Jak wyrejestrować pracownika z ZUS?

Wyrejestrowanie pracownika z ZUS jest jednym z najważniejszych obowiązków leżących po stronie pracodawcy po zakończeniu stosunku pracy. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć deklarację ZUS ZWUA w terminie 7 dni od momentu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Kiedy pracownika należy wyrejestrować?

SPIS TREŚCI

• Jak wyrejestrować pracownika z ZUS?
• Kiedy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń społecznych?
• Z jaką datą wyrejestrować pracownika z ubezpieczenia społecznego?
  • ZUS ZWUA – co to jest?
• Jakie są konsekwencje wyrejestrowania pracownika z ZUS po terminie?
• Jaki kod przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego wybrać?
• Jaki kod zakończenia lub wygaśnięcia stosunku pracy wpisać w ZUS ZWUA?

Jak wyrejestrować pracownika z ZUS?

W celu wyrejestrowania osoby ubezpieczonej należy wypełnić formularz ZUS ZWUA. Jeśli jedną z przyczyn wyrejestrowania pracownika, jest ustanie tytułu do ubezpieczeń, pracodawca jest zobowiązany do wyrejestrowania również pozostałych członków rodziny pracownika. Do tego niezbędny jest formularz ZUS ZCNA.

Kiedy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń społecznych?

Zgodnie z art. 36 ust.11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracodawca, czyli płatnik składek ZUS jest zobowiązany wysłać deklarację ZUS ZWUA w terminie 7 dni od powstania przyczyny wyrejestrowania pracownika. W przypadku wyrejestrowania zwolnionego pracownika z ZUS ten okres odliczamy od dnia następującego po ostatnim dniu zatrudnienia (czyli dzień rozwiązania umowy). Co ważne, formularz ZUS ZWUA powinien zawierać datę wyrejestrowania (z reguły zwykle wcześniejszą od daty złożenia deklaracji – którą w tej sytuacji jest dzień po ostatnim dniu zatrudnienia). Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu.

Pracownik, który ubezpiecza się samodzielnie nie ma możliwości wyrejestrowania się z systemu ubezpieczeń społecznych. Jest tak nawet w przypadku, jeśli zajdzie pomyłka w zgłoszeniu osoby do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jedynym uprawnionym do wyrejestrowania osoby lub skorygowania jakichkolwiek błędów jest pracodawca, czyli płatnik składek ZUS. Jeśli pracownik nie jest pewny co do poprawności rozliczenia, zawsze może złożyć deklarację US-8.

Z jaką datą wyrejestrować pracownika z ubezpieczenia społecznego?

Kiedy pracownika należy wyrejestrować? Jaki jest dzień wyrejestrowania pracownika? Data wyrejestrowania osoby ubezpieczonej może być zbieżną z datą złożenia ZUS ZWUA, ale nie jest to regułą, szczególnie gdy pracodawca przesyła dokumenty kilka dni po zakończeniu współpracy z pracownikiem. W przypadku rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia wyrejestrowanie z ZUS następuje dzień po ostatnim dniu zatrudnienia, co oznacza, że pracownik traci prawo do ubezpieczenia. Nie ma znaczenia, czy jest to dzień wolny od pracy w firmie, jak np. sobota, niedziela czy święto (np. 1 listopada).

Zobacz, jakie są zalety pracy tymczasowej?

W sytuacji, gdy umowa zostaje rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym, dniem wyrejestrowania będzie dzień następujący po dacie złożenia wypowiedzenia bez okresu wypowiedzenia. Mimo że stosunek pracy kończy się natychmiast, to w dniu złożenia wypowiedzenia pracownik nadal podlegał ubezpieczeniom.

ZUS ZWUA – co to jest?

ZUS ZWUA składany jest celem wyrejestrowania z ubezpieczeń przedsiębiorcy lub jego pracownika albo celem zgłoszenia zmiany/korekty danych w tym zakresie. Obowiązek złożenia deklaracji ciąży na płatniku i aktualizuje się wraz z zaistnieniem jednej z poniższych okoliczności: 

• wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń społecznych (obligatoryjnych lub fakultatywnych) oraz / lub ubezpieczenia zdrowotnego – wówczas termin do przesłania druku ZWUA wynosi 7 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia,
• ustania stosunku pracy pracowników – członków służby zagranicznej – w tym przypadku termin wynosi 30 dni od tego zdarzenia. 

Jakie są konsekwencje wyrejestrowania pracownika z ZUS po terminie?

Wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym nieterminowe wysyłanie dokumentów do ZUS, skutkuje nałożeniem kary grzywny do 5000 zł.

Jaki kod przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego wybrać?

Płatnik składek ZUS wybiera 1 z 5 dostępnych kodów przyczyn wyrejestrowania pracownika z ZUS. Jeśli umowa między stronami została rozwiązania przez jedną ze stron przy zachowaniu okresu wypowiedzenia lub na mocy porozumienia stron, wtedy płatnika składek ZUS wybiera kod 100. Wypełniając formularz ZUS ZWUA nie liczy się sposób rozstania stron stosunku pracy. To w jaki sposób nastąpiło zakończenie stosunku pracy jest ważne w kolejnym bloku.

Jedną z innych przyczyn wyrejestrowania pracownika z ZUS, którą oznacza się kodem 600, jest np. zmiana kodu tytułu ubezpieczenia.

Jaki jest kod wyrejestrowania?

• kod 100 – ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia
• kod 500 – zgon osoby ubezpieczonej
• kod 600 – inna przyczyna wyrejestrowania
• kod 700 – zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej
• kod 800 – wyrejestrowanie pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 231 k.p.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Zapraszamy do kontaktu!

Zadaj pytanie

Jaki kod zakończenia lub wygaśnięcia stosunku pracy wpisać w ZUS ZWUA?

Na podstawie art. 36 ust. 11a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych zawiera:

• datę zakończenia stosunku pracy,
• tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy,
• podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy bądź stosunku służbowego,
• wskazanie strony, która zainicjowała rozwiązanie stosunku pracy.

Blok V deklaracji ZUS ZWUA, dotyczący trybu zakończenia stosunku pracy, wypełnia się wyłącznie w przypadku, w którym:

• płatnik składek wyrejestrowuje osobę, która była zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego,
• kod przyczyny wyrejestrowania pracownika z ZUS to 100 (ustanie tytułu do ubezpieczenia) lub 500 (śmierć osoby ubezpieczonej). Pamiętaj, że zgon osoby ubezpieczonej lub zgon pracodawcy skutkuje wygaśnięciem stosunku pracy, a nie rozwiązaniem umowy o pracę. To różne pojęcia, których nie powinno się używać jako synonimów.

Blok V w ZUS ZWUA nie dotyczy osób ubezpieczonych, które wyrejestrowuje się z kodem 600 (inna przyczyna), zleceniobiorców czy usługobiorców.

Jeśli płatnik składek wpisze kod 550 w polu 03 w bloku 5 deklaracji ZUS ZWUA, musi uzupełnić pole 04, w którym poda podstawę prawną rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Specjalista ds. kadr i płac

Zadaj pytanie