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu do kraju ojczystego,
• odebranie prawa do korzystania z dotacji publicznych, w tym dotacji unijnych,
• zakaz prowadzenia działalności gospodarczej przez pracodawcę.

Równocześnie po stwierdzeniu naruszenia przepisów, okręgowa inspekcja pracy jest zobowiązana do zawiadomienia o tym fakcie Straży Granicznej oraz wojewody właściwego dla miejsca zdarzenia. Zawiadomienie tych organów, implikuje często dalsze następstwa.

Podsumowanie

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców wymaga dokładnej weryfikacji ich pobytu i zezwoleń na pracę. Sprawdzenie dokumentów, korzystanie z rejestrów oraz znajomość przepisów to kluczowe kroki, które pozwalają uniknąć problemów prawnych i finansowych. Działając zgodnie z obowiązującym prawem, można bezpiecznie i efektywnie zarządzać procesem zatrudniania pracowników z zagranicy.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Specjalista ds.legalizacji zatrudnienia

Zadaj pytanie