Księgowość 
16 czerwca 2023
Faktura pro forma
Faktura pro forma
Przedsiębiorstwa każdego dnia wystawiają wiele dokumentów księgowych takich jak faktura uproszczona, rachunki, czy paragony fiskalne. Są one niezbędne, by udokumentować przeprowadzoną transakcję sprzedaży towaru lub usługi. Rodzaj dokumentów zależy głównie od rodzaju opodatkowania firmy, która jest jedną ze stron transakcji. Cel faktury pro formy w obrocie gospodarczym może stanowić formę wezwania do zapłaty. Ponadto może stanowić formę wezwania do zapłaty lub dokument informujący o kwocie wymaganej od kontrahenta zaliczki od przyszłej dostawy towaru. Na jej podstawie odbiorca może dokonać płatności za towary i usługi.
Najpopularniejsza wśród przedsiębiorców jest faktura vat. Na jej podstawie oblicza się należny podatek. Od czasu do czasu można spotkać się ze zastosowaniem faktury pro forma. Jak powinna wyglądać faktura pro forma? Jaki jest jej termin wystawienia? Jak w ogóle wystawić fakturę proforma? W naszym artykule rozwiejesz swoje wątpliwości i znajdziesz odpowiedź na wszystkie nurtujące Cię pytania.
SPIS TREŚCI
- Faktura pro forma
- Faktura proforma – co to jest?
- Co powinna zawierać pro forma?
- Jak wygląda faktura pro forma?
- Kiedy wystawia się fakturę pro forma?
- Faktura proforma a faktura VAT
Faktura proforma – co to jest?
Faktura pro forma oznacza rodzaj faktury, która jest traktowana jako oferta handlowa lub dokument, który określa kwotę do zapłaty za usługę. Chociaż faktura proforma ma wszystkie elementy, które musi zawierać również faktura VAT, nie można uznać jej za dokument księgowy. Pro forma stanowi niekiedy wezwanie do zapłaty lub jest informacją o kwocie niezbędnej zaliczki.
To na jej podstawie nabywca jest zobowiązany dokonać płatności za zakupiony towar lub usługę. Jeśli przedsiębiorca opłaci fakturę proforma, sprzedający jest zobowiązany do wystawienia faktury głównej (vat). Pro forma nie jest dokumentem ani też dowodem księgowym. Często właśnie na podstawie faktury pro forma kontrahent wpłaca zaliczkę lub dokonuje przedpłaty.
Czytaj też: Faktura
Podsumowując, stosowanie faktury pro forma jest wykorzystywane tylko w celu poinformowania klienta o cenie towaru. Przygotowując dokument jakim jest pro forma faktura należy mieć na uwadze, iż nie jest to ostateczne potwierdzenie dokonania transakcji. Fakturę pro forma wystawiamy w celu poświadczenia zajścia transakcji bez konieczności jej zaksięgowania i opodatkowania. Co zawiera faktura pro forma? Jakie pełni funkcje?
Faktura pro forma spełnia następujące zadania:
- informuje nabywcę o cenie,
- przekazuje kupującemu szczegóły usługi,
- daje nabywcy informację o tym, jak będzie wyglądała faktura,
- pomaga w uzyskaniu terminowej płatności.
Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury pro forma nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, lecz jego wyborem.
Co powinna zawierać pro forma?
Przepisy polskiego prawa nie regulują tego, w jaki sposób ma wyglądać faktura pro forma. Nie zostały również wskazane żadne wytyczne, cechy czy sposób jej wystawienia. Dlatego też przyjmuje się, że wystawia się ją podobnie jak w przypadku faktury głównej.
Faktura pro forma zawiera takie elementy jak:
- termin wystawienia faktury
- miejsce wystawienia faktury
- wyznaczenie podmiotu wystawiającego, czyli dane sprzedawcy
- dane klienta
- nazwę towaru/usługi (na który należy wystawić fakturę)
- cena jednostkowa netto
- wartość netto
- stawka i kwota VAT
- wartość brutto
- podsumowanie kwot
- podpis wystawcy.
Faktura proforma wizualnie przypomina wygląd faktury głównej. Zawiera podobne dane (termin płatności, przedmiot sprzedaży itp.) Na pierwszy rzut oka ciężko odróżnić ją od klasycznej faktury. Różnica dotyczy przede wszystkim obecności nazwy “proforma”*. Jeżeli kontrahent ją opłaci, to skutkuje to zawarciem umowy sprzedaży oraz przyjęciem złożonej oferty. Dopiero opłacona pro forma jest dowodem niezbędnym do realizacji zapłaconego towary lub usługi.
Jeśli zaciekawił Cię ten artykuł lub inne treści dostępne na naszym blogu, zapisz się do newslettera, a będziesz na bieżąco ze wszystkimi zmianami, jakie zachodzą w prawie podatkowym i w prawie pracy!
Zapisz się do newslettera!
Jak wygląda faktura pro forma?
Fakturę proforma należy traktować jak ofertę dostarczenia towaru lub świadczenia usług jednak dopiero po uregulowaniu płatności, jaka wynika z wystawienia dokumentu wystawia się fakturę właściwą. Fakturę proforma wystawiamy na zaliczkę lub na pełną kwotę zamówienia. Zgodnie z przepisami prawa pro forma powinna być zapowiedzią faktury głównej lub też jej propozycją.
Zdarzają się sytuacje, że pro forma nie ma żadnego pokrycia z tym, jak wygląda faktura właściwa (jako dokument księgowy). Wystawienie takiej “wstępnej” faktury nie zwalnia podatnika z konieczności wystawienia faktury vat na zasadzie ogólnej.
Przepisy prawa nie wprowadziły regulacji możliwości wystawienia proformy oraz terminu, w jakim powinno się to zrobić. Jedno jest jednak pewne – nie ma możliwości wystawienia faktury proforma już po otrzymaniu środków na konto. Po opłaceniu faktury proforma istnieje obowiązek wystawienia prawdziwej faktury właściwe VAT do 15 dnia kolejnego miesiąca.
Reasumując, jako że pro forma nie jest to dokument księgowy i odbiorca nie ma obowiązku zapłaty wskazanej należności. Opłaca się ją w momencie, jeśli mamy już akceptację odbiorcy, który jest pewny, że chce nabyć dany produkt lub usługę. Faktura stanowi dokument, który nie wywołuje skutków w podatku od towaru i usług. Sprzedawca usługi nie jest zobowiązany uiszczać odpowiedniego podatku VAT do Urzędu Skarbowego. Nie musi również wykazywać tego jako przychodu. Podobnie jest w przypadku drugiej strony, która nie może odliczyć sobie naliczonego podatku VAT i wrzucić jej w swoje firmowe koszty.
Kiedy wystawia się fakturę pro forma?
Wiele osób często zadaje sobie pytanie, kiedy warto wystawić fakturę pro forma? W transakcjach zawieranych między firmami pro forma może stanowić zapowiedź wystawienia właściwego dokumentu księgowego. Niekiedy jest ona tylko i wyłącznie ofertą sprzedaży, która jest dla przedsiębiorcy zapewnieniem dostarczenia towaru lub usługi. Jej wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonania usługi albo otrzymanie zaliczki.
Słowo “pro forma” wywodzi się z języka łacińskiego i oznacza dla pozoru, przyzwoitości, tymczasowo lub prowizorycznie. W większości przypadków fakturę pro forma traktuje się jako skonkretyzowaną ofertę handlową. W praktyce jednak może się zdarzyć, że faktura pro forma nie pokrywa się z właściwą fakturą vat. Faktura pro forma jest wygodnym narzędziem ułatwiającym przeprowadzenie transakcji i komunikację z kontrahentami, choć nie pełni tych samych funkcji co regularne faktury VAT.
Zatem faktura pro forma to dokument wskazujący, że kiedyś zostanie wystawiona zwykła faktura. W obrocie handlowym faktura pro forma pełni jedynie rolę pewnego rodzaju oferty zawarcia umowy sprzedaży towaru lub usług. Pomimo wystawienia faktury pro forma, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży.
Przepisy prawa w Polsce nie precyzują, kiedy wystawia się pro formę. Jako, że nie jest dokumentem księgowym, dlatego istnieje dowolność w zakresie ich wystawiania. Nie ma również wskazanej daty jej wysłania do kontrahenta. Z reguły odbywa się to w ramach oferty handlowej, dzięki której zainteresowanemu przedsiębiorcy zobrazowana jest wartość transakcji. Fakturę pro forma wykorzystuje się także by poinformować lub przypomnieć o zbliżającym się terminie wystawienia faktury głównej, czy nawet konieczności uiszczenia zapłaty po wystawieniu właściwej faktury. Jest pewnego rodzaju przypomnieniem o zaległej płatności. Po uiszczeniu zapłaty przez odbiorcę towaru lub usługi nie można już wystawić proformy – należy wtedy wystawić fakturę właściwą.
Również po zapłaceniu zaliczki przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia głównej faktury, a nie proformy. Osoba, która jest odbiorcą faktury pro forma może się dzięki niej zapoznać nie tylko z ofertą, ale również z wizualizacją faktury właściwej. Najczęściej wystawia się przed dostawą towaru jako zabezpieczenie przed nieuczciwym zachowaniem. Gdy odbiorca faktury opłaci ją, towar jest dostarczony do klienta, po czym wystawiana jest faktura właściwa.
Jeśli ze strony klienta nie ma reakcji na wystawioną fakturę pro forma, żadne działania nie zostają podjęte. Nie trzeba wykonywać usługi lub wysyłać towaru, ani wystawiać korekty faktury. Możliwe jest wystawienie kolejnej pro formy, akceptowanej przez klienta. W momencie, gdy klient podpisze fakturę pro forma, staje się ona dokumentem prawnym, mogącym stanowić podstawę dochodzenia należności w sądzie. Podpis potwierdza, że zobowiązał się on do zapłaty kwoty w niej widniejącej i zaakceptował warunki transakcji.
Faktura proforma a faktura VAT
Na podstawie przepisów ustawy o VAT faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Zdarza się, że może przybrać formę uproszczoną zawierającą tylko specyfikację zamówionego towaru/usługi.
To co odróżnia fakturę sprzedaży od faktury proforma to:
- faktura VAT to dokument księgowy i jest wiążący dla obu stron transakcji
- faktura pro forma pełni wyłącznie funkcję handlową oraz informacyjną – dokument pro forma to tak zwana forma przedstawienia oferty handlowej, dzięki której nasz kontrahent może dokonać analizy oferty, porównać ją z konkurencją, odrzucić bądź zaakceptować. Jeśli pro forma zostanie zaakceptowana wtedy przedsiębiorca wystawia zwykłą fakturę vat i ją księguje
- faktura proforma zawiera dokładnie te same informacje, co faktura VAT. Jedyną różnicą jest wymagane przepisami oznaczenie „Proforma” lub „Faktura pro forma”.
Fakturę VAT wystawia się po otrzymaniu zapłaty zgodnie z zasadami wystawiania faktur księgowych.
Kiedy wystawić fakturę pro forma, a kiedy fakturę zaliczkową?
Obowiązek wystawienia faktury pro forma następuje przed wykonaniem usługi lub przed zakupem towaru. Jak wspominaliśmy w poprzednich rozdziałach – wystawienie pro formy jest tylko informacją potwierdzającą zawarcie transakcji. Fakturę pro forma ma funkcję informacyjną dla klienta o cenie towarów i usług, które ma zamiar nabyć. Jako, że nie jest dokumentem księgowym – nie ma również żadnej mocy prawnej. Po
Główną różnicą pomiędzy fakturą pro forma a fakturą zaliczkową jest to, że faktura zaliczkowa jest ujęta w księgach. Fakturę tą wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi.
Faktura zaliczkowa może być wystawiona nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności. Ze względu na brak możliwości przewidzenia uregulowania zapłaty lepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności.
