Ewidencja czasu pracy – co powinna zawierać?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy. Dotyczy to osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Celem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest właściwe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz wszelkich świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy? Ile lat przechowywać ewidencję czasu pracy? Jakie okresy należy objąć ewidencją? Jak prowadzić taką ewidencję?

SPIS TREŚCI

• Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy
  • Forma ewidencji czasu pracy
  • Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
• Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
• Ewidencja czasu pracy a lista obecności
• Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
  • Czy ewidencja jest obowiązkowa?
• Jak wypełniać ewidencję czasu pracy?
  • Obowiązek prowadzenia dokumentacji w postaci karty ewidencji czasu pracy
• Jakie dokumenty przechowywać z ewidencją czasu pracy?
• Kary za brak ewidencji czasu pracy
• Kiedy nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Czym jest ewidencja czasu pracy? Ewidencja czasu pracy to dokument zawierający szczegółowe informacje o czasie pracy pracownika. Rozliczenie czasu pracy prowadzone jest indywidualnie dla każdego pracownika zatrudnionego w zakładzie pracy. Ewidencja jest niezbędna w celu rozliczenia godzin pracy pracowników zatrudnionych, za które przysługuje mu wynagrodzenie. Ewidencja czasu pracy to jeden z dokumentów pozwalających na rozliczanie czasu pracy i rejestrację czasu pracy.

Regulacje dotyczące ewidencji godzin pracy znajdują się w:

• Kodeksie Pracy (art. 149)
• Rozporządzeniu Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Zapraszamy do kontaktu!

Zadaj pytanie

Wspomniane rozporządzenie nie przedstawia wzoru ewidencji, zatem istnieje pewna dowolność w wyborze formy dokumentacji. Może ona być prowadzona elektronicznie (np. przy wykorzystaniu dedykowanych programów online do ewidencji czasu pracy) lub w formie papierowej.

Forma ewidencji czasu pracy

Pracodawca może zdecydować się na jedną z dwóch metod prowadzenia ewidencji czasu pracy:

• formę papierową
• formę elektroniczną.

Przy wyborze papierowej ewidencji czasu pracy, pracodawca musi zadbać o warunki, które ochronią dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób niepowołanych. Należy to osiągnąć, zapewniając w pomieszczeniu, gdzie przechowywana jest ewidencja, odpowiedni poziom wilgotności, temperatury i zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem. Z kolei ewidencja w formie elektronicznej powinna spełniać wymagania określone w rozdziałach 3 i 4 rozporządzenia.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy

Jak i gdzie przechowywać ewidencje czasu pracy? Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumenty związane z pracownikiem nie tylko przez okres zatrudnienia, ale także przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania. Nie prowadzenie ewidencji czasu pracy wiąże się z otrzymaniem kary grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Jest to uznawane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy pracownika musi zawierać następujące informacje:

• przepracowaną liczbę godzin wraz z dokładną informacją o jaka była godzina rozpoczęcia oraz zakończenia pracy,
• liczbę przepracowanych godzin w porze nocnej,
• liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych,
• informację o dniach wolnych od pracy
• informację o rodzaju oraz wymiarze zwolnień od pracy,
• informację o rodzaju oraz wymiarze wszelkich nieobecności w pracy,
• informację o wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności,
• informację o godzinach pełnionego dyżuru, miejscu jego pełnienia oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
• informację o czasie pracy pracownika młodocianego w ramach przygotowania zawodowego.

Wszelkie informacje są dowodem, czy pracodawca przestrzega przepisów o dobie pracowniczej oraz czy pracownikowi został zapewniony minimalny odpoczynek dobowy.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Lista obecności czy ewidencja? Główna różnica między listą obecności a ewidencją czasu pracy polega na tym, że ewidencja jest obowiązkowa, a lista obecności jest dobrowolna i służy pracodawcy. Ewidencja czasu pracy jest podstawą do obliczania wynagrodzeń, więc musi być dokładna. W ewidencji odnotowuje się nie tylko obecność, ale również godziny pracy, nadgodziny, chorobowe, urlopy i inne zwolnienia. Zawiera też wnioski dotyczące nadgodzin i systemu zadaniowego czasu pracy. Warto mieć na uwadze, że to dwa osobne dokumenty, a nazwy te są zazwyczaj po prostu używane zamiennie. Tymczasem pracodawca ma prawo zrezygnować z prowadzenia listy obecności, jednocześnie mając obowiązek ewidencjonować czas pracy.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Czy ewidencja jest obowiązkowa?

Tak, ewidencja czasu pracy to obowiązek pracodawcy. Co na ten temat mówi prawo pracy?

Zgodnie z przepisami prawa pracy poprawnie prowadzona ewidencja powinna to nie tylko kontrola czasu pracy pracowników, ale także właściwe zarządzanie czasem pracy. Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala na ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz monitorowanie czasu pracy tak, aby nie naruszyć praw pracownika.

Jak wypełniać ewidencję czasu pracy?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji w postaci karty ewidencji czasu pracy

Karta czasu pracy powinno zostać uzupełniona tak, by umożliwić prawidłowe wyliczanie wynagrodzenia pracownika. Każdy zatrudniony pracownik w zakładzie pracy powinien mieć oddzielnie prowadzoną ewidencję czasu pracy, w której zawiera się wszelkie informacje zawarte w przepisach Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nie ma niestety jednego wzoru prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy. Najczęściej w zakładach pracy tworzy się ją w formie tabeli, w której zamieszcza się odpowiednio oznaczone godziny, jak np.:

• Ub. – urlop bezpłatny,
• Uwych. – urlop wychowawczy,
• Ch. – choroba,
• UŻ. – urlop na żądanie,
• Uok. – urlop okolicznościowy.

Jak więc widać, obejmuje ona także ewidencję urlopów.

Jakie dokumenty przechowywać z ewidencją czasu pracy?

Z ewidencją czasu pracy należy przechowywać szereg różnych dokumentów. Przede wszystkim, aby prawidłowo prowadzić ewidencję, należy dołączyć do niej:

• wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach, które w przypadku nadgodzin dobowych powinny zostać przez pracownika napisane przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły,
• inne wnioski, dokumenty i zgody. 

Warto pamiętać, że dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (np. wnioski urlopowe) nie należą do ewidencji czasu pracy, w związku z tym powinny być przechowywane osobno.

Kary za brak ewidencji czasu pracy

Jakie są kary za brak ewidencji czasu pracy? Otóż, konsekwencje braku ewidencji czasu pracy mogą przynieść dla pracodawcy skutki materialne. Jeśli w trakcie kontroli czasu pracy, inspektor PIP nie otrzyma pełnej dokumentacji może nałożyć na pracodawcę karę grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. W przypadku drobnych błędów kara może wynosić maksymalnie 2 000 zł. Należy pamiętać, że kontrola obejmuje nie tylko same karty ewidencyjne, ale również dodatkowe dokumenty, takie jak wnioski urlopowe czy grafik pracy. Kara za brak ewidencji czasu pracy ma także wymiar niefinansowy – pracodawca może być pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej wynikającej z Kodeksu Pracy lub karnej.

Zobacz: PIP czyli Państwowa Inspekcja Pracy – co to jest za instytucja?

Podobna sytuacja ma miejsce, gdy pracodawca prowadzi ewidencję nierzetelnie lub fałszuje pewne informacje. Ewentualne braki wychodzą na jaw nie tylko podczas kontroli przeprowadzanej przez pracownika PIP. Ewidencja czasu pracy jest również bardzo ważnym dokumentem w przypadku sporów z pracownikami, zwłaszcza jeśli sprawy są rozstrzygane sądownie. Pracodawca może być zobowiązany do przedstawienia jej jako dowodu w sprawie.

Kiedy nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z przepisem art. 149 § 2 Kodeksu pracy obowiązek ewidencji czasu pracy nie obejmuje pracodawcy w odniesieniu do pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy z wyjątkiem obowiązku ewidencji absencji w ewidencji czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Specjalista ds.kadr i płac

Zadaj pytanie