Księgowość 
4 grudnia 2023
Korekta błędów w księgowości
Korekta błędów w księgowości jest dość złożonym zadaniem. Dodatkowo wymaga dokładnej znajomości przepisów rachunkowych oraz przepisów podatkowych. W jaki sposób dokonać korekty błędów w księgowości? Kiedy należy podjąć decyzję o naprawie błędów księgowych? Czy firmie należy się odszkodowanie za błędy? Przeczytaj nasz artykuł a rozwiejesz swoje wątpliwości!
SPIS TREŚCI
- Korekta błędów w księgowości – najczęstsze błędy księgowe
- Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych
- Skutki błędów księgowych dla przedsiębiorstwa
- Błędy księgowe i sposoby ich poprawiania (przykłady poprawiania)
- Kiedy trzeba się zdecydować na poprawianie błędów księgowych?
- Czy można domagać się odszkodowania za błędy popełnione przez biuro rachunkowe?
- Działania zapobiegawcze w celu minimalizacji ryzyka wystąpienia błędów księgowych
Korekta błędów w księgowości – najczęstsze błędy księgowe
Prawo podatkowe oraz rachunkowość w Polsce jest rozubudowaną i zarazem bardzo trudnym obszarem co niestety sprzyja popełnianiu błędów. Korekta błędów w księgowości stanowi nieodłączną część tego procesu, mając istotny wpływ na precyzję i rzetelność finansowych informacji przedsiębiorstwa.
Najczęściej popełniane błędy to:
- nieprawidłowo sporządzona dokumentacja źródłowa (np. brak daty, podpisu wystawiającego),
- zaksięgowanie kwoty na nieprawidłowych kontach
- zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty,
- dwukrotne ujęcie tej samej operacji gospodarczej
- pominięcie danej operacji podczas księgowania
- nieprawidłowo sporządzony zapis księgowy
- pomyłki w rozliczeniach VAT-u
- niewłaściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych
- błędy w sprawozdaniach finansowych
- błędne rozliczenia roczne PIT
- błędne księgowanie wydatków osobistych
- niewysyłanie deklaracji VAT w terminie.
Zapisz się do newslettera!
Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych
Jakie są zasady poprawiania błędów księgowych? Jak wygląda korekta błędów w księgowości?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jeśli stwierdzi się błędy w zapisach księgowych poprawia się je w następujący sposób:
- przez skreślenie dotychczasowej treści, a następnie wpisanej nowej zachowując czytelność błędnego zapisu księgowego, podpisanie poprawki oraz umieszczenie daty. Należy pamiętać, że poprawki dokonuje się we wszystkich księgach rachunkowych i nie można ich zrobić po zamknięciu miesiąca
- przez korygujący zapis księgowy (tak zwane storno księgowe) – wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi (storno czarne) albo tylko ujemnymi (storno czerwone) – w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w ten sposób.
Zobacz: Czym się zajmuje biuro rachunkowe?
Skutki błędów księgowych dla przedsiębiorstwa
Napotkane błędy księgowe mogą mieć dość poważne skutki (zwłaszcza finansowe) dla firmy.
Do najważniejszych skutków błędów księgowych zaliczamy:
- fałszywe dane odnośnie przychodów, kosztów i zysków (na co wpływ ma niewłaściwe ujęcie operacji gospodarczych, złe obliczenia, czy nieprawidłowe rozliczenia) co z kolei wpłynie na niewłaściwą ocenę kondycji firmy i na podejmowanie decyzji strategicznych
- zła ocena wiarygodności finansowej przedsiębiorstwa i obniżenie zaufania przez inwestorów lub kredytodawców (złe dane finansowe prowadzą do nieprawidłowych prognoz i ocen związanych z przyszłymi wynikami finansowymi, niestety utrudni to pozyskanie kapitału lub uzyskanie korzystnych warunków finansowania
- utrata klientów, ograniczenia możliwości rozwoju, utrata reputacji przedsiębiorstwa (częste błędy księgowe wpłyną nie tylko na reputację firmy, ale przez często pojawiające się błędy firma niestety będzie z nimi kojarzona to wpłynie na zaufanie klientów, partnerów biznesowych i społeczność lokalną)
- podejmowanie nieprawidłowych decyzji (jeśli przedstawiane dane finansowe będą niezgodne ze stanem rzeczywistym kierownictwo przedsiębiorstwa może podejmować złe decyzje na podstawie fałszywych informacji, co może skutkować nieefektywnym wykorzystaniem zasobów lub ryzykownym podejmowaniem decyzji prowadzących do strat finansowych
Jak zatem korygować błędy księgowe i zapobiegać błędom księgowym? Przedsiębiorstwo może nie tylko zapobiegać błędom, ale także naprawiać skutki błędów księgowych przez przeprowadzenie specjalnego audytu księgowego. Takie działania zapobiegawcze pozwolą wcześniej wykryć błędy. Wtedy firma może mieć wpływ na zapobieganie błędom księgowym lub podjąć działania naprawcze (korekta wpisów, uzupełnienie danych itp.). Ważne jest również monitorowanie wyników finansowych po wprowadzeniu poprawek, aby upewnić się, że skutki błędów zostały całkowicie naprawione.
Może Cię także zainteresuje: Jak sprawdzić, czy jest się ubezpieczonym?
Błędy księgowe i sposoby ich poprawiania (przykłady poprawiania)
Pojawiające się błędy księgowe są dość kosztowne dla przedsiębiorstwa. Jednocześnie mają ogromny wpływ na reputację firmy. Dlatego ważne jest, aby pracownicy którzy są odpowiedzialni za prowadzenie ksiąg handlowych dokonywali ich bardzo dokładnie i minimalizowali ryzyko popełnienia błędów. Pamiętajmy jednak, że nawet najbardziej doświadczeni pracownicy mogą czasem popełnić błąd. Gdy taki błąd zostanie wykryty, istnieją różne sposoby jego poprawienia.
Twój Expert w biznesie!
Wybierz biuro rachunkowe online, korzystaj ze wsparcia księgowego i komfortowo prowadź swój biznes! Zaufaj nam i ciesz się spokojem, wiedząc że Twoje dane są w dobrych rękach
Jaka jest zatem najlepsza metoda poprawiana błędów księgowych?
- Pierwszym krokiem jest identyfikacja popełnionego błędu. Pomagają w tym przygotowywane na bieżąco raporty finansowe, zestawienia rachunkowe oraz inne dokumenty. Jeśli dopatrzymy się błędu należy jak najszybciej skontaktować się osobą, która może go poprawić.
- Jeśli błąd został popełniony podczas wprowadzania danych do systemów księgowych istnieje możliwość jego poprawy poprzez zmianę wprowadzonych wcześniej danych, usunięcie go lub ponowne wprowadzenie. Natomiast jeżeli błąd został wykryty podczas przetwarzania danych lub obliczaniu sald – jest możliwość korekty błędów księgowych przez wykonanie specjalnych poprawek w arkuszach kalkulacyjnych lub innym oprogramowaniu księgowym.
- Kolejną z metod poprawiania błędów w księgowości jest dokonanie korekty błędów księgowych w księdze głównej. Tego rodzaju korekty powinny zostać dokładnie udokumentowane, a następnie zatwierdzone przez kierownictwo firmy lub właściwy organ.
Kiedy trzeba się zdecydować na poprawianie błędów księgowych?
Poprawienie błędu w prowadzeniu księgowości jest nieuniknione dla przedsiębiorców, których finanse były zarządzane nieodpowiedzialnie, wadliwie lub nie prowadzono żadnej ewidencji. W celu ustalenia aktualnego stanu ksiąg rachunkowych firmy, konieczne jest przeprowadzenie wstępnego audytu, który polega na obiektywnej ocenie kondycji ksiąg handlowych firmy pod kątem zgodności z przepisami prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości.
Chcesz mieć najważniejsze terminy kadrowo-płacowe zawsze pod ręką ? Pobierz nasz planner na 2024r.
Jeżeli wyniki audytu wykazują niewielką liczbę błędów, które można skorygować za pomocą kilku poprawek, mówimy o rekonstrukcji częściowej. W sytuacji, gdy audyt księgowy ujawnia poważne zaniedbania w prowadzeniu księgowości lub brak jej prowadzenia, konieczne staje się podjęcie decyzji o całkowitej rekonstrukcji ksiąg rachunkowych.
Czy można domagać się odszkodowania za błędy popełnione przez biuro rachunkowe?
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości – za nieprawidłowości powstałe przy prowadzenie ksiąg handlowych przewiduje się karę:
- pozbawienia wolności
- grzywny
- obie kary łącznie (art.77 UoR).
Za wykonywanie zadań związanych z rachunkowością odpowiada kierownik firmy i osoba, której na piśmie powierzył konkretne obowiązki w tym obszarze. W większości umów zawartych z biurem rachunkowym znajduje się klauzula zobowiązująca je do rzetelnego prowadzenia księgowości.
Jeśli taka klauzula występuje w umowie z poprzednim biurem rachunkowym, to zarówno kierownik firmy, jak i biuro ponoszą wspólną odpowiedzialność. Nie tylko jednak ustawa o rachunkowości przewiduje konsekwencje w przypadku nierzetelnego (niezgodnego z rzeczywistością) lub wadliwego (niezgodnego z przepisami prawa) prowadzenia ksiąg. Kodeks karny skarbowy stanowi sankcje za takie działania. Te kary dotyczą biura rachunkowego, bez względu na to, czy firma poniosła szkodę.
Masz wrażenie, że Twoje biuro rachunkowe popełnia błędy ? Sprawdź, Za co odpowiada biuro rachunkowe?
Główną podstawą do pociągnięcia biura rachunkowego do odpowiedzialności zgodnie z Kodeksem karnym jest powstanie szkody majątkowej w firmie. W przypadku takiego zdarzenia, nasze poprzednie biuro będzie zobowiązane pokryć koszty naprawy błędów w prowadzeniu rachunkowości.
Działania zapobiegawcze w celu minimalizacji ryzyka wystąpienia błędów księgowych
Systemy kontroli wewnętrznej
Zapewnienie precyzji i rzetelności informacji finansowych jest niezmiernie ważne. By to osiągnąć, przedsiębiorstwa muszą ustanowić odpowiednie metody oraz środki monitorujące i ograniczające potencjalne ryzyko wystąpienia pomyłek w dziedzinie księgowości. Skuteczne mechanizmy kontroli wewnętrznej obejmować mogą: segregację zadań, podwójne sprawdzenia, szczegółową dokumentację źródłową transakcji oraz regularne przeglądy.
Szkolenia pracowników
Konieczne jest solidne przeszkolenie pracowników w zakresie zasad rachunkowości, procedur księgowych oraz korzystania z systemów księgowych. Należy regularnie organizować szkolenia, aby pracownicy byli stale zaznajamiani z najnowszymi przepisami i optymalnymi praktykami w dziedzinie księgowości.
Konsultacja z ekspertami księgowymi
Przedsiębiorstwa powinny także korzystać z usług specjalistów w dziedzinie księgowości, aby otrzymać porady i wsparcie. Ekspert z obszaru księgowości jest w stanie zidentyfikować potencjalne ryzyka i błędy księgowe, proponując jednocześnie strategie zapobiegania im. Współpraca z ekspertem księgowym może skutecznie uchronić firmę przed poważnymi konsekwencjami wynikającymi z błędnych zapisów księgowych.
Przeglądy i audyty
Systematyczne przeglądy i audyty stanowią istotne środki prewencyjne w zakresie unikania błędów księgowych. Ocena precyzji i rzetelności danych finansowych powinna być powierzona niezależnym osobom, które dokonają wnikliwej analizy. Audyty, z kolei, mogą być realizowane zarówno wewnętrznie przez zespół audytowy przedsiębiorstwa, jak i zewnętrznie przez niezależne firmy audytorskie. Te działania są kluczowe dla wykrywania ewentualnych błędów księgowych i wprowadzenia niezbędnych korekt.
Podsumowanie
W zakończeniu niniejszego artykułu” korekta błędów w księgowości” należy podkreślić kluczową rolę tej praktyki w zapewnieniu integralności i precyzji danych finansowych. Skuteczna korekta błędów w księgowości stanowi fundament nie tylko dla poprawy jakości raportów finansowych, lecz również dla skutecznego zarządzania zasobami firmy. W kontekście dynamicznego środowiska biznesowego, eliminacja nieścisłości w dokumentacji staje się nieodzownym elementem strategii, pozwalając firmom utrzymać transparentność i zgodność z obowiązującymi przepisami.
Niezwykle istotne jest uświadomienie sobie, że korekta błędów w księgowości nie tylko eliminuje istniejące nieprawidłowości, ale także zapobiega powstawaniu potencjalnych problemów w przyszłości. Dlatego też, przedsiębiorstwa powinny przywiązywać wagę do implementacji skutecznych procedur korekcyjnych, aby zminimalizować ryzyko błędów i utrzymać solidne fundamenty finansowe.
Wnioski płynące z analizy korekty błędów w księgowości potwierdzają, że jest to nie tylko kwestia dbałości o dokładność danych, ale również strategiczny krok w kierunku osiągnięcia sukcesu biznesowego. W dzisiejszym wymagającym otoczeniu gospodarczym, podejście proaktywne do korekty błędów staje się nieodzownym elementem dla firm, które pragną utrzymać konkurencyjność i budować solidną reputację w świecie finansów.
