Księgowość 
25 października 2023
Spis z natury, czyli jak sporządzić remanent?
Na koniec każdego roku podatkowego, podatnicy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów, mają obowiązek przeprowadzić spis z natury. Spis natury (czyli inaczej inwentaryzacja) sporządzany jest w celu ustalenia kwoty faktycznego dochodu w zeznaniu rocznym. Kiedy zrobić remanent? Jak przeprowadzić spis? Kto musi wykonać spis z natury? Jak przygotować się do spisu z natury? Gdzie złożyć spis z natury? Podpowiadamy!
SPIS TREŚCI
- Co to jest remanent?
- Remanent a spis z natury
- Cel remanentu
- Co składa się na spis z natury?
- Kiedy trzeba przeprowadzić remanent?
- Kto musi przeprowadzić spis?
- Co powinno zostać objęcie spisem z natury?
- Czego nie wpisuje się do remanentu?
- Jakie dane powinien zawierać spis z natury?
- Jak wycenić remanent gdy na stanie nie ma żadnych materiałów?
- Co to jest remanent zerowy?
Co to jest remanent?
Na czym polega spis z natury? Remanent, nazywany inwentaryzacją lub spisem z natury to obowiązek każdego przedsiębiorcy, którzy rozlicza się w oparciu PKPiR. Inaczej mówiąc to spis towarów, które fizycznie znajdują się w posiadaniu firmy i są przeznaczone do handlu. Jedynym warunkiem jest to, by w danym dniu spisu z natury nie były sprzedane. Poza wykonaniem spisu, obowiązkiem przedsiębiorcy jest dokonać wyceny wszystkich składników, których dane w spisie z natury zostały ujęte. Przedsiębiorca ma na to 14 dni od dnia zakończenia spisu. Wszelkie informacje o konieczności przeprowadzenia spisu z natury, jego zakres oraz zasady zostały dokładnie omówione i przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019r.
Dokument spisu z natury to fizyczne przeliczanie wszystkich składników aktywów. Pełnie liczenie (tzw. pierwsze liczenie) obejmuje wszystkie składniki majątku firmy. Kolejne liczenie ma charakter kontrolny. Oba przeliczenia powinny przeprowadzić inne osoby, niż te które brały udział przy pierwszym liczeniu. Podczas liczenia kontrolnego nie trzeba ponownie zliczać całości majątku.
Czytaj też: Rodzaje spółek w Polsce
Remanent a spis z natury
Czy spis z natury i remanent to znaczy to samo? Tak, remanent i spis z natury znaczą dokładnie to samo. To po prostu spis całego majątku – wszystkich towarów, jakie znajdują się w firmie. Obowiązek spisy z natury obejmuje wszystko, co wchodzi w skład przedsiębiorstwa pod koniec roku lub pod koniec określonego roku rozliczeniowego.
Inwentaryzacja to działanie, które ustala rzeczywisty stan ilościowy oraz wartościowy całego majątku firmy. Dzięki takiemu działaniu łatwo jest wyjaśnić różnice jakie pojawiają się pomiędzy stanem rzeczywistym (w magazynach i księgach rachunkowych) a stanem stwierdzonym przy inwentaryzacji.
Zapisz się do newslettera!
Cel remanentu
Głównym celem remanentu jest określenie rzeczywistego dochodu osiągniętego przez przedsiębiorcę w kontekście jego działalności gospodarczej. Dochód ten obliczany jest poprzez porównanie kwoty remanentu na początku i na końcu okresu rozliczeniowego. Różnica między tymi dwiema wartościami wpływa na całkowity dochód. W przypadku, gdy przedsiębiorca wykonuje spis i remanent końcowy jest niższy od początkowego, oznacza to, że dochód roczny jest mniejszy. Natomiast, jeśli remanent końcowy jest wyższy niż początkowy, dochód roczny wzrasta.
Obowiązek sporządzenia spisu wiąże się z koniecznością zestawienia aktualnej ilości posiadanych towarów na stanie magazynu wraz z dokumentami informującymi o ich ilości. Dokumenty te obejmują faktury zakupowe, protokoły przyjęcia-zdania (PZ), raporty kasowe oraz systemy informatyczne wykorzystywane na co dzień do monitorowania stanu magazynowego. Ważne jest, aby dane zawarte w remanencie były zgodne z informacjami zawartymi w dokumentacji firmy.
Jednak czasem zdarza się, że stan magazynu różni się od wartości spisu z natury w dokumentach zakupowych. W takiej sytuacji konieczne jest dokładne zbadanie przyczyn tej niezgodności i, jeśli to konieczne, dokonanie korekty błędnych zapisów. Wartości na stanie magazynowym i w remanencie muszą być zgodne, aby odzwierciedlać rzeczywisty stan posiadanych towarów.
Okazuje się również, że czasami ilość towaru na stanie jest mniejsza lub większa niż wynikałoby to z dokumentów zakupowych. W takim przypadku konieczne jest sporządzenie dokumentu likwidacji lub ujawnienia towaru, co jest uregulowane przepisami prawa.
Co składa się na spis z natury?
Sporządzany remanent na koniec roku powinien składać się z elementów, które określają przepisy podatkowe. Co należy ująć, gdy sporządza się arkusz spisu z natury? Co obejmuje spis?
Takimi elementami jest:
- nazwa firmy lub imię i nazwisko właściciela, lub właścicieli przedsiębiorstwa,
- data dokonania spisu z natury,
- numer pozycji w remanencie,
- szczegółowa nazwa towaru i innych materiałów,
- jednostka miary,
- liczba składników spisu, która została stwierdzona podczas remanentu,
- cena w złotych i groszach za sztukę, cena netto
- wartość, która jest wynikiem przemnożenia ilości przez cenę jednostkową danego towaru,
- wartość remanentu końcowego,
- podpisy osób sporządzających i obecnych przy remanencie,
- podpisy właścicieli przedsiębiorstwa,
- klauzula „Spis zakończono na pozycji…”
Oprócz punktów, które zostały wymienione poniżej, ważne jest, aby remanent roczny był sporządzony w sposób trwały i staranny. Jeśli jakiekolwiek towary, które nie są własnością przedsiębiorstwa, a znajdują się w jego zakładzie, powinny zostać spisane z uwzględnieniem ich liczby. Nie ma konieczności podawania ich wartości, jednak należy wskazać, czyją własność stanowią.
Chcesz mieć najważniejsze terminy kadrowo-płacowe zawsze pod ręką ? Pobierz nasz planner na 2024r.
Podczas przeprowadzania spisu z natury, konieczne jest zamknięcie zakładu. Wszystko po to, aby był on dokonywany zgodnie ze stanem faktycznym. Każda transakcja kupna czy sprzedaży powoduje zmianę w stanie magazynowym. Dlatego nie wolno ani kupować nowego towaru i surowców, ani sprzedawać swoich produktów, a spisu dokonywać rzetelnie i z uwagą, tak aby zapisy były zgodne ze stanem faktycznym.
Kiedy trzeba przeprowadzić remanent?
Kiedy sporządzić remanent?
Spis z natury można przeprowadzić:
- na dzień 1 stycznia,
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
- w razie zmiany wspólnika,
- w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,
- w razie likwidacji działalności.
Kto musi przeprowadzić spis?
Kto musi przeprowadzić remanent? Dla kogo jest to obowiązkowe? Do kiedy należy sporządzić spis? Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 2003 r. (o prowadzeniu KPiR) przedsiębiorcy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów mają obowiązek utworzyć spis z natury. Ponadto firmy, w których na aktywa składają się towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze także muszą przeprowadzić spis z natury. Jeśli przedsiębiorca nie dokona obowiązku i nie przeprowadzi inwentaryzacji, powinien liczyć się z poniesieniem kary jako konsekwencji. Zgodnie z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego niewywiązanie się z obowiązku, może wiązać się z karą grzywną do 240 stawek dziennych.
Zobacz również: Jak działa agencja pracy?
Co powinno zostać objęcie spisem z natury?
Co powinien zawierać spis z natury?
W skład remanentu zazwyczaj wlicza się tylko towary, które:
- są przeznaczone są do sprzedaży
- materiały podstawowe, które są niezbędne do przygotowania
- wyroby gotowe (do sprzedaży)
- półwyroby (tzw. produkcji w toku) – czyli wyroby częściowo przygotowane i przeznaczone do daleszej obróbki
- odpady i braki (w których skład wchodzą wadliwe produkty, zniszczone surowce, które straciły swoją wartość użytkową)
- materiały, które zostały przyjęte do obróbki lub przerobienia od klientów zamawiających.
Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą jest zobowiązany zrobić spis z natury na koniec roku podatkowego oraz z początkiem roku podatkowego. Wartość sporządzanego spisu pozwala przedsiębiorcy ustalić uzyskany dochód w zeznaniu rocznym.
Oprócz wyżej wymienionych przypadków, spis z natury wykonany podlega wpisaniu do księgi, kiedy:
- osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne,
- na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.
Obowiązek utworzenia spisu z natury na koniec roku (31 grudnia) i na początek roku (1 stycznia) wcale nie jest jednoznaczny z tym, że czynność tę należy powtórzyć dwukrotnie. Jeżeli przedsiębiorca sporządzi spis z końcem roku, jest on jednocześnie spisem na pierwszy dzień kolejnego roku kalendarzowego. W innym przypadku nie byłoby możliwe prawidłowe ustalenie wyniku finansowego przedsiębiorstwa.
W sytuacji, gdy odnotowano duże zejście towarów z magazynu należy sporządzić remanent w celu wyliczenia faktycznego dochodu. Nie obowiązuje natomiast już warunek zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o sporządzeniu takiego remanentu w terminie 7 dni przed sporządzeniem remanentu.
Czego nie wpisuje się do remanentu?
Remanent na koniec roku nie powinien zawierać wszystkich produktów, jakie zostały zakupione na potrzeby firmy. W szczególności są to środki trwałe i elementy wchodzące w skład wyposażenia firmy.
W skład remanentu nie wchodzą natomiast środki trwałe i wyposażenie firmy, takie jak:
- komputery,
- laptopy,
- telefony komórkowe,
- meble, sprzęt i inne.
Jakie dane powinien zawierać spis z natury?
Jak powinien wyglądać prawidłowo sporządzony arkusz do spisu z natury? Każdy prawidłowo sporządzony remanent na koniec roku powinien zostać sporządzony w formie ręcznej. Ważne jest, by zawierał takie dane jak:
- imię i nazwisko właściciela firmy (nazwę firmy)
- datę sporządzenia spisu z natury
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury
- szczegółowe określenie towaru
- jednostkę miary
- ilość stwierdzoną w czasie spisu
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową
- łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”
- podpisy osób sporządzających spis.
Wzór spisu z natury
Wzór spisu z natury
Jak wycenić remanent gdy na stanie nie ma żadnych materiałów?
Niekiedy zdarza się, że osoby które prowadzą działalność usługową materiały podstawowe i pomocnicze wykorzystują przy każdym zleceniu. Jak więc w takiej sytuacji wypełnić arkusz spisu z natury? Wtedy też należy zrobić na koniec roku remanent, z tym że jego wartość będzie równa 0. Wartość ta także powinna zostać ujęta w KPiR.
Na koniec warto dodać ze zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia z konieczności przygotowania spisu z natury – taki podatnik, również jest zobowiązany do jego wprowadzenia do KPiR.
Co to jest remanent zerowy?
Zdarza się, że wykonany spis z natury na koniec roku będzie wynosił 0. Taka sytuacja zdarza się, gdy przedsiębiorca nie posiada żadnych zasobów ani aktywów firmy wymienionych wcześniej. Jednakże regulacje jasno nakazują, że mimo tego musi on również utworzyć spis z natury. Należy przygotować dokument, na którym zostanie zapisane zero i dołączyć go do Księgi Przychodów i Rozchodów pod datą 31 grudnia. Bez względu na fakt, że firma nie posiada żadnych aktywów, które należałoby uwzględnić w remanencie. Regulacje jednoznacznie określają, że podatnik nie może uniknąć obowiązku sporządzenia spisu z natury. Wartość zerowa, wynikająca z końcowego remanentu, powinna również być uwzględniona na początku nowego roku podatkowego w KPiR jako pierwszy wpis w ewidencji księgowej.
