Kontrola skarbowa u przedsiębiorcy

Każdy przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę, że może być poddany inspekcji podatkowej. Inspekcja ta ma na celu weryfikację rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz prawidłowości dokonywanych rozliczeń podatkowych. Informacja o jej wszczęciu często wywołuje niepokój u przedsiębiorców, a czasami nawet strach przed organem podatkowym. Co to jest kontrola skarbowa? Jaki jest cel i przebieg kontroli skarbowej? Jakie są prawa przedsiębiorcy przy kontroli? Jak wygląda przygotowanie do kontroli podatkowej? Na wszelkie wątpliwości odpowiadamy w naszym artykule.

SPIS TREŚCI

• Kontrola podatkowa w firmie
• Kiedy kontrola skarbowa z urzędu skarbowego, a kiedy z urzędu celno-skarbowego?
• Czas i miejsce przeprowadzenia kontroli?
• Jakie są rodzaje kontroli skarbowej?
• Co powinno zawierać zawiadomienie o wszczęciu kontroli?
• Firma pod kontrolą skarbową
• Czym jest kontrola skarbowa?
• Jak wygląda kontrola skarbowa?
• Zakres kontroli skarbowej
• Czym jest postępowanie administracyjne?
• Czy kontrola skarbowa może zostać przeprowadzona bez uprzedniego zawiadomienia?

Kontrola podatkowa w firmie

Do 2017 roku instytucja kontroli skarbowej była regulowana Ustawą z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej. Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym podstawę prawną kontroli podatkowej stanowią ustawy: 

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, 
• Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, 
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców. 

Zazwyczaj kontrola podatkowa powinna zostać pisemnie zapowiedziana. Tak przygotowane zawiadomienie określa jej cel i czas kontroli. Obowiązkiem organu kontrolującego jest poinformowanie podatnika o tym co najmniej 7 dni wcześniej. Podczas procedury kontroli inspektor skarbowy ma prawo:

• sporządzać kopie i fotokopie,
• filmować dokumentację podatkową (by zebrać niezbędny materiał dowodowy)
• przesłuchać podatnika
• przesłuchać świadków.

W przypadku podejrzenia wykroczenia lub przestępstwa karno-skarbowego kontroler ma prawo do zabezpieczania dowodów, np. poprzez zarekwirowanie dokumentów finansowych czy zajęcie komputera służbowego. Jeżeli podatnik będzie utrudniał czynności wykonywane przez kontrolerów, mają oni prawo do wezwania policji, straży miejskiej lub też straży celnej.

Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu kontroli, w którym wskazane są wszystkie błędy wraz z podstawą prawną. Podatnik ma prawo do wniesienia zastrzeżeń do protokołu w terminie 14 dni od dnia zakończenia kontroli.

Kiedy kontrola skarbowa z urzędu skarbowego, a kiedy z urzędu celno-skarbowego?

Wyróżniamy 2 główne rodzaje kontroli w obrębie prawa podatkowego: 

• Kontrola podatkowa – regulowana jest przez Ordynację podatkową i prowadzą ją urzędy skarbowe. Stosuje się również przepisy Prawa przedsiębiorców
• Kontrola celno-skarbowa – prowadzona przez naczelników urzędów celno-skarbowych na gruncie przepisów o Krajowej Administracji Skarbowej. Nie mają tu zastosowania przepisy Prawa przedsiębiorców.  

Kontrola celno-skarbowa dotyczy zwykle poważniejszych spraw, mających większe znaczenie dla funkcjonowania państwa: oszustwa podatkowe, wyłudzenia VAT, karuzele podatkowe, pranie brudnych pieniędzy. Może by nią jednak objęta każda firma, w tym jednoosobowa działalność gospodarcza. 

Każdy przedsiębiorca, który decyduje się prowadzić własną firmę powinien być świadomy, że może być poddany kontroli skarbowej przez urząd kontroli skarbowej. Jej celem jest sprawdzenie rzetelności prowadzonych ksiąg podatkowych oraz poprawności rozliczeń podatkowych. Zanim urząd skarbowy zdecyduje wszcząć kontrolę, powinien pierw wysłać przedsiębiorcy zawiadomienie o wszczęciu kontroli poprzez doręczeniu mu specjalnego zawiadomienia na formularzu ZAW-K.

Formularz ten określa:

• zakres kontroli skarbowej
• rodzaj sprawdzanego podatku
• okres objęty weryfikacją.

Jaki jest czas trwania kontroli? Kontrola skarbowa może zacząć się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia podatnikowi zawiadomienia. Wszczęcie kontroli skarbowej może nastąpić w dowolnym momencie we wskazanym przedziale czasowym.

Urząd skarbowy nie ma obowiązku podać konkretnej daty rozpoczęcia kontroli podatkowej w zawiadomieniu o zamiarze jej wszczęcia. Za zgodą lub na wniosek podatnika kontrola skarbowa może zostać wszczęta przed przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Zgodnie z przepisami Prawa przedsiębiorców nie można prowadzić więcej niż 1 kontroli w tym samym czasie. Maksymalny czas trwania kontroli nie powinien przekraczać 12 – 48 godzin w ciągu roku.

Zobacz koniecznie: Kontrola na zwolnieniu lekarskim

Czas i miejsce przeprowadzenia kontroli?

Czas trwania wszystkich kontroli podatkowych w roku kalendarzowym nie może przekroczyć:

• w przypadku mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
• w przypadku małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
• w przypadku średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
• w przypadku pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Takiego ograniczenia nie ma natomiast kontrola celno-skarbowa, która może trwać dłużej niż w przypadkach wymienionych wyżej. Ponadto kontrolę wykonuje się w godzinach pracy lub w czasie wykonywania działalności przez podatnika.

Wyjątek: czynności kontrolne nie mogą zakłócać pracy przedsiębiorcy!

Miejsce przeprowadzanej kontroli wskazuje art. 285a Ordynacji Podatkowej:

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności – czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Czytaj: Podatki w firmie

Jakie są rodzaje kontroli skarbowej?

Czego kontrola skarbowa dotyczy?

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o kontroli skarbowej z 28 września 1991 r. kontrola skarbowa to rodzaj kontroli finansowej i państwowej. W zakresie kontroli skarbowej można wyróżnić postępowanie przygotowawcze, opracowanie operacyjne i postępowanie podatkowe.

Biorąc pod uwagę różne rodzaje kontroli skarbowej można wyróżnić również:

• kontrolę celno skarbową – to kontrola, która jest przeprowadzana przez naczelników urzędów celno – skarbowych na podstawie ustawy o KAS. W kontroli celno skarbowej nie mają zastosowania przepisy wynikające z ustawy Prawo przedsiębiorców. Jednym z głównym różnic będzie więc brak limitu prowadzonych kontroli oraz nieograniczony czas trwania kontroli celno-skarbowej.
• kontrolę krzyżową – to termin używany przez przedsiębiorców i oznacza czynność sprawdzającą dokonywaną przez Urząd Skarbowy podatnika. Może zdarzyć się, że kontrolowana jest tylko część dokumentów firmy, a w wyniku kontroli i odkryciu dodatkowych nieprawidłowości, zostanie sprawdzona gruntownie cała dokumentacja przedsiębiorstwa. 

Podczas przeprowadzenia kontroli podatkowej oraz kontroli celno – skarbowej wszelkie czynności prowadzone są w siedzibie kontrolowanej firmy lub w innym miejscu, gdzie przechowywania jest dokumentacja. W przypadku, gdy księgi podatkowe prowadzi się i przechowuje poza siedzibą firmy, kontrolowany przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić dostęp do tych ksiąg w swojej siedziby lub w miejscu ich prowadzenia. Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne (za zgodą podatnika) mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego w dwóch przypadkach: jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach. 

Co powinno zawierać zawiadomienie o wszczęciu kontroli?

Zawiadomienie o wszczęciu kontroli powinno zawierać:

• oznaczenie organu 
• miejsce i datę wystawienia
• oznaczenie przedsiębiorcy
• zakres kontroli (czego kontrola ma dotyczyć)
• imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Firma pod kontrolą skarbową

Zawiadomienie o kontroli powinno zawierać dokładne informacje, takie jak:

• data i miejsce wystawienia dokumentu
• informację o oznaczeniu przedsiębiorcy
• informację o organie kontrolującym

Ważne jest także zawarcie danych podmiotu, który udziela upoważnienia do kontroli wraz z jego podpisem oraz pełnioną funkcją. Istotnym elementem jest też określenie zakresu przedmiotowego, którego będzie dotyczyła kontrola skarbowa.

Zanim nastąpi rozpoczęcie kontroli podatkowej przez organy podatkowe, kontrolowany przedsiębiorca ma obowiązek przygotować wymagane dokumenty. Ma również możliwość ponownego zweryfikowania dokumentacji księgowej i dokonania ewentualnych korekt w KPiR oraz deklaracji podatkowych.

Jeżeli podatnik w dokumentacji księgowej posiada faktury wystawiane w języku obcym powinien pamiętać, że może zaistnieć konieczność przetłumaczenia tych dokumentów na język polski, ponieważ organy podatkowe podczas kontroli mają prawo tego wymagać. Przetłumaczenie dokumentów na język polski należy dokonać na swój własny koszt. Wynika to z przepisów prawnych, a dokładnie z art. 287 ordynacji podatkowej ” Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić wykonywanie czynności (…), w szczególności przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli”.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi w swojej księgowości używa programów komputerowych kontrolerzy urzędu skarbowego powinni mieć dostęp do księgi podatkowej i dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych.

Warto zaznaczyć, że kontrolujący urzędnicy mają legalne uprawnienia do żądania dokumentów tylko w zakresie, który został sprecyzowany w powiadomieniu o rozpoczęciu kontroli. Jeśli w trakcie kontroli funkcjonariusze żądają dokumentacji z innego okresu, podatnik ma prawo odmówić dostarczenia tych dokumentów. Prośby o dokumenty z innych okresów mogą być zrealizowane jedynie na mocy pisemnych zawiadomień, w takim przypadku podatnik jest zobowiązany do ich dostarczenia.

Czym jest kontrola skarbowa?

Kontrola skarbowa to pewien rodzaj kontroli państwowej. Wykonują ją organy kontroli skarbowej w celu ochrony interesów i praw majątkowych Skarbu Państwa (weryfikacja ksiąg). Ponadto ma zapewnić skuteczność wykonywania zobowiązań podatkowych oraz innych należności, które zasilają budżet państwa lub państwowe fundusze celowe.

Kontrola skarbowa ma również na celu ocenę, czy działania osób lub instytucji państwowych są zgodne z obowiązującymi przepisami. Ponadto, ma zapobiegać i zwalczać naruszenia przepisów regulujących handel międzynarodowy i obrotu towarami importowanymi z zagranicy. Kontrola ta ma także na celu zapobieganie i wykrywanie przestępstw, które są określone w artykułach 228-231 Kodeksu Karnego, wśród osób zatrudnionych lub wykonujących obowiązki w jednostkach organizacyjnych podlegających ministrowi odpowiedzialnemu za finanse publiczne.

Kontrola skarbowa realizowana jest zasadniczo w dwóch formach:

• postępowaniu kontrolnym
• wywiadzie skarbowym.

Jak wygląda kontrola skarbowa?

Jaki jest cel i przebieg kontroli skarbowej? Przeprowadzenie kontroli celnej sprawdza, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków wobec urzędów kontroli skarbowej.

Trwanie kontroli skarbowej ma wskazać:

• czy uiszczona opłata jest wyliczona prawidłowo
• czy została opłacona w całości
• terminowość w składaniu deklaracji podatkowych
• terminowość w płaceniu obciążeń skarbowych.

Organy podatkowe mają prawo badać działanie skarbowe przedsiębiorcy w ciągu ostatnich 5 lat podatkowych. Rzadko się zdarza, by postępowanie kontrolne zajęło się badaniem całości dokumentacji z 5 lat. Zazwyczaj działania urzędników podczas kontroli dotyczą jedynie danego wycinka z życia podatkowego osoby obowiązanej. Jeśli kontrola podatkowa dokonana w firmie wskaże błędy przy podatku dochodowych, kontroler bardziej szczegółowo skupi się na deklaracji PIT oraz CIT. Z kolei jeśli zostaną wykryte błędy w deklaracji podatku VAT, wtedy kontrola sprawdzi poprawności rozliczeń podatkowych. Organ podatkowy ma obowiązek dokładnie wskazać czego będzie dotyczyła kontrola skarbowa. Jeżeli zatem urząd swoją decyzją obejmie np. ostatni rok podatkowy, wówczas podatnik nie ma obowiązku przedstawiać inspektorom dokumentacji z innego okresu.

Może Cię również zainteresuje: Pasek wynagrodzeń

Zakres kontroli skarbowej

Ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej jasno określa, co wchodzi w zakres kontroli celno – skarbowej. Art. 54 ust.1 wyżej przytoczonej ustawy dokładnie mówi, czego kontrolowanie danego podatnika dotyczy. Chodzi przede wszystkim o przestrzeganie przepisów:

• prawa podatkowego
• prawa celnego oraz innych przepisów związanych z przywozem i wywozem towarów w obrocie między obszarem celnym Unii Europejskiej a państwami trzecimi
• regulujących urządzanie i prowadzenie gier hazardowych, a także zgodność tej działalności ze zgłoszeniem, udzieloną koncesją lub zezwoleniem oraz zatwierdzonym regulaminem
• w zakresie posiadania automatów do gier hazardowych
• prawa dewizowego w zakresie ograniczeń i obowiązków określonych dla rezydentów i nierezydentów oraz warunków udzielonych na ich podstawie zezwoleń dewizowych, a także warunków wykonywania działalności kantorowej
• o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Kontrola skarbowa jest jedną z najtrudniejszych kontroli dla przedsiębiorcy. Dlatego warto wiedzieć, jak wygląda procedura kontroli jak się do niej przygotować.

Czym jest postępowanie administracyjne?

Postępowanie administracyjne to działanie uregulowane w kilku ustawach, jednak w przypadku postępowania dowodowego organu podatkowego najważniejsze są ustalenia ustawy Ordynacji podatkowej. Jak wygląda procedura kontroli? Organ podatkowy ma obowiązek zebrać oraz rozpatrzyć cały materiał dowodowy, jaki został zgromadzony w sprawie. Na tym etapie postępowania może zmienić, uzupełnić lub uchylić postanowienie dotyczące przeprowadzenia dowodu. Decyzje urzędu skarbowego w każdej sprawie podejmowane są w zgodzie z zasadą swobodnej oceny dowodów. Oznacza to, że organ podatkowy ma prawo dokonywać oceny materiału dowodowego według swej wiedzy, doświadczenia oraz wewnętrznego przekonania.

Czy kontrola skarbowa może zostać przeprowadzona bez uprzedniego zawiadomienia?

Przedsiębiorca powinien zostać wcześniej poinformowany o przeprowadzeniu kontroli podatkowej. Kontrola z Urzędu Skarbowego powinna być zapowiedziana co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. W wyjątkowych sytuacjach organ kontrolny może rozpocząć kontrolę po okazaniu służbowej legitymacji. Na podstawie przepisów prawnych, a dokładnie art. 828c ustawy ordynacja podatkowa zawiera cały katalog sytuacji, w których kontrola zostanie przeprowadzona bez wcześniejszego zawiadomienia.

• dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,  
• ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,  
• dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,  
• dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,  
• ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, 
• zostaje wszczęta w trybie niezwłocznego podjęcia kontroli,  
• ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury,  
• dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin,  
• ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej,  
• dotyczy zasadności zwrotu podatku(…). 

Ponadto kontrola skarbowa bez uprzedniego zawiadomienia odbywa się, gdy kontrolowany: 

• został prawomocnie skazany w RP za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli (…), 
• jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,  
• nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.  

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Dyrektor Finansowa

Zadaj pytanie