Księgowość 
4 października 2023
Biała lista podatników VAT
Biała lista podatników VAT obowiązuje od 1 września 2019 r. Wtedy też oddano ją po raz pierwszy do dyspozycji przedsiębiorców. Jest to wykaz podatników VAT, a dokładniej wszystkich informacji o przedsiębiorcach. Krótko mówiąc, biała lista podatników weryfikuje wiarygodność kontrahentów. Czy w takim razie nie da się prowadzić działalności nie widniejąc na białej liście? Co, jeśli transakcja z podmiotem spoza listy dojdzie do skutku? Jak sprawdzić status kontrahenta VAT?
SPIS TREŚCI
- Biała lista podatników VAT – co to jest?
- Jakie dane zawiera biała lista podatników VAT?
- Jak się znaleźć na białej liście podatników VAT?
- Korzystanie z rachunków spoza białej listy VAT: konsekwencje i sankcje
- Wykaz rachunków bankowych a biała lista podatników VAT
Biała lista podatników VAT – co to jest?
Biała lista podatników VAT umożliwia weryfikację dwóch bardzo ważnych informacji – statusu VAT podatnika oraz zgłoszonego numeru rachunku bankowego (NRB). Jest prowadzona w formie wykazu. Ma na celu przeprowadzenie weryfikacji kontrahenta, a dokładniej jego numeru rachunku bankowego. Rejestr umożliwia sprawdzenie statusu jako podatnika VAT oraz przekazanie informacji o terminach wykreślania podatników z rejestru VAT lub ich przywrócenia do rejestru. Biała lista jest jedną z ogólnodostępnych i darmowych baz danych. Możemy w niej znaleźć informacje o podmiotach, które zostały zarejestrowane jako podatnicy VAT przez Naczelnika Urzędu Skarbowego (bądź zostali oni przez niego wykreśleni lub przywróceni do rejestru VAT).
Wykaz podmiotów na białej liście podatników można znaleźć w formie elektronicznej. Jest prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Został udostępniony na stronie:
- BIP MF
- CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej)
Wykaz ten posiada funkcjonalność umożliwiającą weryfikację statusu kontrahenta na wybrany dzień, licząc do 5 lat wstecz.
Zapisz się do newslettera!
Jakie dane zawiera biała lista podatników VAT?
Wykaz podatników to zbiór danych o podatnikach. Znajdują się tam podstawowe informacje o przedsiębiorstwie, z którym nawiązano współpracę.
Poza statusem podatnika VAT, biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje:
- firmę (nazwę) lub imię i nazwisko
- numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku
- status podmiotu:
– w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji, albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
– zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
- numer REGON
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
- adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania, w przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
- imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
- podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
- numery rachunków rozliczeniowych (rachunków firmowych) lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej (STIR).
Jak się znaleźć na białej liście podatników VAT?
Rachunek bankowy kontrahenta na wykazie podatników VAT pojawia się automatycznie. Podatnik nie ma obowiązku zgłosić swojego rachunku osobiście. Jednak powinien pamiętać o tym, że system musi zwierać źródło, by móc samodzielnie zaciągnąć rachunek do wykazu. Obowiązkiem podatnika jest zgłoszenie swoich rachunków bankowych oraz ich aktualizacji przez specjalne druki. Jeśli wszystko będzie zgłaszane na bieżąco to weryfikacja rachunków bankowych będzie automatyczna. Biała lista podatników VAT jest aktualizowana raz dziennie, więc pozostaje aktualna niemal bez przerwy.
Aktualizacja i weryfikacja rachunków bankowych dla podmiotów, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą może być przeprowadzona przez wpis do CEIDG w urzędzie. Można to zrobić również w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu CEIDG. Pozostałe podmioty są zobowiązane do skorzystania z formularzy NIP-8 lub NIP-2. W zależności od prowadzonej przez nich formy prawnej. Jeśli w wykazie podmiotów vat będą znajdować się nieaktualne lub błędne dane podmiot może złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wniosek o usunięcie lub zaktualizowanie danych w rejestrze.
Korzystanie z rachunków spoza białej listy VAT: konsekwencje i sankcje
Wykaz w białej liście podatników vat pozwala zweryfikować 2 informacje: status VAT kontrahenta oraz zgłoszony numer rachunku kontrahenta. Ustawodawca w przepisach prawnych określił transakcje, za które zapłata może zostać wykonana jedynie na NRB podany na białej liście, jest to jedno z działań podjętych w celu zmniejszenia luki VAT w Polsce.
Jeśli przedsiębiorca dokona zapłaty na kwot przekraczającą 15 tys. zł na inny rachunek, niż też który znajduje się w białej liście podatników vat może zostać obarczony takimi sankcjami jak:
- brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
- ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.
Limit kwotowy w wysokości 15 tys. zł o którym wspomnieliśmy wyżej może być nie końca zrozumiały. Dla wystąpienia sankcji liczy się nie wartość danego przelewu bankowego, ale jednorazowej wartości transakcji.
Bardzo powszechnym przykładem świadczenia usług ciągłych jest zatrudnienie w ramach umowy B2B. Kontrahent wystawiający co miesiąc faktury na kwotę 10 tys. zł brutto nie otrzyma nigdy przelewu na kwotę przekraczającą limit 15 tys. zł. Jednak wartość usługi przekroczy limit już w drugim miesiącu realizacji umowy. W takim wypadku wszystkie przelewy, już od pierwszego, powinny być wykonywane na rachunek widniejący na białej liście. Może zdarzyć się tak, że w dniu pierwszej płatności strony nie ustaliły konkretnego czasu obowiązywania umowy. W związku z czym nie mają pewności, czy limit 15 tys. zł zostanie w ogóle przekroczony. Zaleca się wówczas zachowanie ostrożności i dokonywanie wpłat na rachunek z białej listy podatników VAT, chociaż orzecznictwo w tym temacie pozostaje sporne.
Uwaga! Przedsiębiorcy mogą zmieniać dane widoczne na białej liście, a jej aktualizacja dokonywana jest jednorazowo każdego dnia roboczego. W związku z tym weryfikacja NRB powinna być dokonywana na dzień zapłaty.
Biorąc pod uwagę powyższe, zrozumiałym jest, że kontrahenci nie są skłonni do regulowania zobowiązań na rachunki spoza białej listy. Często wykazują wręcz nadmierną przezorność traktując transakcje o wartościach znacznie niższych od 15 tys. zł za usługi, co do których mogą wystąpić przesłanki wskazujące na ciągły charakter.
Wykaz rachunków bankowych a biała lista podatników VAT
W wykazie podatników VAT umieszcza się ich numery rachunków rozliczeniowych oraz imiennych rachunków w SKOK podatników, które zostały otwarte w związku z prowadzoną przez członka działalnością. Poniżej przedstawiamy listę zależności, między zapłatą na różne rachunki a białą listą podatników vat:
- rachunki wirtualne
Rachunki wirtualne łączą się z rachunkami głównymi. Nie są ujęte w wykazie podatników, co jednocześnie nie oznacza że się ich nie weryfikuje. Można je sprawdzić w ten sposób, że biała lista wysyła informację, czy jest to rachunek powiązany z rachunkiem rozliczeniowym „głównym” i czy ten jest na białej liście.
- rachunki podmiotów zagranicznych
Jeśli polski przedsiębiorca dokonuje transakcji od zagranicznych firm (o innym numerze identyfikacyjnym) lub gdy dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług z terytorium innego kraju, nie jest zobowiązany sprawdzić na wykazie podatników vat numeru rachunku wskazanego do zapłaty i jednocześnie z tego tytułu nie poniesie on konsekwencji.
- rachunki prowadzone przez banki zagraniczne
Na białej liście podatników nie umieszcza się rachunków, jakie prowadzą banki zagraniczne, nie posiadające w Polsce swojego oddziału. Jednak, jeśli transakcja wynosi powyżej 15 tys. zł, udokumentowana została fakturą od czynnego podatnika VAT lub jako rachunek do zapłaty został wskazany rachunek zagraniczny (niezamieszczony w wykazie), to by nabywca nie miał żadnych konsekwencji z tytułu wpłaty na rachunek spoza wykazu, powinien on złożyć zawiadomienie ZAW-NR o dokonaniu płatności na rachunek niezamieszczony w białej liście, w terminie 3 dni od daty zlecenia płatności do właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego.
- rachunki gospodarki własnej i tak zwane rachunki cesyjne banków i SKOK
Rachunki te w żadnym wypadku nie stanowią rachunków rozliczeniowych. Jednakże Ministerstwo Finansów wskazuje, że podmiot wystawiający faktury powinien wcześniej przekazać informację o dokonaniu zapłaty na przykład na rachunki cesyjne.
- rachunki powiernicze i depozytowe
Rachunki te są zamieszczane w wykazie podatników vat.
Rachunki powiernicze i depozytowe nie są zamieszczane na białej liście podatników. W związku z tym, jeśli wpłata na rachunek powierniczy i depozytowy została potwierdzona fakturą przez podatnika VAT czynnego, nabywca, aby uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych, powinien złożyć w terminie 3 dni od daty zlecenia płatności zawiadomienie ZAW-NR do właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego o dokonaniu płatności na rachunek niezamieszczony w białej liście.
- wpłata zajętej wierzytelności na rachunek bankowy komornika sądowego lub organu egzekucyjnego w ramach egzekucji z tej wierzytelności
- płatności dokonywane przez ubezpieczycieli na rzecz podmiotów trzecich likwidujących szkody
- zlecenie przelewu z odroczonym terminem płatności/zlecenie stałe i polecenie zapłaty
Biała lista podatników VAT została stworzona w celu pełnienia określonych funkcji. Jednak, aby spełnić swoje zadania, podatnicy muszą aktywnie korzystać z tego wykazu, a także zgłaszać swoje rachunki bankowe do odpowiednich urzędów skarbowych. Ważne jest, aby przedsiębiorcy pamiętali o weryfikacji swoich kontrahentów, zwłaszcza na początku współpracy, aby uniknąć problemów związanych z nieuczciwymi podatnikami.
Dodatkowo, należy sprawdzać, czy podane przez kontrahentów rachunki bankowe są zgodne z danymi znajdującymi się w białej liście podatników. To działanie pozwala na zachowanie uczciwości w rozliczeniach handlowych i minimalizuje ryzyko negatywnych konsekwencji podatkowych.
Biała lista podatników VAT stanowi cenną bazę danych, z której przedsiębiorcy mogą dowiedzieć się, czy ich kontrahenci są aktywnymi płatnikami VAT, czy też zostali wykreśleni lub ponownie umieszczeni w wykazie. Korzystanie z tego narzędzia przyczynia się do zwiększenia przejrzystości transakcji handlowych oraz zapewnia ochronę przed potencjalnymi problemami związanymi z nieprawidłowymi rozliczeniami podatkowymi. To kluczowy krok w kierunku skutecznej walki z oszustwami podatkowymi i budowy zaufania w relacjach biznesowych.
