Księgowość 16 czerwca 2023

Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Wśród najpopularniejszych form prowadzenia ewidencji księgowej (za dany rok podatkowy) przez mniejsze firmy jest księga przychodów i rozchodów, czyli tzw. KPiR. Są w niej ewidencjonowane wszystkie osiągane przez firmę przychody oraz koszty działalności, jakie przedsiębiorstwo ponosi podczas prowadzonej działalności gospodarczej. Pozwala w bardzo szybki sposób określić wszelkie zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego w określonym czasie. Czym jest KPiR? Kiedy KPiR należy założyć? Jak założyć księgę przychodów i rozchodów? Kto może zostać zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów? W naszym artykule znajdziesz odpowiedź na wszystkie pytania oraz inne wątpliwości.

SPIS TREŚCI

Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Czym jest KPiR ?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to ewidencja księgowa, która zawiera wszystkie operacje gospodarcze w formie uproszczonej, prowadzone przez przedsiębiorstwo. Inaczej mówiąc to prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów w ciągu roku podatkowego.

Księguje się w niej:

  • wszelkiego rodzaju przychody (przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody),
  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami,
  • wydatki, przez które należy rozumieć wynagrodzenia, zarówno w gotówce, jak i w naturze, a także wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Warto wiedzieć, że od kwietnia 2016 r. w KPiR wykazuje się koszty prac badawczo-rozwojowych.

KPiR jest prostą, a zarazem przejrzystą ewidencją. W księdze podatkowej są ewidencjonowane wszystkie zdarzenia gospodarcze firmy. Stanowi podstawę, dzięki której łatwo wyliczyć zaliczki na podatek dochodowy dla przedsiębiorstw korzystających z podatku liniowego lub z zasad ogólnych. Ponadto w księdze zawarte są wszystkie daty, w których ponosi się koszty i przychody, ich opisy, kwoty, komentarze oraz uwagi. Wcześniej zanotowane zdarzenia gospodarcze mają przypisany numer porządkowy. Ewidencja zawiera także sumy wszystkich przychodów i kosztów w trakcie roku podatkowego.

Księga Przychodów i Rozchodów to jest tak zwana uproszczona księgowość, którą prowadzą przedsiębiorstwa jednoosobowe, które:

  • korzystają z opodatkowania na zasadach ogólnych lub z podatku liniowego,
  • jednocześnie spełniają status małego podatnika, tzn. wysokość ich przychodu wraz z podatkiem VAT nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 1,2 mln euro.

Przedsiębiorcy, których przychód był równy bądź wyższy niż 1,2 mln euro są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości w ciągu roku podatkowego.

Nasze ostatnie wpisy:

Kto prowadzi księgę przychodów i rozchodów?

Nie każdy przedsiębiorca ma możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości w formie księgi przychodów i rozchodów. Jej prowadzenie dotyczy w głównej mierze:

  • osób fizycznych osiągających przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
  • spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek partnerskich

– których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro. Po przekroczeniu tego limitu podmioty te są zobligowane do prowadzenia pełnych ksiąg.

Oprócz wyżej wymienionych podmiotów, obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy również:

  • osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia
  • osób duchownych, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego
  • osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeżeli zgłoszą one zamiar prowadzenia tej księgi.

Pamiętaj! Nawet jednorazowy wysoki przychód może stanowić powód, by przejść na pełne księgi. W takiej sytuacji możliwość powrotu do prowadzenia podatkowej księgi będzie dopiero od następnego roku podatkowego, jeśli za mijający rok przychody zostały osiągnięte poniżej granicy limitu.

Dowiedz się, jaka jest różnica miedzy dochodem a przychodem: Dochód a przychód –  jaka jest między nimi różnica?

Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów (KpiR)

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą jest zobowiązany przechowywać wszystkie dokumenty księgowe, takie jak KPiR, faktury, czy ewidencje przez okres 5 lat. Czas ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w jakim upłynął termin płatności podatku. Po tym czasie wszelkie zobowiązania podatkowego ulegają przedawnione, na co jasno wskazuje art. 70 ust. 7 ordynacji podatkowej.

Prawidłowo prowadzona dokumenty oraz zasady jej przechowywania są bardzo ważnym elementem przy prowadzeniu księgowości. Prawidłowo prowadzona księgowość jest potwierdzeniem wszystkich dokonanych transakcji i pozostałych zdarzeń gospodarczych w razie ewentualnej kontroli. 

Forma prowadzenia podatkowej księgi przychodów

Podstawowym aktem, który reguluje zasady prowadzenia KPiR jest rozporządzenie Ministra Finansów z grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnik może prowadzić ją w 2 formach:

  • w formie tradycyjnej (papierowej)
  • za pomocą programów elektronicznych

Prowadzenie księgi w postaci tradycyjnej na pewno jest bardziej wymagające i zajmuje dużo czasu. Aktualnie wszelkie programy komputerowe są na pewno dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców, jeśli chodzi o wpisywanie i monitorowanie spraw podatkowych.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się prowadzić KPiR w formie elektronicznej (za pośrednictwem komputera) powinien stosować się do pewnych zasad, które pozwolą mu na jej swobodne i jasne prowadzenie. Podatnik powinien spełnić wtedy takie warunki jak:

  • określić szczegółowo, na piśmie całą instrukcję obsługi programy komputerowego, jaki wykorzystuje do prowadzenia podatkowej księgi
  • program komputerowy z jakiego korzysta powinien zapewnić mu stały wgląd w treść dokonywanych zapisów, dzięki czemu będzie miał możliwość wydruku wszystkich danych (zgodnie z wzorem księgi)
  • wszystkie dane, jakie zostały zapisane na nośnikach elektronicznych, powinny być nie tylko ściśle chronione przez zniszczeniem czy przekształceniem, ale także przed ich naruszeniem i modyfikacją.

Na podstawie nowych przepisów, podatnik który prowadząc księgi podatkowe w formie elektronicznej nie ma obowiązku jej drukować.

Cel i zadania KPiR

Księga Przychodów i Rozchodów to ewidencja, która przedstawia wszystkie przychody i koszty, jakie ponosi firma. Podatnik ma obowiązek zapisywać w niej nie tylko sprzedaż, ale również koszty jakie ponosi w celu uzyskania przychodu. Tak prowadzona ewidencja sprzedaży ma służyć do prawidłowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Na podstawie zapisów w niej zawartych ustala się wysokość należnego podatku dochodowego. Jednak pamiętajmy, że KPiR jest pomocna nie tylko dla urzędników. Podatnik, który ją prowadzi może sam dokonać oceny efektywności prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Dzięki niej może podsumować swoją pracę na koniec roku podatkowego. Informuje bowiem o podstawowych wielkościach (przychody, koszty) obrazujących słuszność funkcjonowania firmy na rynku (uzyskany z działalności dochód).

Słyszałeś o zmianach w prawie pracy, ale nie do końca wiesz co się zmieniło? Przeczytaj nasz artykuł: Kodeks pracy 2023

Jak zbudowana jest Księga Przychodów i Rozchodów?

Księga Przychodów i Rozchodów niezależnie od formy, w której jest prowadzona powinna zawierać kilka istotnych elementów.

W tym dokumencie powinny znaleźć się informacje dotyczące wszystkich wpływów danego przedsiębiorstwa, dane odnoszące się do zakupu towarów handlowych i innych podstawowych materiałów, poniesione wydatki związane z prowadzeniem firmy, oraz koszty badań i rozwoju.

Istnieje również lista kwestii, które nie są uwzględnione w KPIR-ze. Do wpisu w księdze nie podlegają, między innymi, zaliczki otrzymane na poczet dostawy/sprzedaży towarów lub świadczenia usług, finansowanie obrotu za pomocą opakowań zwrotnych, koszty inwestycji związane z ich realizacją, a także jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności, którą nowo powstały przedsiębiorca może otrzymać w formie bezzwrotnych dotacji z Unii Europejskiej lub Urzędu Pracy.

Podobał Ci się nasz artykuł? Jeśli zainteresowała Cię nasza baza wiedzy i chciałbyś dostawać powiadomienia o nowych artykułach. Zapisz się do naszego newslettera, a nie ominą Cię żadne nowe przepisy! Jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi zmianami, wypełnij formularz!

Zapisz się do newslettera!

Kiedy założyć księgę przychodów i rozchodów?

KPiR powinna być założona w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jeśli dzień rozpoczęcia działalności przypadnie w środku miesiąca, to traktuje się ją jako główny termin prowadzenia podatkowej księgi przychodów. Istnieje także możliwość zakupienia tego dokumentu wcześniej. W takiej sytuacji wypełniamy wszystkie podstawowe miejsca (takie jak nazwa firmy lub dane kontaktowe). Ważne, by pamiętać, by data prowadzenia podatkowej księgi przychodów pokrywała się z datą rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jeśli chodzi o pierwszy wpis, to może się on pojawić po tej dacie, ale na pewno nie wcześniej. Księga zakładana jest na rok podatkowy.

Jeśli działalność gospodarczą zakładamy w połowie roku, to z księgi przychodów korzystamy do końca grudnia tego roku. Pierwszy stycznia kolejnego roku powinien być dniem, w którym rozpoczyna się prowadzenie kolejnej księgi. Każda zakończona księga powinna być przechowywana w archiwum firmy. Przepisy mówią o konieczności przechowywania ksiąg do pięciu lat od zakończenia roku podatkowego.

Zasady prowadzenia KPiR

KPiR jest obszernym dokumentem ,w którym umieszcza się wszystkie dowody księgowe. W większości wypadków są to głównie faktury VAT. Warto wiedzieć, że faktury mogą być zastąpione innymi dokumentami, wśród których wyróżniamy:

  • rachunki,
  • noty księgowe,
  • dowody przesunięć,
  • dowody opłat pocztowych i bankowych,
  • raporty fiskalne,
  • opisy lub specyfikacje otrzymanych towarów,
  • a także dowody wewnętrzne.

W dokumentach powinny być zawarte wszystkie wiarygodne informacje co to wystawcy, oraz powinno się wskazać strony, datę wstawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość, a także podpisy osób uprawnionych.

KPiR przechowuje się w siedziby firmy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Jeśli zdecydujemy się powierzyć prowadzenie księgi innemu podmiotowi (np. biurowi rachunkowego), wówczas księga przychodów powinna być przechowywania w biurze. Przedsiębiorca jest zobligowany również prowadzić ewidencję sprzedaży. Jedynym wyjątkiem jest prowadzenie ewidencji na kasie fiskalnej.

Terminy dokonywania zapisów w KPiR

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów wiąże się z przestrzeganiem ściśle określonych terminów. Generalnie, podatnicy są zobowiązani dokonywać wpisów na bieżąco, po zakończeniu każdego dnia – jednak nie później przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu.

Jeśli naszą księgę prowadzi biuro rachunkowe – wpisy dokonuje się w porządku chronologicznym w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Kiedy chodzi o wykazywanie przychodów, istotne jest, aby uwzględnić datę wydania rzeczy, zbycia praw majątkowych lub wykonania usługi. W związku z tym, wpis nie może zostać dokonany po terminie wystawienia faktury lub uregulowania należności.

Jeśli chodzi o terminy księgowania kosztów, sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Wiele zależy tutaj od rodzaju poniesionych kosztów:

  • Jeśli chodzi o zakup towarów handlowych lub materiałów podstawowych, zazwyczaj wpisuje się je zgodnie z datą wystawienia faktury. Jeżeli jednak faktura zostanie wystawiona po otrzymaniu lub dokonaniu transakcji, konieczne jest dokładne opisanie otrzymanego towaru. Opis ten musi zawierać datę zakupu oraz podpis osoby, która go odebrała.
  • Koszty wynagrodzeń rejestruje się zgodnie z datą rzeczywistego poniesienia wydatku, czyli momentu wniesienia dyspozycji lub wypłaty.
  • Pozostałe wydatki w ramach Księgi Przychodów i Rozchodów można księgować według metody kasowej (czyli daty wystawienia dowodu księgowego) lub metody memoriałowej (koszty bezpośrednie skoncentrowane w okresie, w którym uzyskano z nich przychody, a koszty pośrednie w dacie ich poniesienia).

Choć Księga Przychodów i Rozchodów stanowi uproszczoną formę prowadzenia księgowości, nowi przedsiębiorcy powinni rozważyć skorzystanie z usług biura rachunkowego lub zainwestowanie w program, który znacząco ułatwia prowadzenie takiej księgi przychodów.

Skontaktuj się z ekspertem!

Chcesz uzyskać poradę od naszego eksperta? Skontaktuj się z nami już teraz i otrzymaj fachowe wsparcie! Nasi eksperci są gotowi pomóc Ci rozwiązać Twoje problemy i osiągnąć sukces.

Dyrektor Finansowa

Podobne wpisy