Księgowość 
28 lipca 2023
Koszty pracodawcy, czyli koszt zatrudnienia pracownika w 2023 roku
Koszt utrzymania pracownika. Ile szef płaci za twój etat? Całkowity koszt zatrudnienia pracownika oprócz pensji z podatkiem brutto obejmuje także inne ważne elementy. Nie każdy wie, ale pracodawca opłaca takie świadczenia jak składka emerytalna, składka rentowa, czy składki na pracownicze plany kapitałowe (ppk). Jak obliczyć koszty zatrudnienia pracownika? Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – za co jeszcze się płaci? Jakie są obowiązki i koszty pracodawcy? Jaki jest koszt umowa zlecenie? Jaki jest koszt umowy o pracę? Zapraszamy do lektury!
SPIS TREŚCI
- Jakie elementy składają się na koszt zatrudnienia pracownika?
- Czym jest całkowity koszt pracodawcy?
- Co wchodzi w koszty pracodawcy?
- Wynagrodzenie netto, brutto i brutto brutto – czym się różnią?
- Minimalne wynagrodzenie 2023
- Umowa o pracę – jakie koszty ponosi pracodawca?
- Koszt umowy zlecenie dla pracodawcy w 2023 roku
- Koszt całkowity zatrudnienia na umowę o dzieło
- Koszt zatrudnienia pracownika B2B
- Wyższa płaca minimalna 2023. Jakie ma skutki podatkowe?
Jakie elementy składają się na koszt zatrudnienia pracownika?
Podstawowy koszt, jaki ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę, to nie tylko wysokość pensji brutto pracownika ale również to inne zobowiązania. Całkowity koszt pracodawcy znacznie przewyższa kwotę, którą pracownik otrzymuje za swoją wykonaną pracę. Jest to dość ważne, szczególnie dla osób, które chcą założyć swoją działalność gospodarczą i zatrudniać ludzi do pracy. Jaki jest więc łączny koszt pracodawcy?
Warto wiedzieć, że koszt utrzymania pracownika będzie się zwiększał wraz ze zwiększeniem wynagrodzenia zatrudnionego. W związku z taką sytuacją pracodawcy niechętnie decydują się zatrudnić pracownika w oparciu o umowę o pracę i chętniej wybierają formę zatrudnienia w oparciu o umowy cywilnoprawne. By dokładniej poznać koszt utrzymania pracownika w firmie warto skorzystać nawet z darmowych kalkulatorów wynagrodzenia w internecie.
Czym jest całkowity koszt pracodawcy?
Całkowity koszt utrzymania pracownika to wszystkie wydatki, jakie firma ponosi w związku z zatrudnieniem nowej osoby.
Koszty związane z zatrudnieniem zależą nie tylko od wieku, ulg podatkowych ale przede wszystkim od rodzaju umowy. Koszty pracownicze mogą znacznie się różnić w zależności od rodzaju dokumentu/umowy. Z tego powodu niektóre firmy preferują zatrudnianie studentów lub osób z orzeczeniem o niepełnosprawności. W takich przypadkach całkowity koszt pracownika jest niższy, co pozwala pracodawcy zaoszczędzić.
Całkowity koszt utrzymania pracownika obejmuje nie tylko jego wynagrodzenie netto, ale również różne składki ubezpieczeniowe i społeczne. Wśród tych kosztów znajduje się różnica między kwotą brutto a netto wynagrodzenia oraz dodatkowe opłaty, które stanowią około 20% całkowitej kwoty brutto. Te dodatkowe opłaty obejmują składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, które są odprowadzane do ZUS.
Dlatego też, zatrudniając osoby ze statusem studenta lub z orzeczeniem o niepełnosprawności, pracodawcy mogą obniżyć swoje wydatki na zatrudnienie, ponieważ nie muszą płacić pełnych kosztów, które wiążą się z tradycyjnym zatrudnieniem.
Zapisz się do newslettera!
Co wchodzi w koszty pracodawcy?
Podstawowym kosztem osoby zatrudnionej jest jego wynagrodzenie. Oprócz tego pracodawca zobowiązuje się do innych opłat. W przypadku umów o pracę kosztem uzyskania przychodu firmy jest:
- wynagrodzenie brutto
- składki ZUS finansowane przez pracodawcę
- wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę.
Koszty zatrudnienia pracownika nie sprowadzają się jedynie do jego pensji. Jakie są inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika?
Należy także opłacić:
- składki na Fundusz Pracy
- składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- ubezpieczenie wypadkowe
- ubezpieczenie społeczne
- ubezpieczenie zdrowotne
- ubezpieczenie chorobowe
- ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników, są przy tym zobowiązani do ustalenia warunków płacy w regulaminie wynagradzania.
Inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika
Oprócz comiesięcznego kosztu jakim jest wynagrodzenie osób zatrudnionych, na pracodawcę nałożone są także inne wymogi prawne, które należy opłacić, czyli:
- opłacenie pracownikowi badań lekarskich – wstępnych, okresowych oraz kontrolnych,
- przeprowadzenie szkolenia BHP,
- opłata wynagrodzenia chorobowego,
- zapewnienie płatnego urlopu wypoczynkowego w wysokości 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy (koszt ponosi pracodawca)
- dodatek za nadgodziny,
- zapewnienie wynagrodzenia w okresach niezawinionego przez pracownika niewykonywania pracy.
Co ważne, obowiązki i koszty pracodawcy to również rekrutacja i wdrożenie nowego pracownika. Wszystkie powyżej przedstawione elementy stanowią łączny koszt pracodawcy.
Wynagrodzenie netto, brutto i brutto brutto – czym się różnią?
Pracownika, przed podpisaniem umowy (niezależnie od jej rodzaju) interesuje z reguły to co dostaniemy na rękę, czyli wynagrodzenie kwota netto. Z kolei nieco inaczej wygląda to dla pracodawcy, który w momencie zatrudnienia musi oszacować tak zwany całkowity koszt zatrudnienia. Ten jest dużo wyższy od kwoty, którą otrzyma pracownik. Na umowach zazwyczaj uwzględnia się wartość brutto. Niestety, ale pojęcie netto brutto nie dla każdego jest zrozumiałe, dlatego wyjaśniamy!
- wynagrodzenie netto – kwota „na rękę” dla pracownika
- wynagrodzenie brutto – kwota przed potrąceniem zaliczki na podatek dochodowy i składek ZUS, które finansuje pracownik, ale nalicza i odprowadza pracodawca
- wynagrodzenie „brutto brutto” lub „superbrutto” – kwota obejmująca wynagrodzenie brutto i składki obciążające pracodawcę
Od wynagrodzenia brutto nalicza się także inne zobowiązania, np. wpłaty podstawowe i dodatkowe do PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych).
Nie wiesz ile brutto to netto? Sprawdź koniecznie Brutto ile to netto
Minimalne wynagrodzenie 2023
Płaca minimalna to najniższa kwotą, jaką pracodawca może zapłacić za wykonaną pracę. Minimalne wynagrodzenie zostało ustalone niezależnie od rodzaju zatrudnienia: czy jest to umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna. Wysokość minimalnej pensji to dolna granica wynagrodzenia, jaką powinna otrzymać każda zatrudniona osoba w pełnym wymiarze pracy.
W 2023 roku minimalne wynagrodzenie wynosi:
- od 1 stycznia do 30 czerwca – 3490 zł brutto
- od 1 lipca do 31 grudnia – 3600 zł brutto.
Płaca minimalna to zazwyczaj kwota brutto, czyli kwota wraz z podatkami i składkami społecznymi pracownika (składki emerytalne pracownika, składka zdrowotna, składka rentowa, składka chorobowa). Wypłacana jest za okres 1 miesiąca.
Płaca minimalna netto – ile na rękę dla pracownika?
Pracownik na rękę (czyli kwotę netto) otrzyma 2783,86 zł.
Pracowniku – realnie “na rękę” otrzymasz 2783,86 zł, pozostałe 816,14 zł to składki do ZUS i podatek dochodowy, który odprowadzi za Ciebie pracodawca. Jeśli zarabiasz minimalną, oznacza to wzrost Twojego wynagrodzenia w miesiącu o 74,38 zł w stosunku do miesięcy styczeń – czerwiec 2023 r.
Umowa o pracę – składki ZUS pracownika i pracodawcy
Co wchodzi w koszty pracodawcy? Z perspektywy pracownika trudno jest tak naprawdę oszacować wszelkie wydatki, jakie ponosi firma w związku z zatrudnieniem nowego pracownika. Niewiele osób wie, że kosztem nie jest tylko i wyłącznie wynagrodzenie brutto, które jest uwzględnione w umowie. Niestety, ale dla większości osób tak to wygląda. Praktyka okazuje się nieco inna. Pracodawca ma obowiązek również opłacać wszystkie składki zus. Czyli na całkowity koszt pracodawcy składa się:
kwota brutto + składki ZUS finansowane przez pracodawcę
Wysokość zależy od ustalonego wynagrodzenia. Podatki i składki obliczane są procentowo. Składki społeczne (rodzaje składek zus) obciążające pracodawcę to:
- ubezpieczenie emerytalne: 9,76%,
- ubezpieczenie rentowe: 6,50%,
- Fundusz Pracy (FP): 2,45%,
- ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33%,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1%.
Umowa o pracę – jakie koszty ponosi pracodawca?
Jak obliczyć koszty zatrudnienia pracownika? Biorąc pod uwagę wysokość minimalnego wynagrodzenia od lipca 2023 r. łączny koszt zatrudnienia pracownikawynosi 4391,28 zł. Z tego pracownik otrzymuje na rękę (wynagrodzenie netto – 2715,94 zł). Skąd się więc biorą takie kwoty?
Z czego składa się wynagrodzenie pracownika?
Poniżej przedstawiamy składowe koszty pracodawcy! Wartości procentowe (określone w nawiasach) oznaczają, jaki procent z wynagrodzenia brutto należy przeznaczyć na daną składkę:
- wynagrodzenie brutto – 3 600 zł,
- składka emerytalna – 351,36 zł (9,76%),
- składka rentowa – 234 zł (6,5%),
- składka wypadkowa – 60,12 zł (1,76%),
- składka na Fundusz Pracy – 88,20 zł (2,45%),
- składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 3,60 zł (0,1%),
- wpłata podstawowa na Pracownicze Plany Kapitałowe – 54 zł (1,5%).
Łączna kwota, jaką pracodawca “dopłaca” do wynagrodzenia brutto pracownika zatrudnionego na najniższą krajową, wynosi więc 791,28 zł. Łatwo obliczyć, że wszystkie składki i wpłaty kosztują pracodawcę dodatkowe 21,98% z wynagrodzenia brutto.
Ważne!
Nie wszyscy pracownicy korzystają z Pracowniczych Planów Kapitałowych. Jeżeli pracownik zrezygnował z uczestnictwa w PPK, pracodawca nie uiszcza opłaty podstawowej. Jeżeli jednak pracownik jest zapisany w PPK, pracodawca ma obowiązek opłacać składkę w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto.
Tak więc, całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w wymiarze całego etatu wynosi:
I połowa roku – 3 490 PLN + 714,75 PLN = 4 204,75 PLN
II połowa roku – 3 600 PLN + 737,28 PLN = 4 337,28 PLN
Zobacz też: umowa o pracę, umowa zlecenie
Koszt umowy zlecenie dla pracodawcy w 2023 roku
W przypadku zawarcia umowy zlecenia, na całkowity koszty zatrudnienia pracownika ma wpływ wiele różnych czynników. Jednym z najważniejszych jest to, czy przyszły zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczenia społecznego. Praktyka wygląda nieco inaczej. Trzeba dokładnie przeprowadzić wywiad i dowiedzieć się, czy osoba ta ma inne miejsce pracy, czy prowadzi działalność gospodarczą, studiuje lub pobiera zasiłek macierzyński. Jak wygląda koszt pozyskania i utrzymanie zleceniobiorcy?
W przypadku umowy zlecenia bierze się pod uwagę wiele aspektów. Sytuacja całkowicie się zmienia jeśli zleceniobiorca ma status studenta i nie ukończył 26 roku życia. Wtedy obowiązkiem pracodawcy jest odprowadzaniem tylko kosztów, jakie wynikają z nadwyżki brutto. Podobnie jest w przypadku człowieka, który ma więcej niż jedno miejsce zatrudnienia i zarabia tam równowartość lub kwotę wyższą od minimalnego krajowego wynagrodzenia. Wówczas koszt utrzymania pracownika będzie wynosił tylko podatek od wynagrodzenia brutto.
Niezależnie od składek, które opłaca zleceniobiorca należy pamiętać, że jego pensja nie może być niższa niż minimalna stawka godzinowa. Od 1 lipca 2023 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 23,50 zł brutto za godzinę.
Ogólnie mówiąc, koszty, które ponosi pracodawca są bardzo podobne co w przypadku umowy o pracę. Pod warunkiem, że umowa zlecenie jest jedynym źródłem utrzymania pracownika (i jeśli nie ma posiada statusu studenta). Jeżeli zleceniobiorca zatrudniony jest w innym miejscu, wtedy kosztem pracodawcy jest tylko koszt wynagrodzenia brutto. Składki społeczne opłaca już tylko pracownik. Podobnie w przypadku studentów do 26. roku życia – kosztem pracodawcy jest płaca brutto.
Umowa zlecenie z osobą, dla której to jedyne źródło dochodu
Jeśli umowa cywilnoprawna będzie zawarta z osobą, która nie pracuje w innym miejscu i nie prowadzi własnej działalności gospodarczej – umowa będzie w pełni oskładkowana. Czyli krótko mówiąc, od kwoty brutto odejmuje się składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP. Dlatego też całkowity koszt zatrudnienia będzie takim sam jak w przypadku umowy o pracę.
Umowa zlecenie ze studentem poniżej 26. roku życia
Umowa zlecenie zawarta z uczniem lub studentem oznacza, że zleceniodawca płaci tylko kwotę brutto. Umowy cywilnoprawne ze studentami i uczniami nie są oskładkowane.
Umowa zlecenie z osobą, która pracuje w innym miejscu
Jeśli umowa zlecenie zawierana jest z osobą, której głównym źródłem dochodu jest inna praca, osoba ta uzyska minimalne wynagrodzenie miesięczne i nie płaci składek społecznych. Wtedy opłaca się tylko kwotę brutto.
Czytaj też: Umowa o dzieło
Koszt całkowity zatrudnienia na umowę o dzieło
Jaki jest koszt umowy o dzieło? Umowa o dzieło to rodzaj umowy cywilnoprawnej. Przy tej umowie ani pracownik, ani pracodawca nie są zobowiązani do odprowadzania składek społecznych. Zmienia się to wtedy, gdy umowa o dzieło zawarta jest z tym samym pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy na podstawie umowy o pracę. Wtedy, oczywiście, powstaje obowiązek odprowadzania składek.
Koszt zatrudnienia pracownika B2B
Umowa B2B (business to business) to umowa zawarta pomiędzy firmami. Mogą to być spółki lub też jednoosobowe działalności gospodarcze. W tym przypadku, obie strony postanawiają działać według własnych ustalonych warunków, oczywiście zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i społecznymi normami. Często taki typ porozumienia określa się jako samozatrudnienie. Wielu ludzi świadczy usługi dla jednej firmy, ale nie są to związki pracownicze.
Pracodawca – czyli w rzeczywistości firma, dla której świadczone są usługi – w tym przypadku ponosi koszty. Podatek dochodowy, składki ZUS i inne wydatki obciążają firmę wykonującą usługi. Na zakończenie ustalonego okresu rozliczeniowego wykonawca wystawia fakturę na rzecz Twojej firmy, którą po prostu opłacasz.
W umowie B2B można uwzględnić dodatkowe zapisy, np. benefity (np. opiekę medyczną, prywatne ubezpieczenie, lekcje języka czy szkolenia). Jeśli zdecydujesz się na takie korzyści, Twoja firma będzie musiała uwzględnić dodatkowe wydatki.
Wyższa płaca minimalna 2023. Jakie ma skutki podatkowe?
Podwyższanie płacy minimalnej przynosi wiele korzyści dla pracowników, zarabiających płacę minimalną. Niestety w dużej mierze odbija się to na pracodawcy, który ponosi z tego tytułu największe koszty. Bardzo często pracownicy nie zdają sobie z tego sprawy. Pamiętajmy, że wzrost minimalnego wynagrodzenia to także wzrost podatków, składek i wszystkich innych świadczeń.
Skutki dla pracodawców
Wzrost wynagrodzenia to jednocześnie wzrost kosztów zatrudnienia. Przedsiębiorcę, który zatrudnia pracownika płacąc mu minimalne wynagrodzenie – pracownik kosztuje 4337,28 zł czyli to jest o ponad 800 zł więcej w stosunku do 2022 r., gdzie pracodawca musiał zapłacić łącznie 3526,45 zł za pracownika.
