Pozostałe 
17 lipca 2023
Delegacja pracownika, czyli wyjazd służbowy pracownika
Delegacja pracownika to nieodłączny element pracy w niektórych zawodach. W związku z oddelegowywaniem pracowników do zagranicznych lub krajowych podróży służbowych przysługują im różne dodatki, takie jak: dieta, zwrot kosztów przejazdu, czy nocleg. Aby pracodawca zaliczył wszelkie poniesione wydatki na poczet kosztów uzyskania przychodu powinien je właściwie udokumentować i dokonać rozliczenia delegacji. Czy czas takiej podróży jest wliczany do czasu pracy? Czy pracodawca ma obowiązek zwrotów kosztów podróży służbowej? Co przysługuje pracownikowi za czas wyjazdu służbowego? Odpowiadamy!
SPIS TREŚCI
- Delegacja pracownika krajowa – co to takiego?
- Co przysługuje pracownikowi w czasie podróży służbowej
- Rozliczenie delegacji służbowej
- Odmowa wyjazdu przez pracownika
- Długość trwania wyjazdu służbowego
- Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej
- Diety krajowe 2023 – ile będą wynosić?
- Wysokość ryczałtu za nocleg, delegacja pracownika.
- Podsumowanie – delegacja pracownika
Delegacja pracownika krajowa – co to takiego?
Na podstawie przepisów kodeksu pracy, a dokładnie art. 77 § 1, wyjazd służbowy pracownika to nic innego jak wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscem, w którym znajduje się stałe miejsce pracy lub siedziba pracodawcy. W oparciu o powyższy przepis, by podróż służbowa zaistniała, ważne jest spełnienie wszystkich warunków.
Ważne jest, by delegacja pracownika (inaczej podróż służbowa):
- był poza stałym miejscem pracy lub poza siedzibą pracodawcy
- powinien być zlecony przez pracodawcę
- jego celem jest wykonanie służbowego zadania.
Niekiedy mimo spełnienia wszystkich powyższych warunków, nie każdy wyjazd pracownika traktuje się w kontekście podróży służbowych. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 roku, akt II PK 165/06, „jeśli pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może wówczas przysługiwać mu dodatek miesięczny”.
Delegacja pracownika jest czasem pracy o tyle, o ile pracownik podczas tejże podróży wykonywał pracę. Pracodawca w kontekście podróży służbowych zobowiązuje się do zwrot kosztów:
- diety
- noclegów
- dojazdów oraz przyjazdów
- innych wydatków niezbędnych w celu realizacji zadań w miejscu wykonywania obowiązków służbowych.
Co przysługuje pracownikowi w czasie podróży służbowej
Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma 14 dni na rozliczenie kosztów podróży, do którego ma obowiązek dołączyć faktury, rachunki, bilety, inne dokumenty potwierdzające wydatki.
Zapisz się do newslettera!
Delegacja krajowa
W przypadku podróży służbowej krajowej pracodawca powinien jasno wskazać, w jaki sposób delegowany pracownik powinien się poruszać. Pamiętajmy, że w podróży krajowej pracownikowi należy się dieta krajowa lub zwrot poniesionych kosztów podróży, które powinny być oczywiście udokumentowane.
Do kosztów delegacji pracowniczej, które pracodawca zwraca pracownikowi zaliczamy:
- przejazdy między miastami,
- przejazdy komunikacją miejską,
- noclegi,
- inne niezbędne wydatki uznane przez pracodawcę (np. bilety za przejazd autostradą lub parkowanie).
Pracownik otrzyma zwrot kosztów o ile je odpowiednio udokumentuje, np. przedstawi bilety na pociąg lub rachunki za nocleg w hotelu. Delegowany pracownik może udać się w delegację krajową własnym samochodem. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu – liczba kilometrów pomnożona przez stawkę za kilometr ( co zostało dokładnie sprecyzowane w rozporządzeniu ministra pracy).
Delegacja pracownika – dieta. Ile wynosi dieta podczas delegacji krajowej?
Wysokość diety w dużej mierze zależy od długości podróży służbowej. Jeżeli delegacji służbowa trwa mniej niż 8 godzin pracownikom nie przysługuje dieta. Jeśli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin pracownik może liczyć na część diety (najczęściej połowę). Dopiero jeżeli podróż służbowa trwa więcej niż 12 godzin, pracownik może otrzymać pełną dietę.
Dieta będzie niższa jeżeli pracownik otrzyma bezpłatne wyżywienie w trakcie podróży (np. w hotelu). Kwota zwrotu za nocleg w hotelu nie może przekroczyć 600 zł czyli dwudziestokrotności diety.
Dieta zostanie zmniejszona o koszt otrzymanego bezpłatnego posiłku:
- śniadanie i kolacja po 25% diety,
- obiad o 50% diety.
Może Cię zainteresuje: Ulgi od podatku. Jak obniżyć podatek?
Delegacja zagraniczna a zwrot kosztów
W czasie podróży pracownikowi przysługuje również dieta. Podobnie jak w trakcie podróży krajowej pracodawca wskazuje na środek transportu. Ponadto jest zobowiązany wypłacić na czas delegacji służbowej zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi, po pierwsze, polecenie wyjazdu służbowego.
Dieta w podróży zagranicznej
W przypadku podróży pracownik ma prawo do diety na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Minister Pracy i Polityki Społecznej ustala stawki, według których oblicza się wysokość diety. Jeśli pracodawca ma własne stawki, to minimalna dieta musi być nie niższa niż dieta przy podróży służbowej w kraju. Warto pamiętać, że za podróż zagraniczną trwającą do 8 godzin przysługuje jedna trzecia diety, za podróż trwającą od 8 do 12 godzin – 50% diety, a za podróż trwającą ponad 12 godzin – pełna dieta. Jeśli pracownik otrzymuje całodzienne darmowe wyżywienie, dieta zostaje zmniejszona o 25%.
Tak samo jak w przypadku diety, zapewnienie pracownikowi wyżywienia obniża wysokość diety:
- śniadania po 15% diety,
- obiady i kolacje po 30% diety.
Limit zwrotu kosztów za noclegi zagraniczne jest określany przez ministerialne rozporządzenie. Pracownik otrzymuje ryczałtowy zwrot kosztów na pokrycie dojazdu z lotniska lub dworca w wysokości jednej diety. W przypadku choroby, pracodawca pokrywa niezbędne i uzasadnione koszty leczenia pracownika.
Rozliczenie delegacji służbowej
Po powrocie z wyjazdu służbowego pracownik przystępuje do rozliczenia podróży służbowej, czyli rozliczenia delegacji. Kiedy podróż odbywa się za granicą, pracodawca jest nadal zobowiązany do udzielenia zaliczki. Jednak w przypadku podróży krajowych, pracownik może wystąpić o zaliczkę nawet bez konieczności składania pisemnego wniosku – wystarczy prośba ustna. Udzielenie zaliczki powinno być oparte na obliczeniu kosztów podróży.
Zobacz: Orzeczenie niepełnosprawności
Odmowa wyjazdu przez pracownika
Pracownik, który odmówi wykonywania podróży służbowej powinien liczyć się z poniesieniem konsekwencji. Wiąże się to z udzieleniem upomnienia, nagany lub nawet zwolnienia dyscyplinarnego.
Na podstawie przepisów kodeksu pracy, prawo do odmowy przysługuje:
- kobietom w ciąży
- pracownikom opiekującym się dziećmi do 4 roku życia.
Osoby wymienione wcześniej mają prawo odmówić odbycia wyjazdu zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Jeśli pracownik zgodził się na podróż, powinien podpisać odpowiedni dokument i dostarczyć go pracodawcy. W określonych przypadkach konieczne jest przedstawienie pisemnej zgody przed każdą podróżą. Dzięki temu pracodawca uniknie ewentualnej odpowiedzialności, na przykład podczas kontroli przeprowadzanej przez Państwowy Urząd Pracy.
Długość trwania wyjazdu służbowego
Przepisy kodeksy pracy nie określają czasu trwania podróży służbowej. Jest to tylko i wyłącznie decyzja pracodawcy. Czas delegacji pracownika zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest odległość od miejsca wykonywania pracy. Należy wziąć także pod uwagę cel podróży, jakim jest na przykład podpisanie umowy z kontrahentem, udział w szkoleniach, czy prezentacja usług. Pracodawca nie jest zobowiązany do uwzględnienia prywatnych planów pracownika. Jedynym ograniczeniem może być prawo do wypoczynku co jasno gwarantuje kodeks pracy. Jeśli stosunek pracy z pracownikiem opiera się na umowie o pracę, ma on prawo do przynajmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.
Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej
Co to jest czas pracy pracownika? Definicja w kodeksie pracy
Czym jest czas pracy w delegacji? Na podstawie art. 128 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscy wyznaczonym do wykonywania pracy. Natomiast zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r., czas delegacji służbowej zaliczany jest do czasu pracy pracownika, jeśli przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. W pozostałych przypadkach delegacja pracownika przypadająca poza harmonogramowe godziny pracy pracownika nie jest zaliczana do jego czasu pracy.
Nie wiesz jak rozliczyć delegację pracowniczą? Skorzystaj z pomocy profesjonalistów! Czytaj koniecznie Biuro rachunkowe
Delegacja pracownika w weekend a czas pracy pracownika podróży służbowej
Dla większości pracowników weekend jest czasem całkowicie wolnym od pracy. Jeśli okaże się, że podróż służbowa przypadnie na weekend, warto pamiętać, że w takim przypadku pracownik został objęty specjalnymi przepisami. Zgodnie z prawem pracy pracownikowi, który wykonuje czynności służbowe w weekend, przysługuje dzień wolny od pracy w innym dni. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny.
Delegacja pracownika w sobotę
Osoba, której czas podróży służbowej trwał w sobotę, powinien otrzymać inny – dodatkowy dzień wolny. Ponadto pracodawca zobowiązany jest do wypłaty dodatku do pensji w wysokości 50% wynagrodzenia. Inaczej sprawa wygląda, jeśli czas pracy objął godziny nocne. W takiej sytuacji pracownik ma prawo otrzymać dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia.
Chcesz mieć najważniejsze terminy kadrowo-płacowe zawsze pod ręką ? Pobierz nasz planner na 2024r.
Delegacja pracownika w niedzielę
Jeśli czas podróży służbowej odbywał się w niedzielę, pracownik ma prawo za ten dzień otrzymać wolne w ciągu sześciu dni, poprzedzające czas delegacji (lub po niej). Warto wiedzieć, że czas wolny należy się także po przepracowaniu 1 godziny przez zatrudnionego. Jeśli pracownik nie może wykorzystać przysługującego mu dnia wolnego w czasie określonym powyżej, może skorzystać z dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Jeśli jednak pracownik nie ma możliwości wykorzystania przysługującego mu dnia wolnego, wypłacany jest dodatek do wynagrodzenia za pełnienie obowiązków zawodowych. Wynosi on 100% za każdą godzinę pracy.
Diety krajowe 2023 – ile będą wynosić?
Wysokość diety dla pracownika na pokrycie niezbędnych kosztów podróży oblicza się na podstawie długości wyjazdu (od rozpoczęcia do jej zakończenia). Dotyczy to podróży krajowej jak i podróży zagranicznej. Dieta krajowa nie powinna być niższa niż stawka określona dla pracownika sfery budżetowej, jednakże regulacje obowiązujące w danym zakładzie pracy mogą założyć zwiększenie tej kwoty.
Od 1 stycznia 2023 roku wysokości diety krajowej znacznie się zmieniły. Po blisko 10 latach stałych cen nastąpiła podwyżka. Wysokość diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju wynosi:
- 9 zł – czyli 20% diety pełnej wysokości (ryczałt za dojazdy),
- 45 zł – w przypadku diety pełnej wysokości (pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia)
- 67,50 zł – czyli 150% diety pełnej wysokości (ryczałt za nocleg).
Na wyliczanie diety ma również wpływ bezpłatne wyżywienie. W zależności od posiłku kwota diety zostaje pomniejszona o:
- 25% – jeśli pracownik otrzymał bezpłatne śniadanie lub kolację,
- 50% – w przypadku bezpłatnego obiadu.
Wysokość ryczałtu za nocleg, delegacja pracownika.
Za czas podróży odbywanej przez pracownika w celu wykonania swoich obowiązków należy się zwrot za nocleg. W większości przypadkach pracownik zatrzymuje się w hotelu, lub w miejscu świadczącym usługi hotelarskie. Aby otrzymać wyrównanie należy dokładnie udokumentować nocleg (rachunkiem). Do chwili obecnej koszt pobytu nie mógł przekroczyć 760 zł za noc. Z wejściem nowego rozporządzenia kwota ta uległa zmianie do 900 zł. Odstępstwo od tej reguły może mieć miejsce wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Zwrot za nocleg nie nastąpi, jeśli zdaniem pracodawcy pracownik miał możliwość powrotu do miejsca stałego lub czasowego pobytu. Ryczałt na pokrycie kosztów podróży nie może przekroczyć wysokości stwierdzonej rachunkiem.
Gdy pracodawca nie zapewni noclegu pracownikowi przebywającego w podróży służbowej, a pracownik nie przedstawi rachunków za nocleg, pracownikowi przysługiwał będzie ryczałt w wysokości 150% diety.
Podsumowanie – delegacja pracownika
Delegacja pracownika, czy to w kraju, czy za granicą, są coraz powszechniejsze w wielu firmach. Ważne jest, aby pracownicy mieli świadomość przepisów dotyczących podróży służbowych i prawidłowo je rozliczali.
Każda taka wyprawa wiąże się z odpowiedzialnością za prawidłowe rozliczenie kosztów. Dlatego tak istotne jest, aby pracownicy mieli wiedzę na temat obowiązujących przepisów dotyczących podróży służbowych. Znajomość tych przepisów pozwala uniknąć nieporozumień i potencjalnych problemów związanych z niewłaściwym rozliczeniem.
