Faktura uproszczona – do jakiej kwoty można ją wystawić

W dzisiejszych czasach, w których przedsiębiorstwa zobligowane są do prowadzenia swoich finansów niezwykle istotne jest korzystanie z odpowiednich narzędzi i dokumentów. Jednym z najważniejszych aspektów w tym zakresie jest wystawianie faktur. Wśród różnorodnych rodzajów faktur – faktura uproszczona zajmuje szczególne miejsce, ze względu na swoją prostotę i elastyczność. Jakie dane zawiera faktura? Co dokładnie faktura uproszczona musi zawierać? Czym różni się od zwykłej faktury? Jakie są zasady wystawiania takiej faktury ? Czy paragon fiskalny może być potraktowany jako faktura uproszczona? W naszym artykule znajdziesz odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania. Ponadto postaramy się również przyjrzeć bliżej tego rodzaju fakturze, a mianowicie – jej zasadom, korzyściom, czy ograniczeniom.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Faktura uproszczona – czym jest?
• Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?
• Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?
• Co musi zawierać faktura uproszczona?
• Jakich danych nie powinna zawierać faktura uproszczona?
• Termin wystawienia faktury uproszczonej
• Faktura uproszczona a paragon fiskalny

Faktura uproszczona – czym jest?

Faktura uproszczona jest dokumentem poświadczającym sprzedaż. Wystawiana jest na kwotę w wysokości do 450 zł brutto, lub 100 euro brutto. Może ją wystawić praktycznie każdy podatnik VAT. Ważne jest, by zostały na niej umieszczone dane, które pozwolą określić nie tylko stawkę, ale także kwotę podatku. Należy podkreślić, że wystawienie faktury uproszczonej to tylko i wyłącznie prawo, a nie obowiązek podatnika. Jeśli kwota przekroczy wyżej podane wartości, wtedy podatnik sam decyduje, czy udokumentować sprzedaż przez uproszczoną fakturę, czy tradycyjną fakturę vat.

Fakturę uproszczona traktuje się także jako specjalny rodzaj paragonu fiskalnego. Umieszcza się na nim NIP nabywcy towarów. Pamiętajmy, że jeśli faktura ta jest dokumentem księgowym, wtedy jej odbiorca ma prawo ją zaksięgować na podstawie kosztów. Dzięki temu może odliczyć sobie podatek vat od zakupionego towaru lub wykonania usługi. Szczegóły dotyczące zasad wystawiania faktur uproszczonych można odnaleźć w Ustawie o VAT

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

Tradycyjny model sprzedaży wymaga, by każda sprzedaż, czy wykonana usługa została udokumentowana wydaniem klasycznego paragonu fiskalnego. Jeśli osoba kupująca, chce zakupić towar na firmę – wtedy mamy obowiązek wystawić mu fakturę uproszczoną. Potrzebujemy do tego tylko numer NIP. Warto mieć na uwadze, że dokument ten wystawia się tylko i wyłącznie dla usługi lub produktu, których łączna wartość nie przekroczy 450 zł lub 100 euro. Zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym wystawienie takiej faktury ma charakter opcjonalny – to znaczy, że nie jest obligatoryjne.

W kontekście terminu faktura uproszczona w niczym nie różni się od faktury VAT – wciąż należy wystawić ją najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostarczenia towarów lub wykonania usługi, a najwcześniej 30 dni przed dostawą lub wykonaniem.

Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Faktura uproszczona jest wygodnym i elastycznym sposobem do rozliczeń finansowych, jednak istnieją pewne sytuacje, w których nie można jej zastosować. Poniżej przedstawiamy sytuacje, w których nie ma możliwości wystawienia faktury uproszczonej:

• sprzedaż, przy której na fakturze brakuje numeru NIP nabywcy
• w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru
• sprzedaż wysyłkowa z i na terytorium kraju
• dostawa towaru lub usługi, które podlegają opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Polska. Przy tych transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od sumy wartości dodanej jest nabywca usług lub towarów.

Co musi zawierać faktura uproszczona?

Właściwie wystawiona faktura uproszczona powinna zawierać kilka obowiązkowych danych, tj. :

• datę wystawienia dokumentu,
• kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który identyfikuje fakturę,
• numer dzięki któremu jest możliwa identyfikacja
• numer, dzięki któremu nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę towaru lub rodzaj usługi,
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• kwotę należności ogółem.

Warto zaznaczyć, że jednym z obowiązkowych elementów faktury są te dane, które pozwolą określić kwotę podatku vat dla poszczególnych stawek. Takimi danymi są z reguły: kwota netto i kwota brutto zakupionego towaru lub świadczenia usług.

Jakich danych nie powinna zawierać faktura uproszczona?

W przypadku faktury uproszczonej nie należy zawierać wszystkich danych, jakie zazwyczaj wpisuje się do tradycyjnej faktury vat. Zostało to dokładnie określone art.106e ust.5 pkt 3 ustawy o VAT.

Elementem faktury uproszczonej nie są takie dane jak:

• imię i nazwisko sprzedawcy i dane nabywcy towarów lub usług,
• adresów sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług,

Takie rozwiązanie w pełni upraszcza dokumentację całej transakcji. Ponadto faktura uproszczona nie musi zawierać danych dotyczących:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług
• ceny jednostkowej towaru lub usługi, niezawierającej kwoty podatku vat
• stawki podatku
• sumy wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem podziału na sprzedaż objętą stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku
• kwoty podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące stawek podatku.

Przy czym warunkiem nieumieszczenia ww. informacji jest, aby z faktury tej wynikały dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Może Cię zainteresuje: Świadectwo pracy – nowy wzór w 2023 roku

Termin wystawienia faktury uproszczonej

Termin, w jakim należy wystawić fakturę uproszczoną jest taki sam, jak ten przewidziany dla standardowej faktury VAT. W przypadku faktury uproszczonej wystawia się ją do 15. dnia miesiąca, po miesiącu zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usługi i nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy/usługi. Z kolei korekta faktury uproszczonej nie różni się w zasadzie niczym od tych, które są stosowane w standardowych fakturach. Dlatego, gdy zajdzie potrzeba zastosowania korekty, można ją wykonać w taki sam sposób, jak w zwykłej fakturze vat.

Faktura uproszczona a paragon fiskalny

Czy paragon fiskalny może być potraktowany jako faktura uproszczona? Tak, paragon fiskalny może stanowić także fakturę uproszczoną. Jednym warunkiem jest wartość kwoty. Tak jak dokładnie opisywaliśmy to w powyższej części artykułu nie może przekraczać ona 450 zł (lub 100 euro). Za taką fakturę uznaje się tylko te paragony, które zawierają numer NIP odbiorcy. Wtedy wystawienie kolejnego dokumentu do tego paragonu nie jest koniecznością. Sam paragon fiskalny stanowi już podstawę do odliczenia kwoty podatku. Podatnik VAT może skorzystać z możliwości wystawienia faktury uproszczonej, głównie w celu uproszczenia procedury związanej z wystawianiem faktur.

Poprzez eliminację konieczności wpisywania licznych danych, które muszą być zawarte w fakturze pełnej, rzadziej występują błędy dotyczące nazw firm i adresów, co prowadzi do mniejszej liczby dodatkowych poprawek. Ważne jest jednak pamiętanie o limicie kwotowym, który nie może być przekroczony, aby zapewnić zgodność z prawem dla każdej faktury wystawianej przez podatnika.

Skontaktuj się z ekspertem!

Uzyskaj fachowe porady finansowe! Skontaktuj się z nami jeszcze dziś, rzetelnie odpowiemy na wszystkie zapytania i rozwiejemy Twoje wątpliwości!

Dyrektor Finansowa

Zadaj pytanie