KSeF – Krajowy System e-Faktur

W dzisiejszym świecie, w którym technologia stale ewoluuje, tradycyjne metody prowadzenia biznesu muszą ustąpić miejsca nowym rozwiązaniom, które są wygodniejsze i bardziej efektywne. Jednym z takich przełomowych narzędzi jest Krajowy System e-Faktur, zwany również KSeF. Czym Krajowy System e-Faktur różni się od Platformy Elektronicznego Fakturowania? Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu? Jak więc poprawi się życie podatników po wprowadzeniu KSeF? Co jest potrzebne do prawidłowego wystawienia faktury w KSeF? W niniejszym artykule zgłębimy głębiej System e-Faktur, przedstawiając korzyści, jakie niesie dla przedsiębiorców i jak go skutecznie wdrożyć.

SPIS TREŚCI

• Co to jest KSeF?
• Czym jest faktura ustrukturyzowana?
• Faktury niepodlegające pod KSeF
• Krajowy System e-Faktur od kiedy?
• Jak zalogować się do systemu KSeF?
• Czy będą kary za wystawienie faktury poza KSeF?
• Jakie korzyści ma zapewnić Krajowy System e-Faktur?

Co to jest KSeF?

KSeF, czyli tak zwany Krajowy System Faktur to platforma, która ma służyć do wystawienia faktury ustrukturyzowanej i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Umożliwia również wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. KSEF to innowacyjne rozwiązanie, które zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa w Polsce wystawiają, przesyłają i przechowują faktury.

Krótko mówią to system faktur wprowadzony by umożliwić generowanie, wprowadzenia faktur, akceptację faktur, stosowania faktur elektronicznych, wysyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Zamiast drukowania faktury na papierze, można wygenerować elektroniczną kopię, która jest równie ważna prawnie jak tradycyjny dokument. Ta nowa metoda ma nie tylko ekologiczne korzyści, ale również przynosi wiele praktycznych i finansowych zalet dla przedsiębiorców.

Wprowadza również wiele udogodnień dla podmiotów korzystających z systemu. Dzięki dostępowi online, firmy mogą teraz wystawiać i otrzymywać faktury w dowolnym miejscu i czasie, niezależnie od odległości czy strefy czasowej. Ponadto dokumenty elektroniczne mogą być łatwo wyszukiwane i archiwizowane, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz przepływ informacji w firmie.

Przeczytaj także: Jak sprawdzić firmę

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana jest to faktura elektroniczna zawierająca właściwe informacje (określone przepisami prawa), formę faktury i jest zapisana w odpowiednim formacie elektronicznym (jak np. xml). Forma faktury ustrukturyzowanej powinna umożliwić odczytywanie i przetwarzanie danych zawartych w dokumencie.

Są to dane takie jak:

• data sprzedaży
• data wystawienia faktury
• dane kontrahentów
• kwoty.

System e-Faktur to platforma, która służy do rejestrowania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Informacje zawarte na fakturze w systemie KSEF nie są przechowywane w formie obrazu, ale w postaci znaczników. Dlatego faktury KSeF są określane jako “faktury ustrukturyzowane”. Ważne jest zrozumienie, że język formatu XML, który jest używany w systemie, nie jest czytelny dla człowieka. Jednak programy księgowe, które współpracują z tym formatem, są w stanie przetworzyć i odczytać te dane.

Warto pamiętać, że tradycyjne faktury w formacie PDF nie będą mogły zostać odczytane przez systemy. W ramach krajowego systemu e-faktur, faktury muszą być generowane i przesyłane przy użyciu programów komputerowych połączonych z systemem teleinformatycznym KSeF. Po zakończeniu procesu sprzedaży, podatnik powinien połączyć się z systemem, aby zarejestrować wystawioną fakturę i nadać jej odpowiedni numer.

Ciekawym aspektem jest to, że przesyłanie faktur nie musi odbywać się bezpośrednio do nabywcy. Zamiast tego, wysyłka faktury następuje do systemu KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Nabywca może zalogować się do systemu i pobrać fakturę oraz korzystać z niej, mając dostęp do niej w wygodny sposób.

Na chwilę obecną podatnicy mogą korzystać z faktur jako jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca usługi lub towaru może zatem wystawiać i korzystać z:

• faktur papierowych,
• faktur elektronicznych (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym),
• faktur elektronicznych ustrukturyzowanych

Faktury niepodlegające pod KSeF

W oparciu o zapowiedzi Ministerstwa Finansów, każda faktura, która dokumentuje sprzedaż na terytorium kraju i jest wystawiana zgodnie z polskimi przepisami prawa podatkowego podlega tym wymogom.

Krajowy system e-faktur swoim rozwiązaniem obejmuje różne typy faktur. Daje możliwość wystawiania faktur i ich rozliczania pomiędzy różnymi podmiotami. Dlatego też warto pamiętać, że nie każda faktura ustrukturyzowana wystawiona będzie przez ksef.

Dokumenty związane ze sprzedażą podlegające wyłączeniu z KSeF to:

• noty korygujące- przewidywana jest likwidacja not korygujących w KSeF i poza nim

faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej – brak zgodności wprowadzanych danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie pozwoli na wystawienie faktury w systemie KSeF np. wystawienie faktury bez NIP sprzedawcy.

• duplikat faktury- do faktur, które są wystawione w systemie nie ma konieczności wystawienia duplikatu, gdyż nie ma możliwości aby taka faktura zaginęła, faktury w KSeF są archiwizowane przez okres 10 lat.
• faktura proforma – faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
• faktura RR – faktura RR jest specyficzną formą fakturowania przez odbiorców, którzy dokumentują nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych
• faktura ustrukturyzowana w zamówieniach publicznych – do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi służy platforma Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)
• faktura od zagranicznego dostawcy – Ministerstwo Finansów wskazuje, że zadaniem systemu e-faktur nie jest raportowanie faktur od dostawców zagranicznych, a sprzedaż dokonywana w kraju, zatem otrzymanie faktury dokumentującej WNT czy import nie musi być odnotowywane w KSeF.
• transakcje polskich podmiotów fakturowane według przepisów innego państwa – jeśli polski podmiot dokonuje transakcji w innym kraju i ta transakcja podlega pod tamtejszy system podatkowy, wówczas faktura dokumentująca daną sprzedaż powinna być wystawiona zgodnie z tamtejszym prawem podatkowym, a co z tym związane nie podlega KSeF.
• faktury konsumenckie (B2C) – faktury wystawiane dla finalnych konsumentów (B2C) nie muszą być wystawiane w KSeF.
• bilety spełniające funkcję faktury – bilety takie będą całkowicie wyłączone ze stosowania KSeF.

Zobacz: Faktura uproszczona, faktura pro forma, faktura,

Krajowy System e-Faktur od kiedy?

System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Krajowy System e-Faktur został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. Ministerstwo Finansów pierw wyszło z propozycją dobrowolnego przystąpienia do platformy KSEF. Dlatego też od stycznia 2022 r. do końca czerwca 2024 r. korzystanie z KSEF jest dobrowolne. Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lipca 2024 roku. Co ważne, termin nie dotyczy wszystkich podatników. Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od:

• 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,
• 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy).

Jak zalogować się do systemu KSeF?

Po pomyślnym uwierzytelnieniu i autoryzacji, dostęp do systemu KSeF jest możliwy. Każda osoba zalogowana do systemu ma określone uprawnienia, które określają zakres działań, takie jak przeglądanie, wystawianie faktur i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.

Ważne jest, że podatnicy mają możliwość nadawania uprawnień w swoim imieniu. System KSeF zapewnia zarówno uprawnienia dla określonych podmiotów, jak i dla indywidualnych osób fizycznych. To podatnik decyduje, jakie czynności dana osoba lub podmiot może wykonywać, ponieważ system KSeF uwzględnia różne rodzaje uprawnień oraz różne modele ich funkcjonowania.

Dzięki temu elastycznemu podejściu umożliwia dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb i struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Podatnicy mają pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do systemu i jakie działania mogą być podejmowane w ramach e-fakturowania.

W dalszej części artykułu przedstawimy więcej szczegółów na temat zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF oraz korzyści, jakie to przynosi dla przedsiębiorstw.

Czy będą kary za wystawienie faktury poza KSeF?

Pamiętajmy, że system e-faktur w chwili obecnej funkcjonuje i jest dobrowolne. Jako, że według Ministerstwa Finansów od lipca 2024 r. ma być obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Zgodnie z przyjętymi przepisami kary za nieprzestrzeganie systemu ksef (czyli systemu obsługi faktur elektronicznych) stosowane będą od stycznia 2025 r. Natomiast podatnik za niestosowanie się do przepisów dotyczących KSeF w okresie od 01 lipca 2024 do 01 stycznia 2025 powinien pamiętać o ewentualnych karach z tytułu odpowiedzialności karno-skarbowej.

Według założeń projektowych kary mogą wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza Systemem e-Faktur. Trzeba jednak pamiętać, że nie są to stałe kwoty, a będą one wymierzane indywidualnie przez urząd skarbowy z uwzględnieniem maksymalnych wartości.

Jeśli nie dopełniono obowiązku wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie miał prawo odstąpić od nałożenia kary.
Natomiast, do nakładania kar będą stosowane przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Przez co przy wymierzaniu kary za niekorzystanie z KSeF zostaną wzięte pod uwagę wszystkie okoliczności tj. waga, okoliczności i stopień naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, to czy wcześniej podatnik był karany za podobny czyn.

Może Cię także zainteresuje: Przychód, a dochód

Jakie korzyści ma zapewnić Krajowy System e-Faktur?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e Faktur ma przyniesie podatnikom wiele korzyści:

• krótszy do 40 dni termin zwrotu podatku VAT;
• brak konieczności posiadania dokumentacji, która potwierdza uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania
• przyspieszenie obrotu dokumentów;
• brak ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF
• zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
• bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich,
• większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania
• możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

Wprowadzenie krajowego systemu e-faktur okazało się przełomowym krokiem w usprawnianiu obiegu dokumentów finansowych oraz w walce z szarą strefą w Polsce. Od momentu wprowadzenia obowiązku stosowania faktur elektronicznych, przedsiębiorcy zyskali wyraźne korzyści, a procesy związane z wystawianiem i przechowywaniem faktur znacznie się ułatwiły.

Stosowanie faktur elektronicznych stało się nie tylko normą, ale także świadectwem nowoczesności i dbałości o środowisko. Poprzez wystawienie faktury w formie elektronicznej, przedsiębiorcy znacząco zmniejszyli zużycie papieru oraz ograniczyli generowanie niepotrzebnych odpadów.

Cechy systemu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) odegrały kluczową rolę w umożliwieniu sprawnej wymiany dokumentów między podmiotami gospodarczymi. Oprogramowanie umożliwiające generowanie i przesyłanie faktur elektronicznych spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności, co jest niezmiernie istotne w obrocie handlowym.

Faktury elektroniczne wystawione w ramach KSeF charakteryzują się czytelnością, a ich ustrukturyzowany format ułatwia odczytywanie i przetwarzanie danych przez systemy informatyczne. Dzięki temu, przypadki wystawiania faktur z błędami zostały zminimalizowane, co przyczyniło się do redukcji konieczności korygowania dokumentów i unikania nieporozumień między kontrahentami.

W kontekście wystawiania faktur, krajowy system e-faktur przyczynił się również do usprawnienia kontroli podatkowych. Dzięki elektronicznej wymianie danych, organy skarbowe mają możliwość szybszego i bardziej precyzyjnego monitorowania transakcji między firmami, co skutkuje skuteczniejszą walką z ewentualnymi nadużyciami podatkowymi.

Podsumowując, wprowadzenie obowiązku stosowania faktur elektronicznych poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) było istotnym krokiem w cyfryzacji polskiej gospodarki. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskali efektywny i bezpieczny sposób na wystawianie faktur, a obieg dokumentów finansowych stał się bardziej przejrzysty i ekologiczny. Wprowadzenie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przyczyniło się do zminimalizowania błędów w dokumentach oraz usprawniło procesy kontrolne, co przyniosło wymierne korzyści dla całego społeczeństwa i gospodarki.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Dyrektor Finansowa

Zadaj pytanie