Czy niewykorzystany urlop przepada?

Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Jedynym warunkiem jest jego zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Osoby zatrudnione, które nie wykorzystały wszystkich dni urlopu wypoczynkowego mają po prostu zaległy urlop wypoczynkowy. Czy te dni urlopowe można wykorzystać w kolejnym roku? Do kiedy należy wykorzystać zaległy urlop? Czy jest jakiś termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego? Odpowiedź znajdziemy w poniższym artykule.

SPIS TREŚCI

• Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego
• Współczynnik urlopowy
• Termin udzielenia urlopu
• Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy?
  • Kiedy urlop wypoczynkowy przepadnie?
• Udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia
  • Rozwiązanie stosunku pracy a urlop
• Ekwiwalent za zaległy urlop
• Brak wypłaty ekwiwalentu
• Urlop czy prawo do ekwiwalentu?
• Jak wykorzystać zaległy urlop po powrocie z macierzyńskiego i rodzicielskiego?
• Najważniejsze pytania

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego

Udzielenie urlopu wypoczynkowego jest jednym z ważniejszych przywilejów, jakie przysługują pracownikowi w oparciu o przepisy Kodeksu pracy. Jaki jest wymiar urlopu wypoczynkowego? Otóż zgodnie z przepisami prawa pracy prawa pracownika wskazują na 20 lub 26 dni urlopu w roku kalendarzowym. Wszystko zależy od stażu urlopowego. Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy terminowej kończy się w dacie określonej w treści umowy o pracę przed upływem pełnego roku kalendarzowego. Pracodawca nalicza wtedy urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do ilości miesięcy przepracowanych przez pracownika w danym roku kalendarzowym.

Współczynnik urlopowy

Współczynnik urlopowy dotyczy zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, jego ustalania, wypłaty wynagrodzenia oraz wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Współczynnik ustalany jest odrębnie na każdy rok kalendarzowy. Używa się go głównie do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlopu wypoczynkowy.

W 2024 roku współczynnik do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynosi 20,92.

(365 dni roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)) : 12 = 20,92

250 dni : 12 miesięcy = 20,92

W przypadku, gdy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu, to współczynnik za niewykorzystany urlop ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy. Przykładowo współczynnik dla pracownika zatrudnionego:

• na 3/4 etatu wynosi: 20,92 x 3/4 = 15,69
• na 1/2 etatu wynosi: 20,92 x 1/2 = 10,46
• na 1/3 etatu wynosi: 20,92 x 1/3 = 6,97
• na 1/4 etatu wynosi: 20,92 x 1/4 = 5,21.

Termin udzielenia urlopu

Udzielenie urlopu wypoczynkowego powinno nastąpić w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabywa do niego prawo. Są jednak sytuacje, w których jest to niemożliwe do spełnienia. Zgodnie z kodeksem pracy urlop wypoczynkowy może zostać przesunięty, kiedy następuje:

• czasowa niezdolność do pracy
• urlop macierzyński
• ćwiczenia wojskowe
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną
• wystąpienie innych przyczyn uzasadniających przesunięcie wyznaczonego terminu urlopu.

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy?

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy?

Zgodnie z art. 161 Kodeksu Pracy obowiązkiem pracodawcy jest przyznanie pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym nabywa do niego prawo. Niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym stają się urlopem zaległym. W takim przypadku pracownik może wykorzystać go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jeśli pracodawca nie udzieli urlopu w określonym terminie, staje się to naruszeniem przepisów dotyczących praw pracownika.

Kiedy urlop wypoczynkowy przepadnie?

Czy istnieje przedawnienie urlopu wypoczynkowego? Roszczenia, które wynikają ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat od momentu, w którym roszczenie stało się wymagalne. 3 letni okres przedawnienia urlopu wypoczynkowego rozpoczyna się 30 września następnego po roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.

Na przykład, prawo do urlopu wypoczynkowego za rok 2022 ulegnie przedawnieniu 30 września 2026 roku.

Udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia

Rozwiązanie stosunku pracy a urlop

Pracownik, który nie wykorzystał bieżącego urlopu wypoczynkowego, a pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest całkowicie niezależna od przyczyn rozwiązania umowy o pracę. Nie ma znaczenia, czy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło wskutek:

• na mocy porozumienia stron
• w drodze złożonego oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy przez jedną ze stron stosunku pracy
• bez wypowiedzenia w trybie natychmiastowym.

Umowa o pracę może również wygasnąć. Wygaśnięcie umowy o pracę rodzi obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy.

W przypadku śmierci pracownika, wszelkie prawa majątkowe, w tym prawo do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, przechodzi na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Ekwiwalent za zaległy urlop

Kiedy należy się ekwiwalent za urlop? Zgodnie z kodeksem pracy pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy wypłacić tylko i wyłącznie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, jeśli pracownik z różnych względów nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w trakcie zatrudnienia.

Brak wypłaty ekwiwalentu

Pracodawca nie zawsze musi zapewnić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Taka sytuacja występuje, gdy umowa o pracę pracownika zostaje przedłużona poprzez zawarcie kolejnej umowy o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej.

Strony stosunku pracy podejmują decyzję o zawarciu kolejnej umowy o pracę oraz postanawiają wykorzystać urlop podczas trwania kolejnej umowy. W takiej sytuacji nie ma potrzeby wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Brak konkretnych wytycznych ustawodawcy dotyczących formy takiego postanowienia. Wystarczającym rozwiązaniem jest złożenie przez pracownika wniosku o niepłacenie ekwiwalentu pieniężnego i zobowiązanie do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze w trakcie trwania nowej umowy o pracę. Postanowienie może być również sporządzone na piśmie.

Urlop czy prawo do ekwiwalentu?

Warto wiedzieć, że nie ma możliwości do jednoczesnego zachowania dni urlopowych i otrzymania ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Pracownikowi będzie należała się wypłata ekwiwalentu pieniężnego, jeśli strony nie postanowią o wykorzystaniu urlopu w trakcie przedłużonego stosunku pracy. W zamian za dni urlopu wypoczynkowego pracownik otrzyma wynagrodzenie.

Oczywiście, zawarcie kolejnej umowy o pracę pozwala pracownikowi nabyć prawo do kolejnych dni urlopu wypoczynkowego. Pod warunkiem, że nie wykorzystał całego limitu dni urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym.

Jak wykorzystać niewykorzystany urlop po powrocie z macierzyńskiego i rodzicielskiego?

Jeśli pracownica jest na urlopie macierzyńskim lub urlopie rodzicielskim nie traci prawa do urlopu wypoczynkowego. Urlopy związane z rodzicielstwem mogą trwać nawet 13 miesięcy. Dlatego jeśli pracownica będzie na urlopie macierzyńskim w połowie roku, a zakończy urlop rodzicielski w następnym roku to liczy się jej urlop z bieżącego roku, jak i ten zaległy urlop wypoczynkowy.

Przeczytaj więcej informacji na temat urlopu macierzyńskiego!

Zgodnie z art. 163. § 3. Kodeksu pracy, na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko lub pracownika-innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 1751. pkt 3., który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Najważniejsze pytania

Ile dni urlopowych posiada osoba zatrudniona?

W zależności od stażu pracy jest to 20 lub 26 dni.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy?

Tak – może to zrobić kiedy termin jego wykorzystania zbliża się do końca lub innym dogodnym dla siebie terminie bez uzgadniania tego z zatrudnionym.

Czy niewykorzystany urlop wypoczynkowy przepadnie?

Nie od razu – zaległy urlop, a dokładniej roszczenia jego dotyczące ulegają przedawnieniu dopiero po 3 latach od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Specjalista ds.kadr i płac

Zadaj pytanie