Faktura imienna

Czy wiesz, co zrobić, gdy potrzebujesz dowodu zakupu, a sprzedawca nie wystawia faktury VAT? Właśnie wtedy przyda się faktura imienna. To prosty dokument, który potwierdza transakcję między osobami, które nie są płatnikami VAT, albo gdy klientem jest osoba prywatna. Kto ma obowiązek wystawienia faktury imiennej?

SPIS TREŚCI

• Co to jest faktura imienna?
• Jakie dane zawiera faktura imienna?
  • Co powinna zawierać faktura?
• Kiedy wystawiamy fakturę imienną?
  • Kto może wystawić faktura imienną?
  • Kiedy wystawić fakturę imienną?
• Różnice między fakturą imienną a paragonem
• Różnice między fakturą imienną a fakturą VAT
• Jak wystawić fakturę imienną?
• Faktura imienna w przypadku zwrotów i reklamacji
• Faktura imienna wzór

Co to jest faktura imienna?

Faktura imienna to po prostu pisemne potwierdzenie sprzedaży lub wykonania usługi. W przeciwieństwie do faktury VAT, która zawiera numer identyfikacji podatkowej (NIP) i jest wystawiana przez firmy, faktura imienna zawiera dane osobowe stron transakcji. Traktuj ją jako dowód zakupu lub wykonania usługi, który chroni zarówno sprzedawcę, jak i nabywcę. Faktura imienna to po prostu dokument, który potwierdza zakup dokonany przez osobę prywatną (czyli kogoś, kto nie prowadzi firmy). Zazwyczaj przy takich transakcjach wystawia się paragon, ale nie każdy przedsiębiorca to robi. Wtedy zamiast paragonu można otrzymać fakturę imienną.

Jej wystawienie jest proste – jeśli korzystasz z programu do fakturowania, wystarczy wybrać odpowiednią opcję. Jeśli wypisujesz ją ręcznie, wystarczy wpisać wymagane dane w odpowiednie pola.

Jakie dane zawiera faktura imienna?

Co powinna zawierać faktura?

Jeśli wystawiamy fakturę imienną dla osoby prywatnej należy pamiętać, że faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia faktury,
• kolejny numer faktury, który musi być zgodny z przyjęta numeracją,
• imię, nazwisko lub nazwę oraz adresy sprzedawcy i odbiorcy,
• NIP sprzedawcy,
• numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku poprzedzony kodem PL lub podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego (nie będzie to dotyczyło osoby prywatnej!),
• datę dokonania lub zakończenia dostawy oraz datę otrzymania zapłaty, o ile jest określona, i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę towaru / usługi,
• jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów / usług,
• cenę jednostkową netto (bez podatku VAT),
• kwoty wszelkich rabatów, obniżek cen lub opustów,
• wartość netto,
• stawkę podatku vat i wartość podatku VAT,
• sumę sprzedaży netto, z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku VAT z podziałem na poszczególne stawki,
• wartość należności brutto.

Kiedy wystawiamy fakturę imienną?

Kto może wystawić faktura imienną?

Przedsiębiorca może wystawić fakturę imienną, jeżeli druga strona transakcji wyrazi chęć otrzymania takiego dokumentu. Strona ta musi być osobą fizyczną, która dokonuje transakcji tylko dla celów prywatnych.

Kiedy wystawić fakturę imienną?

Jaki jest termin wystawienia faktury imiennej? Jaka data jest momentem wystawienia faktury?

Faktura imienna powinna zostać wystawiona:

• nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż – pod warunkiem, że klient zgłosił żądanie wystawienia dokumentu do końca tego miesiąca, w którym ta sprzedaż miała miejsce,
• nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie zostało zgłoszone w kolejnym miesiącu niż ten, w którym nastąpiła sprzedaż.

Ważne!

Klient ma aż 3 miesiące na to, aby żądać wystawienia faktury imiennej, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż.

Różnice między fakturą imienną a paragonem

Główna różnica między fakturą imienną a paragonem polega na ilości informacji i ich zastosowaniu. Faktura imienna zawiera dane kupującego, takie jak imię, nazwisko i adres, co pozwala dokładnie określić, kto dokonał zakupu. Paragon natomiast nie zawiera takich informacji – jest jedynie potwierdzeniem zakupu, bez wskazania konkretnego nabywcy.

Faktura imienna jest zwykle wystawiana wtedy, gdy potrzebne jest dokładne rozliczenie transakcji, np. przy większych zakupach lub transakcjach międzynarodowych. Paragony są częściej stosowane w codziennej sprzedaży detalicznej, gdzie identyfikacja klienta nie jest wymagana.

Różnice między fakturą imienną a fakturą VAT

Faktura imienna różni się od faktury wystawianej firmie. Główna różnica to brak numeru NIP klienta – od 2012 roku NIP jest przyznawany tylko firmom i osobom, które nie mają numeru PESEL. Jakie informacje powinny się więc znaleźć na fakturze imiennej?

• numer dokumentu,
• datę wystawienia faktury,
• dane wystawiającego fakturę (nazwa, adres, NIP)
• dane odbiorcy faktury (imię, nazwisko, adres)
• datę dokonania sprzedaży – o ile jest ona inna niż data wystawienia faktury,
• nazwę towaru lub wykonanej usługi oraz liczbę i miarę,
• cenę netto i wartość netto,
• stawkę podatku VAT i wysokość podatku,
• cenę brutto,
• ogólną kwotę do zapłaty.

Jak wystawić fakturę imienną?

Fakturę imienną można wystawić za pomocą programu księgowego, którego przedsiębiorca używa na co dzień. Wystarczy wybrać opcję faktury dla osoby fizycznej. Jeśli dokument jest wypisywany ręcznie, w danych klienta należy podać tylko imię, nazwisko i adres osoby prywatnej.

Skontaktuj się z ekspertem!

Zadbaj o sprawne zarządzanie kadrami oraz płacami w swojej firmie – powierz to ekspertom, którzy odciążą Cię od formalności, zapewniając pełne wsparcie i zgodność z przepisami. Skontaktuj się z nami już dziś i postaw na profesjonalizm, który usprawni Twoje działania biznesowe!

Zapraszamy do kontaktu!

Zadaj pytanie

Faktura imienna w przypadku zwrotów i reklamacji

W sytuacji, gdy klient dokonuje zwrotu towaru lub zgłasza reklamację, przedsiębiorca musi odpowiednio zareagować na te zmiany. Wystawienie faktury korygującej jest wtedy niezbędne do odzwierciedlenia zmian w pierwotnej transakcji. Faktura ta powinna szczegółowo określać, jakie pozycje zostały zwrócone lub zmienione, uwzględniając odpowiednie korekty w cenach i podatkach.

Faktura korygująca musi zawierać odniesienie do oryginalnej faktury imiennej (numer, data) oraz dokładnie określić rodzaj i zakres dokonanych zmian. Ważne jest, aby wszystkie korekty były klarowne i zrozumiałe, zarówno dla nabywcy, jak i dla ewentualnych kontroli podatkowych.

Faktura imienna wzór

Pierwsza część dokumentu zawiera informacje odnośnie sprzedawcy. Obejmuje ona dane odbiorcy faktury imiennej takie jak:

• jego firmową nazwę, 
• adres siedziby, 
• opcjonalnie numer NIP 
• dane kontaktowe, które mogą ułatwić ewentualny kontakt. 

Po stronie nabywcy wymagane są:

• dane osobowe, czyli imię i nazwisko, adres zamieszkania, a dodatkowo można wskazać numer telefonu lub adres e-mail.

Kluczowym elementem faktury imiennej są jej dane identyfikacyjne. Każdy dokument powinien posiadać: 

• unikatowy numer, 
• datę wystawienia 
• datę sprzedaży. 

Sedno faktury stanowią szczegóły transakcji. Należy precyzyjnie opisać sprzedany towar lub usługę, podając ich ilość, cenę jednostkową, a następnie wyliczyć wartość netto i brutto. Opis powinien być na tyle dokładny, aby jednoznacznie zidentyfikować przedmiot transakcji.

Oprócz podstawowych informacji warto uzupełnić fakturę o dodatkowe dane, takie jak forma płatności (gotówka, przelew, karta), termin realizacji płatności oraz ewentualnie metoda jej dokonania. Często umieszcza się również dodatkowe uwagi lub adnotacje, które mogą mieć znaczenie dla obu stron transakcji.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Specjalista ds.legalizacji zatrudnienia

Zadaj pytanie