Księgowość 
28 kwietnia 2023
Za co odpowiada biuro rachunkowe?
Samodzielne prowadzenie obsługi kadrowej i księgowej nie należy do łatwych zadań. Jednym z najlepszych rozwiązań jest powierzenie takich spraw firmie, która się w tych dziedzinach specjalizuje. Taką firmą jest biuro rachunkowe. Zanim rozpoczniemy taką współpracę, warto dokładnie omówić usługi, które planujemy powierzyć. Jaki jest zakres zadań biura rachunkowego? Za co odpowiada?
SPIS TREŚCI
- Zadania biura rachunkowego
- Usługi biura rachunkowego
- Odpowiedzialność biura rachunkowego
- Biuro rachunkowe – podsumowanie
Zadania biura rachunkowego
Biuro rachunkowe jest ważnym partnerem w zakresie finansów firmy. Księgowi, którzy pracują w biurach rachunkowych oferują usługi związane z księgowością. W szczególności jest to księgowość pełna i księgowość uproszczona.
Wśród najważniejszych zadań biur rachunkowych możemy wyróżnić:
- przygotowywanie rocznych deklaracji podatkowych i sprawozdać finansowych
- monitorowanie obciążeń podatkowych i naliczanych opłat
- porady z zakresu prawa podatkowego
- doradztwo w sprawach księgowo – finansowych
- pomoc w zarządzaniu budżetem firmy.
Wszystkie usługi, świadczone przez biuro rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z aktualnymi przepisami prawa. Niekiedy wymaga to wykorzystania programów księgowych. Dlatego odpowiedni sprzęt jest niezbędnym elementem do wykonywania czynności i świadczenia usług na wysokim poziomie.
Każde biuro księgowe powinno zagwarantować Klientom bezpieczeństwo danych. Informacje jakie pozyskują z dokumentów, faktur, czy innych świadczeń są danymi poufnymi. Pracownicy biura powinni dołożyć wszelkich starań, by dokumenty nie uległy zaginięciu lub zniszczeniu. Nie mogą dostać się do wglądu osobom nieupoważnionym. Należy wiedzieć, że każda informacja, jaką otrzymuje biuro od firmy jest objęte tajemnicą zawodową.
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że przedsiębiorstwo może spotkać kontrola podatkowa lub kontrola skarbowa. Jeśli takie zdarzenie odbywa się na terenie urzędu skarbowego, urzędu kontroli skarbowej, czy na terenie biura – na żądanie klienta biuro powinno go reprezentować. Rzecz jasna nie wymaga to dodatkowych kosztów, chyba że czynności kontrolne mają charakter pozamiejscowy. Wtedy to obowiązkiem klienta jest koszt dojazdu, czy chociażby zakwaterowania.
Zapisz się do newslettera!
Jak przekazać księgowość biuru rachunkowemu?
Przedsiębiorstwo, decydując się na usługi biura rachunkowego powinno ten fakt zgłosić do Urzędu Skarbowego. Jest to bardzo ważny krok. Informację należy przekazać maksymalnie do 15 dni kalendarzowych od momentu wydania ksiąg rachunkowych. Jeśli firma tego nie zrobi może ponieść konsekwencje prawne i finansowe.
Zobacz też: Odpowiedzialność biura rachunkowego
Usługi biura rachunkowego
Biuro rachunkowe można zatrudnić nie tylko przez osobę prywatną, ale także przez jednostki gospodarcze. Są one zróżnicowanej wielkości, co wiąże się również z ich złożoną obsługą. W związku z tym oferowane usługi powinny być dopasowane do indywidualnych wymagań i preferencji. Każda firma będzie miała inne oczekiwania. Dlatego biuro rachunkowe powinno cechować się szerokim zakresem działalności.
Usługi biura rachunkowego to więcej niż księgowość. Inaczej mówiąc, to profesjonalne doradztwo w zakresie finansów i kwestii podatkowych. Obsługa księgowa to nie tylko księgowanie dokumentów i kontrola przepływów finansowych. Biura traktuje się jako wyspecjalizowane placówki, które zajmują się finansami uwzględniając kwestie podatkowe. Ponadto:
- udzielają porad,
- tłumaczą klientom wszelkie niejasności podatkowe,
- sporządzają deklaracje i pisma
- reprezentują klientów przed urzędami skarbowymi i organami administracji.
Podsumowując, biuro rachunkowe świadczy usługi takie jak:
- prowadzenie księgowości – rejestrowanie transakcji finansowych, przygotowywanie bilansów i rachunków zysków i strat
- rozliczanie podatków – pomoc w przygotowaniu i złożeniu deklaracji podatkowych
- doradztwo podatkowe – pomoc w optymalizacji podatkowej, tak by przedsiębiorcy mogli zmniejszyć swoje koszty podatkowe
- kadry i płace – wypłacanie pensji, rejestrowanie zatrudnienia, prowadzenie akt osobowych pracowników
- audyt finansowy – w celu weryfikacji poprawności prowadzenia księgowości i rachunkowości w firmie
- usługi prawne – niektóre biura rachunkowe oferują również usługi z zakresu prawa handlowego i podatkowego
- analiza finansowa – biuro rachunkowe pomaga w analizie finansowej, by przedsiębiorcy mogli lepiej zrozumieć swoje wyniki finansowe i podjąć właściwe decyzje biznesowe
- doradztwo w zakresie finansów – biuro rachunkowe pomaga w zarządzaniu finansami firmy tak by przedsiębiorcy mogli osiągnąć cele biznesowe.
Jak widać zakres działań biur rachunkowych jest bardzo szeroki. Zatrudnieni w nim pracownicy i księgowi muszą stale trzymać rękę na pulsie. Ich wiedza odnoście systemu podatkowego musi być również szeroka. Stałe aktualizacje przepisów prawa, zasady, czy wytyczne w urzędach ciągle ulegają zmianie. Biuro rachunkowe powinno skupić się na profesjonalnej obsłudze klienta.
Przeczytaj też: Księgowa – jakie ma obowiązki i ile zarabia w Polsce?
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Sprawy księgowe i podatkowe w każdej firmie przysparzają wiele problemów. Dlatego też przedsiębiorcy decydują się na współpracę z biurami rachunkowymi. Jeśli firma decyduje się sama prowadzić księgowość, sama również odpowiada za błędy. Natomiast, gdy w tym celu skorzysta z działalności biura wszelka odpowiedzialność leży po jego stronie.
Biuro odpowiada za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie raportów finansowych. Musi należycie rozliczać się z podatków oraz wypełniać właściwe formularze podatkowe.
Jeśli biuro nie wypełnia swoich obowiązków może nieść do poważne konsekwencjami dla klientów. Niewłaściwe prowadzenie ksiąg prowadzi do naruszenia przepisów podatkowych. Konsekwencją tego są wysokie kary finansowe. Kolejna kwestia związana jest z odpowiedzialnością za dane zawarte w dokumentach. Naruszenie poufności danych może skutkować nie tylko sankcjami finansowymi, ale utratą zaufania ze strony klientów i wpływu na wizerunek firmy. W skrajnych przypadkach może nawet prowadzić do procesów sądowych i poważnych kar finansowych dla biura rachunkowego.
Biuro rachunkowe – podsumowanie
Biuro rachunkowe, które świadczy usługi księgowe powinno zapewniać kompleksowe działania. Ważne jest zabezpieczenie danych osobowych i poufnych informacji nie tylko przed zniszczeniem, ale przed osobami trzecimi. Nie zapominajmy, że biuro księgowe również ponosi odpowiedzialność za swoje usługi. Odpowiada przed właściwymi organami, a niedopełnienie wymagań i obowiązków niesie ze sobą olbrzymie konsekwencje.
